Stel: je hebt een uurtarief van 65 euro per uur en je schat in dat je 31 uren nodig hebt om dit project te voltooien. Bij elkaar opgeteld is dat zo’n 2.000 euro. Dit is het bedrag dat je in de offerte opneemt richting de klant. De klant gaat akkoord en jij bent blij: je gaat 2.000 euro verdienen!
Maar tijdens het project blijkt dat 31 uur niet genoeg is om het project te voltooien. Je maakt 6 uur extra, wat neerkomt op 390 euro onbetaald werk. Ook kom je erachter dat je nog voor 114 euro aan spullen moet inkopen die je vooraf niet hebt doorberekend aan de klant.
Nadat je factuur betaald is, ligt je rendement dus niet op 2.000 euro, maar op 1.496 euro. Een prima bedrag, maar wel een stuk lager dan je had gedacht. En als dat bij elk project gebeurt, loop je per jaar duizenden of misschien wel tienduizenden euro’s mis omdat je prijsinschattingen te laag zijn.
Laten we op een rij zetten wat er allemaal meetelt als je de kosten van een project berekent:
Dit is de grootste kostenpost voor jou als zzp'er, want geld is tijd. Houd dus goed bij hoeveel uur je aan een project besteedt, inclusief overleg, e-mails en administratie. Vermenigvuldig dat met je uurtarief. Zo zie je wat jouw tijd waard is. Je kunt dit in vergelijkbare projecten in de toekomst als referentie gebruiken, zodat je niet te weinig uren inschat.
Heb je materiaal ingekocht? Software aangeschaft? Een fotograaf of tekstschrijver ingehuurd? Dan zijn dat directe kosten die bij dat project horen. Noteer die dus zorgvuldig. En let op: het is niet meer dan redelijk dat je hier marge over rekent richting je klant. Bijvoorbeeld 10% extra bovenop de inkoopprijs. Jij bent immers degene die het product heeft besteld en misschien zelfs wel opgehaald in de winkel of de bouwmarkt.
Ben je naar de klant gereden of met de trein gegaan? Parkeerkosten, brandstof, een treinkaartje: het valt allemaal onder je projectkosten.
Dit is een lastige, maar wel een belangrijke. Hoeveel tijd heb je besteed aan dingen die je niet in rekening hebt gebracht? Denk aan een extra overleg, aanpassingen buiten de afspraak om, of voorbereidende werkzaamheden.
Om je projectkosten te berekenen, kun je de volgende rekenformule gebruiken:
Projectwinst = Gefactureerd bedrag o.b.v. ureninschatting − Niet-doorberekende inkoopkosten − (Meeruren × Uurtarief)
In de tabel hieronder vind je daar een praktijkvoorbeeld van:
|
Project |
Website voor klant |
|
Gefactureerd bedrag richting klant |
2.000 euro (berekend o.b.v. ureninschatting van 31 uur x 65 euro per uur) |
|
Niet-doorberekende inkoopkosten |
114 euro |
|
Meeruren x uurtarief |
6 uren x 65 euro = 390 euro |
|
Projectwinst |
1.496 euro |
In dit geval heb je dus 2.000 euro gefactureerd, maar omdat je te weinig uren hebt ingeschat en de inkoopkosten niet hebt doorberekend, houd je 504 euro minder over dan verwacht. Als dat je een paar keer per jaar overkomt, loop je dus duizenden euro's mis.
Je hoeft hier geen ingewikkeld systeem voor op te zetten. Een paar simpele gewoontes zijn al genoeg:
Je uren bijhouden kan op meerdere manieren. Veel startende zzp’ers doen dit bijvoorbeeld in Excel. Maar als je fouten wil voorkomen en tijd wil besparen, kun je het beste werken met een urenregistratietool.
Zo’n urenregistratietool zit bijvoorbeeld geïntegreerd in een boekhoudpakket zoals Rompslomp. Je noteert daar eenvoudig bij elk uur of elke taak voor welk project het bedoeld is. Je kunt dit het beste direct doen en niet achteraf. Neem er dus elke dag even de tijd voor. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
| Klant | Fietshandel Van Hekelen |
| Project | Gevel en kozijnen schilderen |
| Werkzaamheden | Gevel opschuren en voorzien van primer |
| Aantal uren | 6 |
Heb je iets ingekocht voor een klant? Bewaar de bon dan goed en schrijf erbij voor welk project het was. Wil je voorkomen dat je tijdens de btw-aangifte aan het priegelen bent met bonnetjes? Scan ze dan in via een boekhoudapp. Zo beheer je al je bonnen in één online omgeving en koppel je ze in één klik aan de juiste transactie.
Maak na elk project een korte samenvatting waarin je uiteenzet welk bedrag je hebt geoffreerd, welke kosten je hebt gemaakt, hoeveel uren je hebt gemaakt en wat het project je netto heeft opgeleverd. Schrijf er ook bij wat er tegenviel of wat er misging. Denk aan een te krappe ureninschatting of te hoge inkoopkosten.
Dit hoeft geen uitgebreid rapport te zijn. Integendeel zelfs. Een paar regels in een notitie of spreadsheet is genoeg als samenvatting. Door deze samenvattingen vervolgens elk kwartaal te raadplegen, ontdek je vanzelf waar je structureel rendement misloopt.
Dit inzicht helpt je om projecten in de toekomst beter in te schatten en fouten te voorkomen. Je kunt hier ook de hulp van ChatGPT of een andere AI-tool bij inschakelen. Laad bijvoorbeeld alle samenvattingen in en vraag de AI-tool waar je structureel fouten maakt of rendement laat liggen.
Dit stelt je in staat om:
Betere prijzen te vragen. Als je weet dat een bepaald type project structureel meer tijd of geld kost dan je vooraf inschat, kun je je tarief daarop aanpassen.
Gerichtere keuzes te maken. Niet elk project is de moeite waard, ook al ziet het factuurbedrag er mooi uit. Als je weet welke projecten écht winstgevend zijn, kun je daar meer op inzetten. Hierdoor kun je je omzet opschalen.
Slimmer te onderhandelen. Met concrete cijfers op zak kun je eerlijk naar klanten verantwoorden waarom je een bepaalde prijs rekent. De klant weet daardoor hoe jouw offerte tot stand is gekomen.
In het Rompslomp-boekhoudpakket voer je inkomsten en uitgaven eenvoudig in, koppel je bonnetjes aan de juiste transacties en zie je per klus hoeveel uren je hebt gemaakt, hoeveel geld je hebt verdiend en hoe winstgevend dit project voor jou is geweest. Benieuwd hoe dat jou helpt om grip te houden op je projecten? Probeer Rompslomp nu 30 dagen gratis uit en ontdek of het bij jouw bedrijf past.