In eerdere blogartikelen schreven we al hoe je meer uit je data kunt halen als het gaat om bijvoorbeeld je urenregistratie en btw-aangifte. In dit artikel gaan we het hebben over kosten.
Begin met een totaaloverzicht van de kostenposten
Op je Winst- en Verliesrekening vind je een overzicht van je kosten. Als je deze duidelijk boekt op bepaalde subrekeningen of labels, zie je al snel wat de grootste kostenposten zijn. Dit is sterk afhankelijk van wat je doet. Als bouwprofessional heb je meer te maken met inkoop van materialen. En als professional in de zorg ben je in verhouding wellicht meer kwijt aan (aansprakelijkheids)verzekeringen.
Onderscheid vaste kosten (zoals huur, verzekeringen, abonnementen) en variabele kosten (zoals brandstof, inkoop en drukkosten). Variabele kosten zijn vaak de kosten waarop je op korte termijn kunt besparen. Kun je dit jaar misschien wat minder groots uitpakken met je relatiegeschenken?
Vanuit dit totaaloverzicht kun je gericht een aantal acties doen:
- Loop je verzekeringen langs: passen ze nog bij je actuele situatie? Vergelijk de dekking van je aansprakelijkheidsverzekering eens met andere verzekeringen op een vergelijkingssite.
- Check de software of licenties die je gebruikt. Zijn er programma’s die je betaalt maar die je niet of nauwelijks gebruikt?
- Onderzoek of je bepaalde materialen of artikelen goedkoper kunt inkopen bij andere leveranciers of door ze op grotere schaal in te kopen.
- Ga na welke kosten écht noodzakelijk zijn. Misschien kun je besparen op kosten en kun je dat geld besteden aan zaken die je onderneming kunnen laten groeien (denk aan een nieuwe website).
Kostenanalyse
Het voorgaande levert nog niet het complete plaatje. Daarom kan het goed zijn om eens een export te maken van je uitgaven van een volledig kalenderjaar. Zo krijg je meer inzicht in:
- Welke kosten betaal ik per jaar (denk aan abonnementen of premies) en welke per maand? Noteer bij jaarbetalingen de termijnen waarop dit gebeurt, zodat je tijdig kunt uitzoeken of er een voordeliger alternatief beschikbaar is. Zo kun je nog op tijd opzeggen. Ook weet je dan in welke maanden er (extra) geld op je betaalrekening beschikbaar moet zijn.
- Welke uitgaven worden automatisch afgeschreven en heb ik niet meer scherp? Zijn de abonnementen allemaal nog nodig?
Wat levert het je op?
Als je goed verdient, is de noodzaak minder groot om op je kosten te letten. Maar het is altijd jammer als je geld uitgeeft aan dingen die niet echt nodig zijn. Meer inzicht in je kosten levert veel op:
- Je wordt je bewuster van wat er allemaal aan geld ‘uitvliegt’. Bedenk: elke euro die je niet uitgeeft, hoef je niet te verdienen.
- Het schept ruimte om keuzes te maken: wat heb je écht nodig en waar kun je mogelijk op besparen?
- Je weet wanneer abonnementen aflopen en kunt ruim vóór die tijd uitzoeken of je een jaar wilt verlengen.
- Inzicht in betaaltermijnen. Het kan soms voordeel opleveren als je van een maandbetaling naar een jaarbetaling gaat. Ook scheelt dit administratie omdat je minder vaak kosten hoeft te verwerken. Let bij jaarbetaling wel op dat je niet vergeet dat je dan tijdig moet opzeggen als je dat zou willen. Houd dit dus in je overzicht bij.
Kleine moeite, groot verschil
Het maken van een kostenoverzicht hoeft je geen uren te kosten. Sterker nog: als je het slim aanpakt, levert het juist tijd én geld op. Een paar praktische tips om mee te nemen:
- Gebruik labels of categorieën/subrekeningen in je boekhoudpakket. Hiermee kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien hoeveel je jaarlijks kwijt bent aan verzekeringen of opleidingen.
- Plan vaste momenten in je agenda. Eén keer per kwartaal een half uurtje ‘kostenscan’ inplannen maakt het overzichtelijk en behapbaar.
- Kijk kritisch naar automatische afschrijvingen. Gebruik je dat ene abonnement van €19 per maand nog wel echt? En moet die premiumversie echt, of kun je ook uit de voeten met de gratis variant?
- Vergelijk leveranciers.Of je nu verzekeringen, internet, tools of materialen afneemt: een jaarlijkse vergelijking loont.
- Check de balans tussen kosten en opbrengsten. Zeker bij abonnementen of tools: levert het je omzet op, of kost het je alleen geld?
Kortom: krijg grip op je kosten met een simpel overzicht zodat je de juiste keuzes maakt. Grip geeft rust én bespaart je geld. Hoe je meer inzicht krijgt in je urenadministratie vind je in een eerder blog, net als het aangenamer maken van het boekhouden en meer gebruikmaken van de data in je bedrijf.
Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?
Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.
Bekijk alle podcastafleveringen