In het kort
Van brandjes blussen naar doelen stellen
Als je net begint met ondernemen, voelt het misschien nog goed om steeds achteraf te reageren op wat er op je pad komt. De btw-aangifte verrast je misschien, maar je weet het geld toch bij elkaar te sprokkelen. En dat die kleine factuur inmiddels al twee maanden openstaat, was je misschien niet eens opgevallen.
Maar er komt een moment dat je toe bent aan een volgende stap. Dat je meer inzicht wil, meer grip en meer duidelijkheid. Zodat je weet hoe je er financieel voorstaat en wat je nog kunt verwachten. Dat helpt je immers om betere beslissingen te nemen. Over wel of niet op vakantie gaan. Wel of niet investeren in een nieuwe werkbus en wel of niet werk uitbesteden waar je zelf geen zin in hebt. Het is hoog tijd voor jouw eigen financiële dashboard.
Wat is een financieel dashboard?
Een financieel dashboard is een overzicht met de belangrijkste cijfers van jouw onderneming. Je kunt de informatie delen in harde euro’s, maar je kunt het ook visueel maken. Denk aan een grafiek met je banksaldo, een diagram met openstaande facturen of een metertje dat laat zien met hoeveel procent jouw winst dit jaar is veranderd. Zo’n visuele weergave maakt de informatie vaak makkelijker te begrijpen.
Als je een online boekhoudprogramma gebruikt, dan heb je waarschijnlijk al zo’n voorgeprogrammeerd financieel dashboard. Maar als jij je boekhouding zelf doet in bijvoorbeeld Excel, dan kun je zo’n dashboard ook zelf maken. Daarvoor hoef je niet eens heel handig te zijn, met de hulp van AI kom je al een heel eind. Denk natuurlijk wel even goed na over de informatie die jij wel of niet wil delen met een AI-tool.
Wat zet je op je financiële dashboard en wat betekent het?
Of je nu zelf aan de slag gaat met een financieel dashboard, of gebruikmaakt van een bestaand dashboard, onderstaande informatie is handig om erop te zetten.
Omzet
Dit is het totaalbedrag van je verstuurde facturen (exclusief btw). Vaak wordt dit uitgedrukt per maand.
Kosten
Het totaalbedrag aan zakelijke kosten (exclusief btw) in een bepaalde periode. Niet al je uitgaven staan hier als kosten vermeld. Zo zul je bijvoorbeeld je net gekochte laptop hier niet terugvinden omdat je die de komende jaren moet afschrijven.
Winst
Op je financiële dashboard is je winst gelijk aan je omzet min je kosten. Over dit bedrag betaal je later nog inkomstenbelasting, het is dus niet hetzelfde als je netto-inkomen.
Op het financiële dashboard kun je jouw omzet, kosten en winst vaak vergelijken met andere periodes. Je ziet bijvoorbeeld met hoeveel procent je winst is gestegen t.o.v. vorige maand. Of t.o.v. dezelfde periode een jaar geleden. Dat is voor jezelf een check of je het goed doet. Zit je nog op koers voor het behalen van je doelen?
Openstaande facturen
Hier zie je welk bedrag aan facturen nog niet is betaald. Op dit geld heb jij nog recht. Een deel daarvan zit nog binnen de betaaltermijn. Die facturen zijn pas net verstuurd, dus is het logisch dat jij het geld nog niet hebt ontvangen. Een ander deel is misschien al vervallen. De betaaltermijn is verstreken en het geld had al binnen moeten zijn. Het zou handig zijn om dit ook direct te kunnen zien op je financiële dashboard, dan kun je deze klanten namelijk een betalingsherinnering sturen.
Btw-reservering
Hier zie je een inschatting van het bedrag dat jij bij de volgende btw-aangifte moet betalen. Als je weet hoeveel dit is, kun je het bedrag opzij zetten. Het voelt dan niet als van jou, en het doet minder pijn als je het geld straks bij de btw-aangifte moet overmaken naar de Belastingdienst.
Cashflow en verwacht saldo
Dit is een voorspelling van je toekomstige saldo. Hierbij wordt rekening gehouden met je huidige saldo, toekomstige inkomsten (openstaande facturen) en verwachte uitgaven (geplande kosten en btw-reservering). Dit geeft je een beeld van hoeveel geld je de komende periode te besteden hebt. Kun je die nieuwe laptop kopen? Of kun je beter nog even wachten omdat je komende maand je btw-aangifte moet doen? Vaak wordt dit weergegeven met een lijngrafiek die laat zien hoe jouw cashflow toeneemt en afneemt.
Inkomstenbelasting en nettowinst
Eerlijk is eerlijk, deze informatie is niet te vinden op de meeste financiële dashboards. Dat komt omdat de inkomstenbelasting afhankelijk is van heel veel factoren. Waaronder van je gezinssamenstelling en woonsituatie. Omdat boekhoudprogramma’s deze informatie niet hebben, doen ze vaak geen voorspelling over de te betalen inkomstenbelasting. Heel logisch, maar wel jammer. Want voor jou is het natuurlijk wel interessant om te weten hoeveel je daadwerkelijk overhoudt en privé kunt uitgeven. Dus als je zelf een financieel dashboard bouwt, kun je hier wel zo’n voorspelling in opnemen. Hiervoor kun je de berekeningen van berekenhet.nl gebruiken. Als je maar wel altijd in je achterhoofd houdt dat het bedrag nog niet 100% zeker is.
Hoe een financieel dashboard jou helpt bij het ondernemen
Een financieel dashboard is dus een overzicht met de belangrijkste financiële cijfers van jouw bedrijf. Je kunt het zelf bouwen of het standaard dashboard gebruiken van jouw online boekhoudprogramma.
Wat je ook doet, benut de cijfers goed. De winstcijfers kunnen bijvoorbeeld een stimulans zijn om record na record te halen. En de btw-reservering kan jou helpen om je verantwoord te gedragen en niet al het geld op je rekening er doorheen te jagen omdat je weet dat er nog een btw-aangifte komt. En de informatie over je cashflow helpt je om te bepalen wanneer je genoeg geld hebt om te investeren. Zo zijn de cijfers niet alleen maar ‘leuk om te weten’, maar helpen ze je om daadwerkelijk betere beslissingen te nemen voor jouw bedrijf.
Je kunt de data uit je boekhouding ook gebruiken om geld te besparen. Benieuwd hoe? Lees dan ‘Bespaar geld met helder inzicht in je kosten’.