Waarom heb ik algemene voorwaarden nodig als zzp’er en waar laat ik ze opstellen?

In het kort

•  In de algemene voorwaarden staan afspraken die voor al jouw klanten en opdrachten gelden.
• Je kunt er afspraken in zetten over je aansprakelijkheid, betaaltermijnen en garantie. Zo bescherm je jouw onderneming en bied je de klant duidelijkheid.
• De afspraken moeten wel redelijk zijn, ook jouw klant moet worden beschermd.
• Algemene voorwaarden kun je zelf schrijven, opstellen met een (gratis) online generator of laten opstellen door een juridisch adviseur.
• De algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je ze op tijd en op de juiste manier deelt met je klant.

Algemene voorwaarden: verplicht of niet?

Wettelijk gezien hoef jij als zzp’er geen algemene voorwaarden te hebben. Zelfs mondelinge afspraken zijn vaak rechtsgeldig. Dat maakt het wel heel lastig om te bewijzen wat je hebt afgesproken. Afspraken op papier vastleggen is dus handig. Zelfs als je een goede relatie hebt met je klant. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren. Ziekte, leveringsproblemen of overmacht: juist dan is het fijn om terug te kunnen vallen op gemaakte afspraken. Zo voorkom je onduidelijkheid en houd je de relatie goed. Daarnaast draagt het hebben van algemene voorwaarden bij aan je professionele uitstraling.
 
Tip: Hoewel het wettelijk niet verplicht is om algemene voorwaarden te hebben, zijn er wel brancheverenigingen die dit verplicht stellen. Welke dit zijn, lees je op de website van de Sociaal Economische Raad (SER).

Het verschil tussen een opdrachtovereenkomst en algemene voorwaarden

Vaak zet je in je offerte, contract of opdrachtovereenkomst al een aantal belangrijke afspraken. Dit zijn individuele afspraken die gelden voor die opdracht en die klant. Algemene voorwaarden zijn - de naam zegt het al - algemener van aard. Hierin staan algemene afspraken die gelden voor iedere opdracht en iedere klant.

Wat er in je algemene voorwaarden hoort te staan

Onderwerpen die vaak terugkomen in algemene voorwaarden zijn:

• Aansprakelijkheid: wie is er verantwoordelijk als er iets misgaat? En tot welk bedrag gaat jouw verantwoordelijkheid?

• Garantie: wat is de wettelijke garantie en geldt er nog extra garantie?

• Betalingstermijn: wanneer moeten facturen uiterlijk worden betaald? En wat gebeurt er als de klant dat niet doet?

• Annuleringsvoorwaarden: wat als de klant tussentijds wil stoppen? Of een aankoop ongedaan wil maken?
• Eigendomsvoorbehoud: mag je de verkochte goederen terugvragen als de klant niet heeft betaald en/of failliet gaat?
• Leveringsvoorwaarden: wanneer worden producten geleverd? En wie betaalt de bezorgkosten?

 Niet al deze onderwerpen zullen relevant zijn voor jouw onderneming. De leveringsvoorwaarden zijn bijvoorbeeld helemaal niet belangrijk als je een dienstverlener bent. Daarom is het slim om geen standaard tekst van internet te plukken, maar hier echt even voor te gaan zitten. Alleen zo weet je zeker dat je algemene voorwaarden je écht helpen als het eropaan komt.

Hoe kun je algemene voorwaarden opstellen?

Je document met algemene voorwaarden is een juridisch document. Dat betekent niet dat je ze verplicht moet laten opstellen door een jurist. Je kunt ze ook zelf schrijven of samenstellen met de hulp van een online generator.

Algemene voorwaarden generator

Een algemene voorwaarden generator is een online tool waarmee je zelf je algemene voorwaarden samenstelt. Je beantwoordt een aantal vragen en op basis van je antwoorden wordt een document met algemene voorwaarden opgesteld. Dit document is op hoofdlijnen aangepast op jouw branche en onderneming. Een algemene voorwaarden generator vind je bijvoorbeeld bij onze partner Rocket Lawyer.

Algemene voorwaarden laten opstellen door een juridisch adviseur

Natuurlijk kun je ook juridische hulp inroepen voor het opstellen van je algemene voorwaarden. Hier betaal je voor, maar je krijgt wel een document dat helemaal toegespitst is op jouw onderneming. Hierdoor is er minder kans op onduidelijkheid en juridisch getouwtrek.

Zelf je algemene voorwaarden opstellen

Zelf je algemene voorwaarden opstellen is dus mogelijk, maar wij raden het je niet aan. Om dit goed te doen, moet je namelijk weten wat volgens de wet wel en niet mag. Er gelden bijvoorbeeld specifieke regels voor dienstverleners en voor webshops. En de regels zijn ook nog eens afhankelijk van aan wie je verkoopt. Voor verkoop aan consumenten gelden andere regels dan voor verkoop aan ondernemers. Om fouten te voorkomen is het dus slim om een generator te gebruiken, of als je écht zeker wil zijn van je zaak: je algemene voorwaarden op te laten stellen door een juridisch adviseur.

Voor- en nadelen algemene voorwaarden (laten) opstellen

Zorg er wel voor dat je algemene voorwaarden geldig zijn

Je algemene voorwaarden zijn alleen geldig als je ze op tijd aan je klant ‘ter hand hebt gesteld’. Dat doe je bijvoorbeeld door ze als pdf-document mee te sturen met je offerte. Je klant heeft dan de kans hier wel of niet mee akkoord te gaan, voordat ze al vastzitten aan een overeenkomst met jou. Door het als pdf-document mee te sturen, kan je klant het document ook opslaan om later nog terug te lezen wat er ook alweer precies was afgesproken.   
 
Je kunt je algemene voorwaarden ook deponeren bij de KvK. Zo kunnen anderen ze makkelijk opvragen en kun je altijd duidelijk bewijzen wat er in je algemene voorwaarden staat.

Algemene voorwaarden beschermen jou als zzp’er, maar niet tegen alles

In je algemene voorwaarden neem je afspraken op die jou beschermen. Bijvoorbeeld dat een klant binnen 14 dagen moet betalen. Of dat je bij overmacht (zoals een oorlog) niet verplicht bent de opdracht na te komen. Daar zitten wel grenzen aan. Onredelijke afspraken zijn niet geldig. Op de ‘zwarte lijst’ in het Burgerlijk Wetboek zie je wat écht niet mag. Op de ‘grijze lijst’ vind je twijfelgevallen die, afhankelijk van jouw onderneming, ook als onredelijk kunnen worden gezien.
Zo ben je bijvoorbeeld verplicht de wettelijke garantie te bieden. En kun je jouw aansprakelijkheid nooit helemaal kunt uitsluiten.
 
Algemene voorwaarden beschermen je dus wel, maar niet tegen álles. En dat is eigenlijk heel logisch. Want net als jij, verdient ook jouw klant bescherming. En de zekerheid dat jij er alles aan doet om jouw afspraken na te komen. Zie je algemene voorwaarden dus niet als een document dat draait om jóuw wensen, maar als een document waarin je duidelijke afspraken maakt, die zowel jou áls je klant zekerheid bieden.
 
Niet alleen algemene voorwaarden beschermen jou als zzp’er, ook een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering kan heel nuttig zijn. Meer over deze speciale ondernemersverzekering lees je in ‘Is een aansprakelijkheidsverzekering verplicht voor zzp’ers?’

Ontdek hoe de aansprakelijkheidsverzekering jou verder beschermt