Maak je als zzp’er zakelijke kilometers in een privévoertuig? Dan zijn de kosten die je maakt deels aftrekbaar van de winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Ook tijdens de btw-aangifte mag je kosten opgeven voor teruggave.
Je krijgt per zakelijke kilometer € 0,23 vergoed. Dit geldt voor ritten naar klanten, leveranciers, netwerkevenementen en andere zakelijke bestemmingen. Ook woon‑werkverkeer naar je vaste werkplek valt hieronder.
Let wel goed op: voor de btw geldt woon-werkverkeer als privégebruik, dus je mag hierover geen btw terugvragen. Het is dus echt alleen aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
Naast de kilometervergoeding van € 0,23 mag je als zzp’er met een privéauto ook de btw op brandstof- en onderhoudskosten gedeeltelijk terugvragen. Dit doe je naar rato van zakelijk gebruik. Je verwerkt dit tijdens de btw-aangifte. Aan het eind van het jaar pas je soms nog een btw-correctie voor privégebruik toe. Houd je het zakelijke gebruik tijdens het jaar al nauwkeurig bij, dan is de correctie aan het eind van het jaar meestal niet nodig.
Voor zakelijke parkeerkosten in een privéauto geldt dat je deze kosten niet mag terugvragen tijdens je aangifte. Die zitten namelijk inbegrepen bij de kilometervergoeding van € 0,23.
Heb je als zzp’er een auto van de zaak? Dan zijn zakelijke ritten volledig aftrekbaar van de winst bij de aangifte inkomstenbelasting. Voor deze ritten hoef je dus geen vaste kilometervergoeding van € 0,23 toe te passen, maar baseer je je op de werkelijke autokosten.
Hieronder vallen je afschrijving, brandstof, onderhoud, verzekering en parkeerkosten. Dit is mogelijk omdat de auto onderdeel is van je ondernemersvermogen. Deze kosten zijn dus direct aan je onderneming toerekenbaar.
Rijd je jouw zakelijke auto ook privé? Houd dan rekening met een bijtelling van 22%. Dat geldt vanaf 2027 ook voor youngtimers, want de youngtimerregeling gaat op de schop. De bijtelling geldt wanneer je meer dan 500 privékilometers per jaar privé rijdt in een auto van de zaak.
Dit verandert je aftrekposten voor de inkomstenbelasting niet, maar heeft wel invloed op je btw-administratie. Je mag de btw over privégebruik namelijk niet terugvragen.
Reis je met het openbaar vervoer, zoals de bus, trein of tram? Dan zijn de kosten van je kaartje of OV‑chipkaart volledig aftrekbaar als zakelijke uitgave. Je moet in dat geval wel kunnen aantonen dat het daadwerkelijk om een zakelijke rit gaat. Bewaar je reisbewijs dus goed en zet in je agenda wat de reden van deze reis was. Zo kom je tijdens een controle van de Belastingdienst niet in de problemen.
Reis je met de taxi, het vliegtuig of met een huurauto? Dan mag je, net als bij het ov, de kosten van deze zakelijke reis volledig aftrekken. Ook hier geldt dat je moet aantonen dat het om een zakelijke reis gaat. Bewaar je vervoersbewijs dus goed en houd je agenda zorgvuldig bij.
Ook voor zakelijke kilometers op de fiets geldt dat je € 0,23 mag aftrekken van je winst tijdens de aangifte inkomstenbelasting. Dit geldt voor alle zakelijke ritten, ook je dagelijkse woon-werkverkeer als je een bedrijfspand of kantoorruimte hebt. Gezond en voordelig dus.
Let goed op; met de fiets is het lastiger aan te tonen is dat je deze kilometers daadwerkelijk hebt gemaakt. Je voorkomt problemen met de Belastingdienst door deze ritten inclusief het zakelijke doel daarvan duidelijk in je agenda te vermelden.
Heb je zakelijk een elektrische fiets aangeschaft als zzp’er? Dan biedt dit fiscaal de nodige voordelen. Je mag de kosten voor aanschaf en onderhoud namelijk aftrekken van de winst en de btw terugvragen van je zakelijke gebruik. Voor je privégebruik is er een vaste bijtelling van 7% over de cataloguswaarde.
Bereken je zakelijke kilometers door naar de klant? Dan mag je die niet ook nog eens aftrekken tijdens de aangifte inkomstenbelasting. Alleen de kosten die je zelf hebt betaald tellen mee, niet de kosten die je toch al vergoed krijgt.
Rijd je in een auto van de zaak? Dan corrigeer je deze vergoeding in je boekhouding middels een correctiepost op je totale voertuigkosten. Kom je daar zelf niet uit? Vraag dan je boekhouder of financieel adviseur om hulp.
De Belastingdienst hanteert strenge regels voor het bijhouden en bewaren van je administratie. Je moet namelijk kunnen aantonen dat je administratie overeenkomst met de werkelijkheid.
Reiskosten spelen daarin een belangrijke rol. Alle zakelijke reiskosten die je opgeeft, moet je kunnen aantonen met een reisbewijs. Dit kan een tankbon zijn, een treinkaartje of een bonnetje van de taxi. Bewaar deze gegevens goed in je boekhouding.
Daarnaast heb je een kilometerregistratie nodig. Houd je kilometers dus zorgvuldig bij en laat zien vanaf welk adres je naar welk adres reisde, wanneer je dat deed, met welk voertuig, op welke datum en welk doel. Dat geldt voor de auto, maar ook voor het OV of een ander vervoermiddel.