Wil je verbinden met de host of gast uit deze aflevering?
Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?
Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.
Stressvrij overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware
Welkom bij Rompslomp! Vandaag nemen we je mee in een van de meest besproken onderwerpen onder ondernemers: het overstappen naar een (ander) boekhoudpakket. Ik, Niels Olthuis, eindbaas van Rompslomp en Esther van der Meer, cijferbaas van Rompslomp, beantwoorden de belangrijkste vragen over dit onderwerp.
De grootste blunder bij overstappen van boekhoudpakket
Laten we meteen met de deur in huis vallen: Esther, wat is de meest gemaakte fout als het gaat om overstappen?
“De grootste blunder is onvoorbereid overstappen,” vertelt Esther. “Veel ondernemers springen in het diepe en realiseren zich te laat dat ze belangrijke gegevens kwijt zijn. Denk aan bonnetjes, facturen en overzichten die niet goed bewaard zijn.”
Ze vergelijkt het met een verhuizing: “Je moet bedenken wat je wilt meenemen, wat je wilt weggooien en hoe je het nieuwe huis wilt inrichten. Zonder een plan raak je het overzicht kwijt.” Een goede voorbereiding is dus cruciaal. Vandaag gaan we dieper in op hoe je overstapstress voorkomt en waar je rekening mee moet houden. Want ja, overstappen kán een grote klus zijn, maar het hoeft echt niet ingewikkeld te zijn.
De voordelen van het overstappen van boekhoudpakket
Overstappen naar een nieuw boekhoudpakket kan veel voordelen bieden. Esther legt uit: “Door te kiezen voor een pakket dat beter bij je past, krijg je meer grip op je cijfers, kun je efficiënter werken en bespaar je tijd en geld. Vooral als je huidige pakket niet meer aansluit bij de groei van je bedrijf of de specifieke behoeften die je nu hebt.”
Denk hierbij aan ondernemers met een webshop die behoefte hebben aan integraties met betaalsystemen, of dienstverleners die meer inzicht willen in hun urenregistratie. “Een overstap kan echt een frisse start betekenen voor je administratie,” voegt ze toe.
Waar moet je rekening mee houden bij het overstappen naar een nieuw boekhoudpakket?
- Bepaal het juiste moment om over te stappen
Het meest gekozen moment om over te stappen is 1 januari. Dit is logisch, omdat je met een nieuw boekjaar in een nieuw pakket start. Maar dit hoeft niet per se. Esther legt uit: “Ook een kwartaalovergang of een rustigere periode in je bedrijf kan een goed moment zijn. Kies wat voor jou het beste werkt.”
Ze benadrukt dat het belangrijk is om te kijken naar je eigen werkdruk. “Als je in de zomer wat meer tijd hebt, kan dat een prima moment zijn. Of als je net je btw-aangifte hebt afgerond, kun je daarna de overstap plannen. Maak een keuze die past bij jouw situatie.”
- Bewaar je administratie
Zorg ervoor dat je je oude administratie compleet hebt. Denk aan facturen, bonnetjes en balansen. “Veel ondernemers zeggen te snel hun oude pakket op en verliezen daardoor belangrijke gegevens,” waarschuwt Esther. De bewaarplicht van zeven jaar geldt namelijk nog steeds.
Een praktische tip van Esther: “Sla je administratie digitaal op in de cloud of op een externe harde schijf. Zo heb je altijd een backup, ook als je overstapt.”
- Maak een beginbalans
Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar het komt neer op een snapshot van je administratie op een specifiek moment. “Je legt vast hoeveel openstaande facturen en kosten je hebt. Dit helpt je om soepel in je nieuwe pakket te starten,” aldus Esther.
Ze voegt toe: “Een beginbalans kun je ook later invoeren. Stel dat je in de loop van het jaar begint met een nieuw pakket, dan kun je deze balans alsnog toevoegen zodra je jaarafsluiting rond is.”
Tips voor een stressvrije overstap
- Schaduwdraaien: Werk een tijdje met beide pakketten tegelijk. Zo wen je aan het nieuwe pakket en kun je controleren of alles klopt. “Vergelijk het met een verhuizing. Je laat vaak nog wat spullen in het oude huis staan terwijl je het nieuwe huis inricht,” legt Esther uit. Dit proces geeft je de mogelijkheid om kinderziektes in het nieuwe pakket op te sporen en tijdig te corrigeren.
Daarnaast kun je tijdens deze overlapperiode wennen aan de nieuwe functionaliteiten en zien hoe deze jouw administratieve workflow verbeteren. Het dubbele werk lijkt misschien tijdrovend, maar het geeft veel inzicht en voorkomt mogelijke fouten op de lange termijn.
- Kies een pakket dat bij je past: Heb je een webshop? Dan heb je andere functies nodig dan een zzp’er die zakelijke diensten verleent. Maak een weloverwogen keuze en laat je desnoods adviseren door een boekhouder.
- Begin simpel: Start met facturen aanmaken en kosten opvoeren. Je kunt later altijd nog de balans invoeren, bijvoorbeeld na je jaarafsluiting.
Voorkom veelgemaakte fouten
Een veelvoorkomende fout is het te snel opzeggen van je oude pakket. “Neem de tijd om alles over te zetten en controleer of je alle benodigde gegevens hebt gedownload,” zegt Esther. Denk hierbij aan je debiteuren- en crediteurenadministratie, balansgegevens en historische facturen. “Je kunt beter iets dubbel hebben dan iets kwijt zijn,” voegt ze toe.
De voordelen van overstappen
Hoewel het misschien voelt als een hele klus, brengt een overstap veel voordelen met zich mee. “Je krijgt meer grip op je cijfers, bespaart geld en kunt vaak efficiënter werken,” benadrukt Esther. Bovendien kun je oude werkwijzen die niet meer bij je passen achter je laten.
Ze wijst erop dat je tijdens de overstap ook je administratie kunt opschonen. “Zie het als een kans om oude fouten recht te zetten en een frisse start te maken. Je bepaalt wat je meeneemt en wat je achterlaat.”
Tot slot
Esthers gouden tip: “Bereid je goed voor en ga even schaduwdraaien. Zo kun je fouten voorkomen en met vertrouwen overstappen. Weet ook dat je altijd hulp kunt inschakelen, bijvoorbeeld van een boekhouder, als je er niet helemaal uitkomt.”
Hopelijk hebben we je met deze tips geholpen om overstapstress te verminderen. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op. Dank voor je aandacht en tot de volgende keer bij Rompslomp!
Bekijk en/of beluister ook de andere afleveringen van de Rompslomp podcast.