Een creditfactuur opstellen? Dit zijn de regels

In het kort

• Je mag een eenmaal verstuurde factuur niet terugtrekken. Hij blijft in je boekhouding.
• Een foute factuur herstel je met een creditfactuur.
• De creditfactuur maakt duidelijk dat je klant de originele factuur niet of slechts gedeeltelijk hoeft te betalen.
• Een creditfactuur moet voldoen aan de normale factuureisen en heeft een origineel factuurnummer. Het totaalbedrag van de factuur is negatief.
• Wanneer de klant al heeft betaald, betaal je het te veel betaalde terug.

Een fout in je factuur: wat nu?

Een fout in je factuur is zo gemaakt. Een vergeten korting, onjuist uurtarief of een foute klantnaam: allemaal redenen waarom je verstuurde factuur niet klopt. Je eerste ingeving is misschien om de factuur simpelweg aan te passen en opnieuw te versturen. Maar dat mag niet. Je boekhouding moet sluitend zijn en goed te controleren zijn voor de Belastingdienst. Dat lukt niet als er twee facturen bestaan met hetzelfde factuurnummer, maar met een ander bedrag. Een creditfactuur biedt uitkomst.

De betekenis van een creditfactuur

Een creditfactuur (ook wel: creditnota) is een herstelfactuur. Je geeft hiermee aan dat je klant de originele factuur niet, of slechts gedeeltelijk, hoeft te betalen. Op de creditfactuur staat dus een negatief bedrag.

Wat staat er op een creditfactuur?

Een creditfactuur moet voldoen aan de normale factuureisen. Zo moet er bijvoorbeeld duidelijk opstaan wie de factuur verstuurt, wie hem ontvangt en welk bedrag is verschuldigd. Er zijn twee belangrijke verschillen met een normale factuur:

• Er staat vermeld op welke originele factuur de creditfactuur betrekking heeft.

• Het bedrag is negatief omdat de klant het bedrag terugkrijgt / mag verrekenen.

Een creditfactuur heeft een eigen factuurnummer. Om verwarring te voorkomen is dit een ander nummer dan het nummer van de originele factuur. Het makkelijkst is om gewoon door te nummeren vanaf je laatst verstuurde factuur.

Creditfactuur voorbeeld: hoe ziet een creditfactuur eruit?

Hieronder zie je een voorbeeld van een creditfactuur die is opgemaakt in het boekhoudpakket van Rompslomp.

Wanneer crediteer je een factuur gedeeltelijk?

Je crediteert een factuur gedeeltelijk wanneer de factuur in de basis klopt (juiste gegevens klant etc.), maar je een te hoog bedrag in rekening hebt gebracht. Op je creditfactuur vermeld je het bedrag dat de klant niet hoeft te betalen.

Wanneer crediteer je een factuur volledig?

Je crediteert het volledige factuurbedrag wanneer:

• De klant je niets verschuldigd is. Bijvoorbeeld omdat je de factuur te vroeg hebt verstuurd en je jouw product/dienst nog niet hebt geleverd.

• De klantinformatie op de factuur onjuist is. Bijvoorbeeld omdat de klant een ander adres heeft gekregen, je de factuur naar een ander bedrijfsonderdeel had moeten sturen of omdat de rechtsvorm van het bedrijf inmiddels is gewijzigd.

Wanneer je de volledige factuur crediteert, is de creditfactuur bijna een kopie van de originele factuur, maar dan met een eigen factuurnummer en een negatief factuurbedrag.

Wanneer je de creditfactuur stuurde omdat de klantgegevens onjuist waren, pas je daarna de klantgegevens aan in je systeem en verstuur je de juiste factuur, met een nieuw factuurnummer.

Wanneer je geen creditfactuur verstuurt, maar een aanvullende factuur

Een creditfactuur verstuur je dus als je te veel hebt gefactureerd of als de klantinformatie onjuist was. Heb je te weinig gefactureerd? Dan stuur je geen creditfactuur, maar een aanvullende factuur voor het restantbedrag.

Factuur al betaald? Zo los je het op

Heeft je klant de originele factuur al betaald? Dan betaal je het bedrag (gedeeltelijk) terug.

Een creditfactuur versturen? Zo doe je dat

Je gebruikt een creditfactuur dus wanneer een verstuurde factuur achteraf niet klopt. Een creditfactuur voldoet aan de normale factuurvereisten en heeft een eigen factuurnummer. Het factuurbedrag is negatief.

Doe je jouw boekhouding in Word en Excel? Dan gebruik je jouw normale factuurbestand en pas je dit handmatig aan. Let op dat je ook de btw juist verwerkt. Je klant is immers ook minder btw verschuldigd.

Een creditfactuur maken met een boekhoudprogramma

Gebruik je een boekhoudprogramma? Dan is het heel eenvoudig om een factuur (gedeeltelijk) te crediteren. Vaak moet je hiervoor de originele factuur openen en kun je er daarna voor kiezen om een creditfactuur te maken. De creditfactuur wordt zo direct gekoppeld aan de juiste factuur, wel zo makkelijk.

Facturen maken en versturen met Rompslomp

Heb je geen zin in administratieve rompslomp en wil je met een druk op de knop een creditfactuur op kunnen stellen? Rompslomp is er voor zzp’ers die zonder zorgen hun eigen boekhouding willen doen. Van facturen sturen tot btw berekenen: met onze boekhoudsoftware is het zo geregeld. Wil je ontdekken of Rompslomp bij jou past? Probeer dan vrijblijvend ons gratis proefabonnement.