Zo houd je overzicht bij werkdrukte

In het kort

• Het probleem: Door extreme drukte verliest ondernemer Maarten het overzicht en lopen zijn planning en administratie vast. 
• De eerste hulp: Direct rust creëren door één uur te focussen op de meest urgente openstaande facturen. 
• De 5 oplossingen
• De les: Behandel de tijd voor je administratie en randzaken als een onmisbare klantafspraak. 

Alles moet tussen de bedrijven door

“Ik ben zo ongelofelijk druk met nieuwe opdrachten. Ik weet niet wanneer ik even rustig kan zitten voor alles wat erbij komt kijken: planning, administratie, opvolging van klanten. Alles moet tussen de bedrijven door.” Er klinkt lichte paniek aan de andere kant van de lijn. Het is half 7 ‘s avonds. Ik sta op de parkeerplaats bij de supermarkt wanneer Maarten belt. Hij is onderweg naar huis van een nieuwe klus en belt vanuit de auto. Ik sta op het punt om boodschappen te doen, met één been al buiten de auto. “Komt het uit om even te praten? Ik zie het echt niet meer.” Ik stap weer in om hem te woord te staan.

Alles tegelijk, maar niets af

Maarten runt zijn dakdekkers bedrijf en doet zelf zijn boekhouding, planning en bestellingen. Soms huurt hij een collega-zzp’er in. Maandelijks zitten we samen om zijn cijfers door te nemen. De laatste tijd worden afspraken vergeten of verzet. Ik zie ook al een tijdje achterstanden ontstaan in zijn boekhouding. De tijd van rustig opstarten is voorbij; Maarten heeft nu zoveel opdrachten dat alle randzaken in het gedrang komen. Alles komt tegelijk, maar niets is af.

Paniek is een signaal

“Ik loop zover achter met mijn boekhouding en heb amper tijd om de dingen regelen,” zucht Maarten. “Ik raak het overzicht kwijt en heb er zoveel stress van. Er moet nu echt wat veranderen, hoe moet ik dit anders ooit bijbenen?” Uit dit telefoontje, zo aan het einde van een volle werkdag, begrijp ik dat de grens is bereikt en dat hij gefrustreerd is. Dit komt niet zomaar uit de lucht vallen. Het sluimert al een tijdje, maar heeft geen aandacht gekregen. Nu staat hij er middenin: de paniek van het niet meer kunnen overzien van alles wat er moet gebeuren. De berg is te groot geworden.

Eerste kleine stapjes

Ik vraag naar de facturen in zijn boekhouding. Maarten vertelt dat hij dit altijd uitstelt omdat het hem ‘teveel tijd kost’. Ik zeg: “Maak dit weekend een uurtje vrij om de facturen van je afgeronde opdrachten direct te versturen naar je klanten. De tweede stap is om alle openstaande facturen te betalen. Alles wat daarna komt, schuif je één voor één in de planning.”

Binnen het weekend heeft hij alles gefactureerd. De eerste stap naar rust is gezet en de tweede volgt in dezelfde week. Vaak helpt een eerste kleine actie om weer overzicht te krijgen. Dat gevoel ontstaat doordat je ermee aan het werk bent.

De derde stap is de moeilijkste stap. Om niet linea recta in dezelfde valkuil te stappen heeft Maarten een andere aanpak nodig. Hieronder volgen een aantal werkbare manieren die zijn werkweek en die van jou overzichtelijker en behapbaar te maken.

Werkbare manieren om overzicht te houden

Als je merkt dat de drukte oploopt, helpen deze praktische manieren je weer overzicht te krijgen

1. Werk vooruit in blokken van 90 minuten
   Plan een paar blokken per week in je agenda specifiek voor terugkerende taken zoals administratie, planning of offertes. Je hoeft dan niet steeds tussen de bedrijven door brandjes te blussen. Je bent het voor.
2. Maak je aantekeningen voor randzaken
   Schrijf alle kleine taken op die tussendoor opduiken, maar plan ze later in. Zo verdwijnen ze niet uit je hoofd, maar stelen ze ook geen energie van belangrijke opdrachten. Gebruik hiervoor een notitieboekje of een notieapp op je telefoon.
3. Laat systemen voor je werken
   Automatiseer waar mogelijk: betalingen, herinneringen en sjablonen voor offertes. Dit bespaart tijd en energie. Je hoeft niet alles meer handmatig te checken en te versturen, waardoor randzaken minder als ballast voelen.
4. Stel microdeadlines voor jezelf
   Deel grotere projecten of achterstanden op in concrete mini-stappen met korte deadlines. Elke afgeronde stap geeft je een gevoel van regie over je eigen agenda en motiveert om door te pakken.
5. Met de benen op tafel
   Plan wekelijks een kwartiertje om even stil staat bij wat je al gedaan hebt en wat er nog moet gebeuren. Zo hou je overzicht en verdwaalt niet in de chaos van kleine taken. Je ziet of je nieuwe routines werken of dat je bij moet sturen.

Wanneer de drukte je bijna inhaalt

Wanneer je bedrijf lekker loopt, gaat bijna al je tijd automatisch naar opdrachten en deadlines. Logisch, want daar zit je omzet. Tegelijkertijd verdwijnen juist andere belangrijke zaken en strategische keuzes steeds meer naar de achtergrond. Op een gegeven moment ontstaat er scheefgroei: als je alleen maar in je bedrijf werkt, ontbreekt het overzicht om het goed te blijven sturen.

Maarten is zich hiervan bewust en heeft zijn werkweek inmiddels aangepast. Het is niet altijd makkelijk, maar hij leert stap voor stap beter te plannen en prioriteiten te stellen. Hierdoor krijgt hij meer grip op zijn tijd en zijn bedrijf, ook tijdens piekdrukte.

Blokkeer je tijd

Tip: Plan elke week bewust een vast moment voor alles wat als eerste blijft liggen. Blokkeer dit in je agenda alsof het een klantafspraak is en ga er ook zo mee om. Hier zit je eerste tijdswinst.

Anita Udink
Zij & Cijfers