5 veelgemaakte fouten bij het overstappen van boekhoudpakket

De 5 meest gemaakte fouten in het kort

•  Overstappen zonder goede voorbereiding waardoor je data kwijt raakt die belangrijk is voor de Belastingdienst.
• Overstappen op een onhandig moment waardoor je in tijdnood komt.
• Het verkeerde boekhoudpakket kiezen waardoor alle moeite voor niets is.
• Alleen naar de kosten kijken en niet naar de opbrengsten, waardoor boekhouden meer tijd kost dan nodig is.
• Het blijven uitstellen omdat je bang bent dat het een gedoe is, maar waardoor je uiteindelijk kansen misloopt.

Wanneer het tijd is om over te stappen van boekhoudpakket

Overstappen van boekhoudpakket doe je niet voor niets. Je oude boekhoudpakket is te duur, te onhandig of heeft niet de functies die jij nodig hebt. Je merkt dat je er hierdoor te veel tijd aan kwijt bent, of steeds gefrustreerd achter de computer zit. Je voelt aan alles: dit past niet meer. Online heb je al gezocht naar alternatieven. Maar stiekem ben je bang dat je fouten maakt waardoor je nóg meer tijd kwijt bent aan je boekhouding. Maar wat kan er eigenlijk allemaal misgaan?

1.    Je stapt over zonder goede voorbereiding en raakt data kwijt

Als ondernemer moet je je administratie 7 jaar lang bewaren. Voordat je overstapt, moet je dus eerst alle informatie uit je oude boekhoudpakket veiligstellen. De meeste programma’s hebben hiervoor een exportfunctie. Check altijd goed welke info je daarmee opslaat. Zo voorkom je later problemen. Vaak kun je het exportbestand ook gebruiken om de gegevens weer in je nieuwe boekhoudpakket te importeren. Zo sla je twee vliegen in één klap.
 
Vaak is het handig om nog even twee boekhoudpakketten naast elkaar te gebruiken. Door te schaduwdraaien, zie je of je nieuwe boekhoudpakket dezelfde uitkomsten geeft als je oude pakket. Dat geeft zelfvertrouwen.

2.    Je maakt de overstap op een onhandig moment

Boekhoudkundig is 1 januari een hartstikke handig moment om over te stappen. Je kunt het oude jaar helemaal afronden in je oude pakket. Dit levert een eindbalans op, die je vervolgens in je nieuwe pakket kunt gebruiken als beginbalans. Praktischer kan het niet. Maar wat nu als je het precies rond de jaarwisseling hartstikke druk hebt? Of er juist in de lente achter komt dat je huidige boekhoudpakket helemaal niks is? Dan is 1 januari juist een onhandig moment. Het is dan slimmer om gedurende het jaar de overstap te maken. Wij adviseren je om dan over te stappen na afronding van een kwartaal, dus op 1 april, 1 juli of 1 oktober. Dan rond je de btw-aangifte over dat kwartaal af in je oude pakket en start je daarna in je nieuwe pakket.

3.    Je kiest het verkeerde boekhoudpakket

Je wil er natuurlijk wel op vooruit gaan. Daarom is het belangrijk om vooraf een lijstje te maken met eisen waar het boekhoudpakket aan moet voldoen. Zo voorkom je dat je in gladde verkooppraatjes trapt, of afgaat op het advies van bevriende ondernemers. Want een dienstverlenende ondernemer heeft bijvoorbeeld andere behoeften dan iemand met een webshop. Het is daarom belangrijk om voor jezelf helder te hebben welke opties je boekhoudpakket écht moet hebben.

4.    Je kijkt alleen naar de kosten en niet naar de opbrengsten

Als starter kan een gratis boekhoudpakket nog voldoende zijn. Maar als je groeit, ben je op een gegeven moment klaar voor een volgende stap. Je hebt behoefte aan functies die niet beschikbaar zijn in het gratis pakket. Het is dan verleidelijk om te kiezen voor de goedkoopste optie. Maar wie alleen naar prijs kijkt, komt vaak bedrogen uit. Het juiste boekhoudpakket levert je namelijk ook iets op. Natuurlijk overzicht en financiële rust, maar ook tijdwinst. Zo zorgt een automatische bankkoppeling er bijvoorbeeld voor dat je niet meer handmatig hoeft bij te houden welke facturen al zijn betaald. Dat bespaart tijd. Tijd die je kunt gebruiken om betaalde opdrachten te doen, of om lekker op de bank je favoriete serie te kijken. Dan kost een pakket waarbij je gebruik kunt maken van zo’n automatische bankkoppeling misschien iets extra’s, maar je verdient het dubbel en dwars weer terug.

5.    Je blijft het uitstellen omdat het zo’n ‘gedoe’ is

Sommige ondernemers blijven voor eeuwig hetzelfde boekhoudpakket gebruiken. Niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat ze bang zijn dat overstappen te veel werk is. Dit staat hun groei in de weg. Ze doen hun boekhouding met steeds meer tegenzin en lopen kansen mis omdat ze niet voldoende in beeld hebben hoe hun bedrijf er écht voor staat. Ze willen niet door de zure appel heen bijten, dus blijven ze maar hongerig achter. Terwijl overstappen echt niet zo moeilijk is als de meeste mensen denken. Grote kans dat het boekhoudpakket waarnaar je wil overstappen hiervoor een handige handleiding heeft geschreven zodat je precies weet wat je moet doen. De overstap handleiding van Rompslomp vind je hier.

Goed voorbereid overstappen van boekhoudpakket

Je zag de 5 meest gemaakte fouten bij het overstappen van boekhoudpakket. Nu je weet wat er mis kan gaan, kun je ervoor zorgen dat het jou niet overkomt. Uiteindelijk is het altijd slim om over te stappen als je huidige pakket niet meer biedt wat jij nodig hebt.
 
Om jou te helpen bij de overstap schreven wij ‘6 tips om zorgeloos naar een nieuw boekhoudpakket over te stappen’. Daarmee weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet.

Bekijk de 6 tips om zorgeloos over te stappen

Voor wie liever luistert dan leest: hieronder vind je onze podcast ‘Eenvoudig overstappen naar andere boekhoudsoftware’.