Een offerte is een prijsvoorstel dat je voorafgaand aan een opdracht met je klant deelt. Zodra de klant de offerte ondertekent, kun je aan de slag. Is je werk afgerond en wil je daar betaald voor krijgen? Of heb je in je offerte een andere betaalafspraak gemaakt, zoals een aanbetaling? Dan stuur je een factuur met daarop de prijs die je in de offerte hebt afgesproken. Het voorbeeld hieronder laat zien hoe dat werkt:
Wil je geen omzet en klanten mislopen? Dan is het belangrijk dat je offertes duidelijk en compleet zijn. Vermeld altijd de gegevens van jou en je klant op het document. En geef een duidelijke samenvatting van de opdracht. Verwijs ook naar je algemene voorwaarden en voeg de prijs toe die je hebt ingeschat. Benieuwd waar een offerte nog meer aan moet voldoen? Lees dan ons blogartikel over wat er op een offerte moet staan.
Het is niet wettelijk verplicht om een offerte te versturen. Een overeenkomst kan namelijk ook mondeling of via een e-mail tot stand komen. Toch is het verstandig om met offertes te werken, omdat je de prijs dan zwart-op-wit hebt staan. Het komt professioneel over en biedt duidelijkheid over de prijs en de voorwaarden. Ook voor je administratie is het fijn om met offertes te werken. Zo heb je een goed beeld van welke opdrachten er lopen.
Ook je factuur moet aan verschillende regels voldoen. Vermeld duidelijk het bedrag en of het inclusief of exclusief btw is. Noem ook de datum van levering en de betaaltermijn. En zorg dat de gegevens van je klant goed staan in je administratie. Vergeet daarnaast niet om een factuurnummer en bankrekeningnummer toe te voegen.
Wil je zeker weten dat je factuur aan de regels en richtlijnen voldoet? En wil je voorkomen dat je te laat betaald krijgt of dat je factuur niet geldig is? Lees dan ons blogartikel over wat je op een factuur moet zetten.
Lever je diensten of producten aan andere bedrijven? Dan is het versturen van een factuur verplicht. Dit is belangrijk voor de btw-administratie, zodat zowel jij als je klant de btw goed kunnen afhandelen. Het helpt ook om je betaling op tijd te ontvangen.
Lever je niet aan bedrijven, maar aan particulieren? Dan is een factuur niet verplicht. Maar het is wel handig voor je administratie. Ook voor je klanten is het prettig. Met een factuur bied je hen duidelijkheid over hun aankoop, de prijs en de betaaltermijn.
Het is niet moeilijk om zelf je offertes of facturen te maken. Veel zzp’ers doen dit in Microsoft Office of Google Workspace. Denk bijvoorbeeld aan Word, Excel of Google Presentaties. Sommige van deze programma’s bieden zelfs gratis sjablonen aan, zodat je niets zelf hoeft te ontwerpen.
Je kunt ook een boekhoudpakket gebruiken om facturen en offertes te maken. Je hebt dan minder vrijheid in hoe deze documenten eruitzien. Maar het grote voordeel is dat je veel gegevens, zoals klantgegevens, automatisch kunt toevoegen. Ook berekent een boekhoudpakket automatisch de btw over je factuur, waardoor je dit niet handmatig hoeft te doen.
Wil je zelf de opmaak van je offertes en facturen bepalen? En verstuur je zo weinig facturen dat je geen maandelijkse kosten wil betalen voor een boekhoudpakket? Kies dan voor Microsoft Office of Google Workspace. Verstuur je veel facturen en wil je hier tijd op besparen en het risico op fouten verkleinen? Dan is een boekhoudpakket meestal een betere keus.
Je weet nu wat het verschil is tussen een offerte en een factuur. Ook weet je waar deze documenten aan moeten voldoen en hoe je die zelf opstelt. Wil je meteen starten met het maken van je eigen facturen en offertes? Dat kan met een proefabonnement bij Rompslomp, ons boekhoudpakket voor zzp’ers. Het proefabonnement duurt 30 dagen, waardoor je ruim de tijd hebt om te leren hoe het werkt en te ontdekken of het bij je past.