Wat is de rol van een zakelijke bankrekening bij de btw-aangifte?

In het kort

•  Een zakelijke bankrekening is niet verplicht bij het doen van btw-aangifte.
• De informatie voor je btw-aangifte komt uit je administratie, niet van je bankafschrift.
• Als je een zakelijke bankrekening hebt, zie je makkelijker welke uitgaven zakelijk waren en je dus in je boekhouding moet opnemen. Dit maakt het doen van btw-aangifte makkelijker.
• Een zakelijke bankrekening kun je ook koppelen aan je boekhoudpakket waardoor een groot deel van je btw-administratie automatisch verloopt.
• Andere voordelen van een zakelijke rekening zijn: overzicht, professionaliteit en een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk. Daarnaast mag je de kosten voor de zakelijke bankrekening aftrekken van je winst.

Heb je verplicht een zakelijke bankrekening nodig om btw-aangifte te doen?

Nee, het is niet verplicht om een zakelijke bankrekening te hebben als je btw-aangifte doet. Je mag je btw-aangifte gewoon betalen met je privérekening. Het is wel een stuk lastiger omdat je hierdoor overzicht mist.

De voordelen van een zakelijke rekening bij je btw-aangifte

Bij het doen van je btw-aangifte wordt gekeken naar hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je hebt betaald. Het verschil moet je afdragen aan de Belastingdienst. Daarbij wordt niet gekeken naar je bankrekening, maar naar je administratie.
 
Heb je wel iets betaald van je rekening, maar heb je de uitgave niet verwerkt in je administratie? Dan telt het niet mee bij je btw-aangifte. Strikt genomen speelt je zakelijke rekening dus geen enkele rol bij je btw-aangifte. Maar de praktijk is anders.

Geldstromen die door elkaar lopen

Als je als zzp’er alles doet van je privérekening lopen je geldstromen door elkaar. Op je (digitale) bankafschrift staan alle zakelijke en privé uitgaven door elkaar. De kans is groot dat je hierdoor vergeet zakelijke uitgaven in je administratie op te nemen. Want weet jij na twee maanden nog of die uitgave bij de Bruna was voor knutselspullen of een zakelijke labelmaker? Vast niet. Maar als je de uitgave zakelijk had betaald, dan was er wel een belletje gaan rinkelen. En zou je nog snel op zoek zijn gegaan naar het bijbehorende bonnetje zodat je de btw terug kon vragen.
 
Een zakelijke bankrekening maakt het dus makkelijker om je administratie bij te houden. Je loopt geen geld mis en bespaart tijd omdat je minder hoeft uit te zoeken.

Ook handig voor je btw-aangifte: een koppeling tussen je bankrekening en je boekhoudpakket

Voor je btw-aangifte is het dus belangrijk dat je jouw inkomsten en uitgaven opneemt in je administratie en ze kunt bewijzen met bonnetjes of facturen. Dit kun je handmatig doen, maar je kunt hier ook een boekhoudprogramma voor gebruiken.
 
Een boekhoudprogramma heeft allerlei handige, tijdbesparende functies. Zo is het vaak mogelijk je bankrekening te koppelen aan je boekhoudpakket. Het programma registreert dan automatisch welke verstuurde facturen al zijn betaald. Ook controleert het van welke uitgaven de bonnetjes of facturen nog ontbreken. Zo weet je zeker dat je geen geld misloopt.
 
Zo’n automatische koppeling is alleen mogelijk met een zakelijke bankrekening. Nóg een reden om te kiezen voor een zakelijke bankrekening.

Tip: bied jouw boekhoudprogramma geen mogelijkheid voor een automatische bankkoppeling? Dan kun je jouw transacties ook exporteren naar een MT940 (of Swift / .swi) of CAMT.053 bestand. Dit upload je vervolgens in je boekhoudprogramma om je inkomsten en uitgaven te koppelen aan je administratie. Exporteren in deze bestandsformaten is vaak alleen mogelijk bij zakelijke rekeningen.

Andere voordelen van een zakelijke bankrekening voor zzp’ers

Een zakelijke rekening is niet alleen handig voor je btw-aangifte. Andere voordelen zijn bijvoorbeeld:

• Het staat professioneler richting je klanten
  Een overboeking naar een rekening van Janssen Advies wekt meer vertrouwen dan een overboeking naar Jan Janssen.

• Het is makkelijker als bewijsmiddel voor de Belastingdienst
  Zowel jij als de Belastingdienst hoeven niet al je uitgaven te bekijken om te beoordelen wat zakelijk is en privé (ook fijn voor je privacy).
  
• De kosten van een zakelijke bankrekening zijn aftrekbaar
  De kosten verlagen je winst en zorgen er dus voor dat je minder inkomstenbelasting betaalt.
• Je maakt geen onrechtmatig gebruik van je privérekening
  Een privérekening gebruiken voor zakelijke doeleinden is bij de meeste banken niet toegestaan. Je loopt dus niet het risico dat je privérekening wordt geblokkeerd omdat jij hem zakelijk gebruikt.
• Privé blijft privé
  Je gebruikt niet per ongeluk privévermogen om je zakelijke uitgaven te kunnen betalen.

Een zakelijke bankrekening: niet nodig, wel handig voor je btw-aangifte

Officieel heb je dus geen zakelijke bankrekening nodig om btw-aangifte te kunnen doen. Maar wil je tijd besparen en zeker weten dat je alle mogelijke btw hebt teruggevraagd? Dan is een zakelijke rekening eigenlijk onmisbaar als zzp’er of freelancer.
 
Heb je nog geen zakelijke bankrekening? Vraag hem dan aan bij een bank naar keuze. Vergelijk goed de voorwaarden voordat je besluit met wie je in zee gaat. Het is gewoon mogelijk om zakelijk bij een andere bank te bankieren dan privé. En ben je klant van Rompslomp? Dan past de Rompslomp Betaalrekening wellicht goed bij je. Je leest hier alles over de Rompslomp Betaalrekening.

Alles over de Rompslomp Betaalrekening