Vroeger was dit de standaard voor elke zzp’er. Je maakte je factuur aan, printte hem uit en stuurde hem per post naar je klant. Door digitalisering wordt dit echter steeds ongebruikelijker. Zzp’ers doen dit vaak alleen nog als een klant hier specifiek om vraagt, bijvoorbeeld omdat die niet digitaal vaardig is. Geen efficiënte methode van factureren dus, maar in sommige gevallen biedt het nog uitkomst.
Je maakt je factuur aan in een programma zoals Microsoft Word of Canva, downloadt hem vervolgens als pdf en stuurt hem als bijlage mee in een e-mail. Het is een veelgebruikte en vertrouwde manier voor veel zzp’ers, misschien ook wel voor jou.
Toch heeft deze factureringsmethode één groot nadeel: je moet steeds schakelen tussen systemen. bijvoorbeeld van je boekhoudpakket naar je downloadmap en vervolgens naar je e-mail. Als je veel facturen verstuurt, is dit dus niet de meest efficiënte methode.
Wil je tijd besparen op je facturering en tegelijkertijd grip houden op een tijdige betaling? Dan is het versturen van facturen via je boekhoudpakket waarschijnlijk de beste methode.
Je maakt de factuur eenvoudig aan in je boekhoudsoftware, stuurt hem vervolgens met één klik op de knop naar je klant en ziet precies over hoeveel dagen die verloopt en wanneer die voldaan is. En dat is niet het enige voordeel: in de meeste gevallen wordt de btw namelijk automatisch op de juiste wijze verrekend. Dit scheelt nogal wat handmatig rekenwerk en voorkomt menselijke rekenfouten. Daarmee voorkom je gedoe en dure fouten tijdens de btw-aangifte.
Ook voor klanten is het versturen van facturen via je boekhoudpakket een prettige manier van werken. Het ziet er professioneel uit en je boekhoudpakket voegt meteen een korte uitleg toe van hoe en wanneer te betalen en op welk rekeningnummer. Lekker duidelijk dus.
Btw-aangifte is voor veel webshopeigenaren een klus waar ze tegenop zien. Hoeveel heb ik verkocht? Welk tarief geldt er? Wat mag ik terugvragen op mijn inkopen? Het zijn vragen waar niet altijd een eenvoudig antwoord op is. En je boekhouder om hulp vragen kost een hoop geld.
Wanneer al je verkoopfacturen automatisch in je boekhouding staan, hoef je je daar gelukkig niet langer druk over te maken. De meeste boekhoudpakketten berekenen namelijk automatisch hoeveel btw je moet betalen en wat de voorbelasting is op je inkopen.
Je ziet een btw-overzicht dat direct aansluit op de indeling van de Belastingdienst en kunt je boekhoudpakket machtigen om de btw-aangifte namens jou in te dienen. Dat kan al in een paar klikken, waardoor je elk kwartaal veel tijd bespaart.
Je hebt er vast al over gehoord in het nieuws: de opkomst van e-facturering. In sommige landen binnen de EU is dit zelfs al verplicht, zoals in Frankrijk en België. In Nederland geldt dat nu nog alleen wanneer je diensten of producten aan de Rijksoverheid levert.
De reden dat e-facturering in opkomst is, heeft vooral te maken met het voorkomen van btw-fraude en belastingontduiking. E-facturatie maakt onze economie dus eerlijker en transparanter.
Een e-factuur ziet er voor jou waarschijnlijk hetzelfde uit als een gewone factuur, maar onder de motorkap werkt het anders. De factuurgegevens zitten namelijk verstopt in een speciaal bestandsformaat dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch kan inlezen. Dat is dus iets heel anders dan het pdf'je dat jij normaal verstuurt.
Lever je diensten of producten aan de Rijksoverheid? Dan ben je, zoals zojuist al genoemd, verplicht een e-factuur te sturen. Doe je echter geen zaken met de overheid? Dan heb je dit nog niet nodig, ongeacht of je voor bedrijven of particulieren werkt.
Doe je echter zaken met klanten in andere EU-landen? Dan kan het zijn dat zij je vragen om een e-factuur te sturen, ook al is dat voor jou als Nederlandse zzp'er niet verplicht.
Via Europese regelgeving (ViDA) vanaf 2030 stap voor stap verplicht voor bedrijven. Eerst beginnen ze in Nederland met e-facturen, daarna komen er langzaam meer regels bij. Zo krijgen bedrijven de tijd om te wennen voordat alles volledig verplicht wordt in 2032.
ViDA staat voor VAT in the Digital Age. Dit is de Engels term voor 'btw in het digitale tijdperk'. Het is een pakket herziene btw-regels dat de Europese Raad op 11 maart 2025 officieel heeft aanvaard. ViDA heeft alleen betrekking op zakelijke transacties tussen bedrijven. Als jouw klanten particulieren zijn, is ViDA voor jou dus niet relevant.
Je factureert aan particulieren of kleine bedrijven → verstuur via je boekhoudpakket. Snel, overzichtelijk en alles op één plek.
Je hebt nog geen boekhoudpakket → download je factuur als pdf - bijvoorbeeld vanuit Microsoft Word of Canva - en verstuur per e-mail.
Je klant werkt niet digitaal of vraagt expliciet om een papieren factuur → print en stuur op.
Je doet klussen voor de overheid → vraag na of e-facturatie verplicht is. Grote kans van wel.
Je werkt voor buitenlandse bedrijven in de EU → vraag na of e-facturatie wel of niet nodig is. Dit verschilt per land en per bedrijf.
Wil je geen tijd verspillen aan factureren en al je facturen in één overzicht zien, inclusief vervaldatum? Dan is factureren vanuit je boekhoudpakket de keuze die bij jou past. En het mooie is: het is een heel eenvoudige manier van factureren. Zelf ervaren hoe het werkt? Probeer Rompslomp nu 30 dagen gratis uit en verstuur vandaag nog je eerste factuur vanuit ons boekhoudpakket.