Heb jij je administratie écht op orde? Check deze 5 pijlers

In het kort

• Actuele financiële vastlegging: Verwerk bonnetjes, facturen en uren direct na een klus en zorg voor een juiste scheiding tussen kosten en investeringen.
• Strakke bank- en debiteurenbeheer: Koppel bankmutaties direct aan openstaande facturen, zodat je altijd precies weet wie er nog moet betalen en je de cashflow bewaakt.
• Centrale digitale structuur: Bewaar niet alleen cijfers, maar ook contracten, offertes, werkbonnen en algemene voorwaarden op één logische, vindbare plek.
• Automatisering en ritme: Gebruik slimme tools (zoals scan-apps en bankkoppelingen) en plan wekelijks een vast moment in om achterstanden te voorkomen.
• Inzicht als fundament: Een gezonde administratie is geen 'moetje', maar een middel om betrouwbare cijfers te tonen aan banken en zelf betere keuzes te maken voor je bedrijf.

De verantwoordelijkheid ligt bij jou als ondernemer

De verantwoordelijkheid van het op orde hebben van de administratie ligt volledig bij de ondernemer. En daar ligt een groot risico, want niet iedere ondernemer is hierin van nature een talent. Weet daarom in ieder geval wat belangrijk is om de administratie op orde te hebben. Ook wanneer je als ondernemer kiest voor de hulp van een boekhouder. Jij blijft eindverantwoordelijk voor alle facetten van je administratie.

Een ondernemer in de knel met zijn cijfers

Theo steekt gelijk van wal als hij mij belt. “Ik heb je naam doorgekregen. Omdat jij me zou misschien zou kunnen helpen om mijn administratie op orde te krijgen. Ik wil een krediet aanvragen. De kredietverstrekker zegt dat ze niets met de uitdraai uit de boekhouding kunnen. Het klopt voor geen meter, zeggen ze. Zou je dat willen doen? Ik zit echt omhoog.”

Het bedrijf groeit en het geld vliegt de deur uit 

Theo zit als specialist in de koeltechniek veel op de weg. De eerste aanschaf voor zijn bedrijf was dan ook een bus. Daarna investeerde Theo duizenden euro’s in goed gereedschap. Dat is nu twee jaar geleden. Het bedrijf groeit en het geld vliegt de deur uit. Een nieuwe investering in apparatuur staat op zijn verlanglijstje. Daarnaast moet hij regelmatig materialen voorfinancieren voor zijn klanten. Theo heeft daarom een financieringsaanvraag ingediend bij een kredietverstrekker.

De cijfers kloppen niet en dat heeft gevolgen

Een week later zit ik bij Theo aan tafel. De kredietverstrekker heeft gelijk. De cijfers op het overzicht van het boekhoudpakket vertellen een onlogisch verhaal. “Ik wist niet dat er zoveel bij komt kijken om een administratie op orde te houden. Ik begrijp er soms helemaal niets van” zucht Theo. Ik herken het bij andere ondernemers. Het is niet hun vakgebied, maar je hebt er wel mee te dealen.

De nood is hoog. De cijfers zijn vanaf de start van het bedrijf ergens in een boekhoudpakket terecht gekomen. Investeringen zijn als kosten geboekt. Betalingen op de bank zijn niet gekoppeld met facturen, waardoor het lijkt dat er nog een enorm openstaand bedrag te betalen is. Bonnetjes liggen nog in een dashboardkastje te wachten om gescand te worden. Ik zie dat de laatste btw-aangiften te laat zijn ingediend en betaald. Gelukkig zijn de verkoopfacturen wel op tijd verstuurd. Ik hoop dat zijn klanten bij zijn met betalen.

Werken aan herstel en structuur 

Ik geef Theo een opdracht mee om de administratie bij te werken tot vandaag. Dat wil zeggen: ontbrekende facturen opsporen en inboeken. Uploaden van belangrijke contracten in een gezamenlijke OneDrive. “Oh, ja” zeg ik “zoek ook gelijk alle gegevens erbij die de bank wil hebben. Daarna kan ik de cijfers op de goede plek zetten.” Theo kijkt me gepijnigd aan, want hij is al zo druk. Maar hij weet ook: hij moet echt aan de bak met zijn administratie, wil hij zijn cashflow veiligstellen.

Hoe het met Theo afliep 

Een paar weken later belt Theo me opnieuw. Het is gelukt,” zegt hij. Hij heeft alle ontbrekende stukken verzameld, bonnetjes verwerkt en de stukken voor bank compleet gemaakt. Samen hebben we de administratie opgeschoond, investeringen juist geboekt en de btw-achterstand rechtgetrokken. Zijn financiering is goedgekeurd. Met als compliment dat zijn administratie er nu ‘professioneel en betrouwbaar’ uitziet.

Administratie is meer dan de boekhouding 

In de situatie van Theo gaat het in eerste instantie om de financiële administratie. Hij begrijpt inmiddels het belang van op orde hebben van zijn administratie en wat dat betekent. Met behulp van mijn aanwijzingen en een regelmatige check heeft hij zijn papieren tijger redelijk onder controle. Maar administratie is meer dan alleen je boekhouding. Denk aan het opstellen en bijhouden van contracten, hanteren van je algemene voorwaarden of op tijd je klanten goed informeren over prijsverhogingen.

Wanneer je jouw administratie op orde hebt, dan:

• Verwerk je alles direct: je noteert uren, kosten en facturen meteen na een klus. Dit voorkomt achterstanden, zorgt dat je altijd een actueel overzicht hebt en voorkomt stress aan het einde van de maand.
• Heb je overzicht in één systeem: of dat nu je boekhoudpakket is aangevuld met een logische mappenstructuur, alles staat op één plek. Zo vind je documenten en gegevens snel terug en verlies je geen tijd met zoeken.
• Houd je de controle met vaste momenten: een vast wekelijks moment om bankmutaties, openstaande facturen en bonnetjes door te lopen maakt je administratie beheersbaar. Door kleine, regelmatige stapjes houd je het overzicht en loopt alles soepel.
• Zijn afspraken en documenten goed georganiseerd: offertes, contracten, werkbonnen, algemene voorwaarden en klantafspraken zijn overzichtelijk opgeslagen. Hierdoor weet je altijd wat is afgesproken, voorkom je misverstanden en liggen belangrijke documenten klaar wanneer je ze nodig hebt.
• Heb je tijd besparen met automatisering: een bankkoppeling, automatische betalingsherinneringen of apps voor het vastleggen van bonnetjes zorgen dat de basis van je administratie praktisch vanzelf loopt. Zo blijft er meer tijd over voor je werk en voor klanten.
• Is er rust en inzicht: je ziet in één oogopslag wat er binnenkomt, wat er openstaat en welke klussen winstgevend zijn. Dit geeft grip op je financiële situatie en helpt je betere keuzes te maken voor je bedrijf.

Je administratie op orde hebben betekent dat je nieuwe gewoontes hebt aangeleerd. Er is overzicht ontstaan en je hebt het gevoel dat je er grip op hebt. Je administratie is dan geen blok aan je been, maar een praktisch hulpmiddel om je bedrijf gezond te houden. Laat je vooral ondersteunen door experts, wanneer je overweldigd bent door je administratie. Maar uiteindelijk ben jij de baas en dus eindverantwoordelijk voor jouw bedrijf.

Anita Udink
Zij & Cijfers