Ik moet even schakelen want er schieten gelijk meerdere gedachten door mijn hoofd. Wat wil deze ondernemer precies? Wat is er met de boekhouder? Waarom een nieuw boekhoudprogramma? Kortom wat speelt hier. Ik stel voor een online afspraak op korte termijn in te plannen.
De afspraak volgt een week later. Het is klip en klaar, de ondernemer wil werken met potjes. Ze heeft het boek over Profit First gelezen. In dit boek staat dat je altijd winst maakt dankzij Profit First, het werken met potjes. Er hoeft overigens geen nieuw boekhoudpakket te komen, deze is prima. De boekhouder, tja, hij reageert niet op gestelde vragen en zal nooit vanuit zichzelf initiatief nemen. Hij stuurt voor elke vraag een factuur. Gewoon niet leuk meer.
In gedachten zie ik een stoffige boekhouder voor me, niet van deze tijd. Ik vraag door hoe het dan zit met deze boekhouder. Het verhaal dat hierop volgt gaat over communicatie. Maar ook over dat hij online werkt en op welk vlak hij adviezen geeft. En daar is niets mis mee. Misschien krijg ik niet het hele verhaal te horen nu. Ik adviseer de ondernemer om voorlopig niet te switchen van boekhouder. Dat kan altijd nog.
We spreken af aan de slag te gaan. Doel is werken met potjes voor inzicht, overzicht en het maken van winst. Om de financiële situatie in kaart te brengen vraag ik de cijfers van de twee voorgaande jaren op en de voorlopige cijfers van afgelopen jaar. Hiermee kan ik doorrekenen waaraan de inkomsten in het verleden zijn uitgegeven. Dan is de basis gelegd voor het verdelen van de ontvangsten. De boodschap is dat alleen de cijfers van 2021 zijn afgerond. Maar ik mag de inlog van het boekhoudpakket wel hebben, zodat ik daar alle gegevens uithalen.
Er bekruipt mij een gevoel dat er misschien wel meer speelt dan in het eerste gesprek naar voren is gekomen. Mijn gevoel wordt bevestigd. In het boekhoudpakket zie ik nog ruim 4000 toe te wijzen posten staan. Bankontvangsten en uitgaven, die op een tussenrekening staan te wachten om in de boekhouding te worden verwerkt. Ik hoor over bonnen die nog gedownload moeten worden of er niet meer zijn. Oh boy, hier is wel iets heel erg misgegaan.
Inmiddels is er iemand ingeschakeld, die aan de slag gaat met de achterstallige boekhouding. Er is nood om de boekhouding van 2022 in orde te krijgen. De uitsteltermijn voor de aangifte inkomstenbelasting verloopt binnenkort.
Ik begrijp van de ondernemer dat er een opeenstapeling van gebeurtenissen heeft geleid tot deze situatie. Ze wil nu schoon schip maken en daarom moet alles anders. Ze wil grip op haar financiën door te werken met potjes. De cijfers uit het verleden zijn dus niet beschikbaar. Hierdoor is het lastig te bepalen wat de verdeelsleutel van het vullen van de bankrekeningen moet worden. We gaan wel van start, al is maar met 1 potje. De eerste stap in de richting van een werkend systeem.
Ik geloof in deze ondernemer en dat ze de boel weer op orde krijgt. Ze heeft een geweldige visie en een enorme drive. Soms zijn er omstandigheden waar je zelf niet altijd invloed op hebt. Dan is je boekhouding misschien wel het laatste waar je aandacht aan besteedt. Het zogenoemde ondergeschoven kindje dat eerst nog niet, maar later steeds harder gaat roepen om aandacht. Wanneer je zelf niet in staat bent om ervoor te zorgen, vraag om hulp. Je wilt niet in de situatie komen dat je nog een paar duizend boekingen hebt in te halen. Niet voor je eigen inzicht en financiële grip en ook niet voor een naderende deadline van de Belastingdienst.
Anita Udink
Zij & Cijfers