Aftrekposten zonder dat je geld uitgeeft
Sommige aftrekposten kosten je niets extra. Dat maakt ze extra waardevol. Een voorbeeld is de mkb-winstvrijstelling. Doe je aangifte als ondernemer? Dan mag je deze vrijstelling toepassen op je winst.
Ook de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek vallen in deze categorie. Voor deze aftrekposten moet je wel voldoen aan het urencriterium. Dit betekent dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je bedrijf moet besteden. Begin je op 1 juli? Dan moet je die 1.225 uur dus in de resterende 6 maanden halen.
Houd je uren daarom goed bij. Er is geen verplicht format. Je mag dit doen in een agenda, een app of een schriftje. Noteer in ieder geval de datum, de tijden, de werkzaamheden en eventueel de klant waarvoor je werkte. Zo kun je bij een controle van de Belastingdienst laten zien dat je aan het urencriterium voldoet.
Als zzp'er mag je kosten aftrekken die je maakt voor je bedrijf. Deze kosten gaan van je omzet af. Daardoor wordt je winst lager en betaal je minder belasting over die winst.
De Belastingdienst beoordeelt niet of jouw keuzes slim zijn. Kies je voor een dure laptop in plaats van een goedkope? Dan mag dat, zolang je het apparaat zakelijk gebruikt. Er zit wel een grens aan: de kosten moeten logisch passen bij je bedrijf. Een laptop voor een tekstschrijver is logisch. Een dure camera is logisch voor een fotograaf, maar minder logisch als je die nooit zakelijk gebruikt.
Een onderwerp waar veel zzp'ers over twijfelen is de werkplek thuis. Werk je vanuit een kamer in je eigen huis? Dan mag je deze kosten meestal niet zomaar aftrekken. Huur je een apart kantoor buiten je woning? Dan mag je die kosten wel als zakelijke kosten opvoeren. Spullen zoals een bureau, bureaustoel of beeldscherm die je puur zakelijk gebruikt, mag je vaak wel opvoeren. Vraag jezelf af: gebruik ik dit echt voor mijn bedrijf en kan ik dat uitleggen als de Belastingdienst ernaar vraagt?
Niet alle zakelijke kosten mag je in één keer aftrekken. Koop je iets dat langer dan een jaar meegaat en meer dan €450 kost? Dan is dit meestal een investering. Je zet de aankoop dan op de balans en schrijft de kosten in delen af.
Stel: je koopt een laptop van €900 die je meerdere jaren zakelijk gebruikt. Dan trek je die €900 niet altijd in één keer af, maar verdeel je de kosten over meerdere jaren. Vaak is dat 5 jaar.
Voor startende ondernemers is er een uitzondering: de willekeurige afschrijving. Hiermee mag je zelf kiezen wanneer je de kosten afschrijft. Maak je nu nog weinig winst? Dan kan het slim zijn om de afschrijving uit te stellen naar een jaar waarin je meer winst maakt. Zo profiteer je beter van het belastingvoordeel.
Reiskosten: meer mogelijk dan je denkt
Reis je zakelijk met je eigen auto, fiets, step of scooter? Dan mag je een kilometeraftrek opvoeren voor elke zakelijke kilometer. Houd hiervoor goed bij wanneer je reisde, waar je naartoe ging en hoeveel kilometer je maakte.
Reis je met het openbaar vervoer? Dan mag je die kosten ook opvoeren. Een minder bekend feit: op een treinkaartje staat geen btw vermeld, maar er zit wettelijk gezien wel btw in. Die btw mag je aftrekken als je het vervoersbewijs goed bewaart.
Heb je geen kaartje omdat je met je bankpas incheckte? Dan kun je via de code op je bankafschrift alsnog een vervoersbewijs aanvragen bij de NS. Apps zoals OVpay of een NS Business Card kunnen je administratie ook makkelijker maken, omdat je dan automatisch overzichtelijke facturen krijgt.
Nog een belangrijk misverstand: heb je je reiskosten al doorberekend aan je opdrachtgever op je factuur? Dan mag je deze kosten toch nog steeds als zakelijke kosten aftrekken. De factuur is namelijk jouw omzet, en de gemaakte reiskosten blijven daar los van staan.
Sommige verzekeringen mag je als zakelijke kosten opvoeren. Denk aan een zakelijke rechtsbijstandverzekering, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering of een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) werkt anders. Hoewel je deze verzekering afsluit omdat je ondernemer bent, geldt dit als een particuliere verzekering. Je mag de premie daarom aftrekken bij het particuliere deel van je belastingaangifte, niet bij je zakelijke kosten. Let dus goed op dat je deze premie niet per ongeluk als zakelijke kosten boekt.
Sparen voor later met belastingvoordeel
Werk je aan je pensioen? Dan kun je dit ook als particuliere aftrekpost meenemen. Heb je nog jaarruimte over? Dan kan het voordelig zijn om deze te gebruiken, want zo betaal je nu netto minder belasting.
Let hierbij goed op de timing. Het bedrag moet daadwerkelijk in het betreffende kalenderjaar op een speciale rekening of lijfrente terechtkomen. Zorg dus dat het bedrag uiterlijk op 31 december is bijgeschreven. Wacht liever niet tot de laatste dag, maar regel dit ruim daarvoor. Dit geldt trouwens ook voor de premie van je AOV: loop je achter met betalen, dan mag je die premie niet aftrekken.
De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) is een extra aftrekpost bovenop de gewone afschrijving. Investeer je in een kalenderjaar meer dan de drempel in bedrijfsmiddelen zoals een laptop, camera of machine? Dan kun je mogelijk extra investeringsaftrek krijgen.
De drempel en percentages veranderen regelmatig. Check daarom altijd de actuele bedragen bij de Belastingdienst voordat je een grote aankoop doet. Deze regeling kan invloed hebben op het moment waarop je een investering doet. Sta je aan het einde van het jaar en heb je al veel geïnvesteerd? Dan kan het slim zijn om een geplande aankoop nog dit jaar te doen om van de aftrek te profiteren. Andersom kan het voordeliger zijn om een aankoop juist naar het volgende jaar te schuiven.
Heb je al kosten gemaakt vóórdat je bij de Kamer van Koophandel stond ingeschreven? Denk aan gereedschap, marktonderzoek of advies. Dan kunnen deze kosten gelden als aanloopkosten, zolang ze logisch aansluiten bij het starten van je bedrijf.
Bewaar in dat geval altijd alle facturen en bonnetjes, want je moet de kosten kunnen aantonen. Heb je kosten gemaakt voordat je officieel startte? Check dan per bon of factuur of je de kosten en btw nog mag meenemen in je administratie. Twijfel je? Vraag dit na bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Er zijn meerdere manieren waarop zzp'ers geld kunnen besparen op de belasting: van de mkb-winstvrijstelling tot de KIA en van reiskosten tot aanloopkosten. De belangrijkste les: houd je kosten goed bij, bewaar je bonnetjes en check of elke uitgave logisch past bij je bedrijf.
Veel regels veranderen per jaar. Controleer daarom altijd de actuele bedragen en voorwaarden, bijvoorbeeld via het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst.
Twijfel je over jouw specifieke situatie? Neem dan contact op met een boekhouder, adviseur of bel direct met de Belastingdienst. Wil je het jezelf makkelijker maken? Werk je administratie regelmatig bij in Rompslomp, categoriseer je kosten meteen en bewaar je bonnetjes op één plek. Zo zie je sneller welke aftrekposten je kunt gebruiken en voorkom je verrassingen achteraf.
Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?
Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.
Wil je meer weten over ondernemen en hoe je administratie op orde houdt? Luister dan ook naar onze andere afleveringen over ondernemerschap!
Bekijk alle podcastafleveringen