In het kort
Wat is het urencriterium ook alweer?
Volgens het urencriterium moet je als ondernemer met een eenmanszaak of vof per kalenderjaar 1.225 ondernemen om gebruik te mogen maken van belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Onderneem je langer dan 5 jaar? Dan geldt de aanvullende voorwaarde dat je meer uren aan je onderneming besteedt dan aan andere werkzaamheden.
Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee voor het urencriterium. Natuurlijk het werk dat je voor je klanten doet, maar ook de tijd die je besteedt aan marketing, administratie, reizen of het maken van offertes.
Hoe bewijs je dat je 1.225 uur hebt gewerkt in een kalenderjaar?
Je hoeft niet ieder jaar te laten zien dat je voldoet aan het urencriterium. De Belastingdienst houdt steekproeven. Als ze jou selecteren, moet je bewijzen dat je echt aan die 1.225 uur komt in dat jaar. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van je agenda, offertes, urenbriefjes en facturen.
Controles van de Belastingdienst kunnen tot 7 jaar teruggaan. Zo lang moet je dus je bewijs bewaren.
Je wordt sneller geselecteerd in de steekproef als jouw cijfers ‘onlogisch’ voelen. Bij een (erg) lage omzet lijkt de kans klein dat jij ook echt 1.225 uur hebt gewerkt.Natuurlijk houdt de Belastingdienst wel rekening met jouw ervaring. Als starter ben je meer tijd kwijt aan het vinden van klanten dan als ervaren ondernemer. Het is dus logisch dat jouw omzet de eerste jaren relatief laag is.
Weet jij nu nog wat je vorig jaar deed op 4 februari? Waarschijnlijk niet. Je moet dus terugzoeken wat je die dag deed en voor wie. Daarbij moet je het ook nog eens kunnen bewijzen. Je komt niet weg met de bewering dat je die dag vast wel 8 uur hebt gewerkt, “omdat je dat altijd doet op werkdagen”. Als je jouw administratie niet op orde hebt, is het achteraf bewijzen van jouw uren een ontzettend tijdrovende klus.
Hoe meer je administreert, hoe makkelijker het is om het urencriterium aan te tonen. Dat begint bij het beheren van je agenda.
| Zo moet het niet: - 9u – 17u Klantwerk Dit is beter: - 9u – 10u Bijwerken e-mail - 10u – 12u Opdracht X voor opdrachtgever Y - 12u – 12.30 u Lunch - 12.30u – 16u Opdracht G voor opdrachtgever Z - 16u – 17u Boekhouding, versturen facturen |
Met urenbriefjes of facturen bewijs je vervolgens dat je dit werk echt hebt uitgevoerd.
Je kunt in Excel zelf een document aanmaken om jouw uren te registreren. Noteer in dat document in ieder geval de datum, de tijd, de opdrachtgever en een omschrijving van de opdracht. Als je het document ook als input gebruikt voor je facturatie, is het handig om ook je uurloon (of vast bedrag) te noteren en de totale kosten.
Er bestaan ook tijdregistratie apps die jou helpen je uren bij te houden. De mogelijkheden verschillen per app. Er bestaan gratis apps, maar ook uitgebreidere betaalde apps.
In sommige boekhoudprogramma’s (waaronder Rompslomp) is het mogelijk om een urenregistratie bij te houden. Bij Rompslomp kun je bijvoorbeeld je gewerkte uren direct aan een opdrachtgever koppelen zodat je ze aan het eind van de maand eenvoudig kunt factureren. En ook de uren die je niet voor opdrachtgevers werkt, kun je registreren. Er zit zelfs een timer in die je aan- en uit kunt zetten om eenvoudig bij te houden hoeveel uren je écht voor een klant hebt gewerkt.
|
Voordelen |
Nadelen |
|
|
Excel |
|
|
|
Tijdregistratie app |
|
|
|
Boekhoudprogramma
|
|
|
Natuurlijk is de angst voor een controle van de Belastingdienst een soort stok achter de deur om nu echt werk te maken van je urenregistratie. Maar je uren goed bijhouden is sowieso slim als ondernemer. Het geeft je bijvoorbeeld inzicht in je:
Declarabiliteit: Hoeveel procent van je gewerkte uren kun je doorberekenen aan klanten?
Winstgevendheid: Hoeveel tijd heeft een project echt gekost, en heb je dat allemaal kunnen factureren?
Kansen: Welke projecten kosten je relatief weinig tijd, terwijl ze veel geld opleveren?
Met die inzichten maak je betere beslissingen voor je bedrijf zodat je resultaten hopelijk steeds beter worden.
Je uren registreren is dus ontzettend belangrijk voor je onderneming. Als bewijsmiddel voor de Belastingdienst, maar ook om meer grip te krijgen op je onderneming en betere beslissingen te nemen. Je kunt het laagdrempelig bijhouden in Excel, of je kiest voor tijdbesparing door zoveel mogelijk te automatiseren. Dat kan bijvoorbeeld door de urenregistratie tool van je boekhoudprogramma te gebruiken.
Heb je nog geen boekhoudprogramma? Dan is Rompslomp misschien een geschikt pakket voor jou. Bekijk hier onze urenregistratie tool of vergelijk hier de verschillende Rompslomp abonnementen.