Zo vind je het boekhoudpakket dat écht bij je past

In het kort

• Bepaal welke functies ( zoals rittenregistratie of facturatie) onmisbaar zijn voor jouw specifieke btanche.
• Schrijf je administratieve proces uit om je grootste behoeften in kaart te brengen.
• Gebruik gratis proefperiodes om functies één voor één uit te proberen.
• Kies software die samenwerking met een boekhouder makkelijk maakt, maar blijf zelf verantwoordelijk.
• Regel je boekhouding meteen goed; dat geeft rust om te focussen op je passie.

Van rompslomp tot rust

Hoe kies je als startende zzp’er uit het enorme oerwoud aan software een pakket dat niet aanvoelt als een blok aan je been? Niels Olthuis, eindbaas bij Rompslomp, deelt zijn stappenplan om van die administratieve rompslomp een bron van inzicht te maken.

1. Begin bij het 'waarom' (en je branche)

Het klinkt misschien cliché, maar boekhouden is meer dan een verplichting voor de Belastingdienst. Het geeft je direct inzicht in de gezondheid van je bedrijf.

Voordat je software gaat vergelijken, moet je eerst naar jezelf kijken: wat doe je de hele dag?

• De Bouwer: Je bent veel onderweg van klus naar klus. Voor jou is kilometerregistratie en het snel kunnen opstellen van offertes essentieel.
• De Designer: Je werkt veel vanuit huis. Je hebt misschien minder bonnetjes voor brandstof, maar wel behoefte aan een overzichtelijke urenregistratie.

2. Breng je proces in kaart  

Pak een vel papier en schrijf je week uit. Welke administratieve handelingen horen daarbij?

• Maak je vaak offertes die digitaal ondertekend moeten worden?
• Heb je veel inkoopfacturen of losse bonnetjes?
• Wil je een koppeling met je bank zodat je direct ziet wie er al betaald heeft?

Door dit proces uit te schrijven, ontdek je waar je grootste behoefte ligt. Veel ondernemers starten in Excel, maar een app biedt vaak sneller de grip en het overzicht waar je als starter naar snakt.

3. De proefrit: testen, testen en testen

Ieder pakket belooft online de "beste" te zijn. Maar de enige manier om erachter te komen of het klikt, is door het te doen.

Vraag bij twee of drie aanbieders een gratis testomgeving aan. Maak hier echt tijd voor vrij. Loop je lijstje met functies één voor één langs:

• Hoe voelt het om een factuur aan te maken?

• Is het scannen van een bonnetje via de app logisch of juist heel omslachtig?
• Werkt de software intuïtief voor jou, of heb je het gevoel dat je een financiële opleiding nodig hebt?

Let op: Laat je keuze niet afhangen van een complexe functie die je maar één keer per jaar gebruikt. Focus op de zaken die je elke dag moet doen.

4. Samenwerken met de boekhouder

Zelfs als je alles uitbesteedt aan een boekhouder, blijf jij als ondernemer verantwoordelijk voor de cijfers. De Belastingdienst klopt namelijk bij jou aan, niet bij je accountant.

Kijk daarom goed naar de samenwerkingsmogelijkheden van het pakket. Kan de boekhouder eenvoudig meekijken of is er een koppeling mogelijk? Zo behoud jij de grip, terwijl de professional de puntjes op de i zet.

De ultieme tip: wacht niet langer

Het belangrijkste advies van Niels? Stel het niet uit. Een goed ingerichte administratie geeft rust in je hoofd. Het kost je misschien even een paar uur om het uit te zoeken, maar daarna kun jij je weer volledig focussen op waarom je die KVK-deur uitliep: jouw passie.

Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?

Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement. 

Wil je meer weten over ondernemen en hoe je administratie op orde houdt? Luister dan ook naar onze andere afleveringen over ondernemerschap!