Tijdens het eerste gesprek geeft deze ondernemer aan dat hij echt hulp nodig heeft met het organiseren van zijn boekhouding en financiële zaken. De boekhouding loopt behoorlijk achter en efficiëntie is ver te zoeken. Slapeloze nachten door het ontbreken van inzicht en overzicht is het gevolg. Dat geeft stress. Hij heeft geen plezier aan het managen van zijn cijfers. Daardoor kost het hem bergen energie. Hij wil graag naar een goed geautomatiseerd systeem. Na onze eerste afspraak zegt hij: “Ik voel me letterlijk lichter. Alleen al doordat jij me hierbij helpt, heb ik het gevoel dat het goed gaat komen”.
De boekhouding blijkt een enorme chaos. Ik krijg ‘carte blanche’ voor het op orde krijgen van de boekhouding. Dat doe ik door te structureren, te begeleiden én duidelijke opdrachten aan de ondernemer te verstrekken. Ik maak met zijn accountant een afspraak om helder te krijgen hoe het er precies voor staat. Als buitenstaander kijk ik mee in het bedrijf en de boekhouding. Er vallen me meerdere zaken op. Die hebben echt aandacht nodig. Dat komt allemaal later aan bod. Eerst moeten de urgente zaken worden aangepakt. De boekhouding van de afgelopen jaren en het lopende jaar moeten op orde. Daarnaast moet er een goed werkbaar systeem voor de toekomst worden opgezet.
De boekhouding. Niet de favoriet van mening ondernemer. Je wilt er geen onnodig tijd aan besteden. Maar het moet wel kloppen. De belangrijkste tips om voor een efficiënte boekhouding zijn:
Je administratie hoeft geen ingewikkeld systeem te zijn.
Werk met duidelijke mappen – fysiek of digitaal – voor inkomende facturen, uitgaande facturen, bonnetjes, belastingaangiftes en correspondentie. Werk volgens het principe ‘één keer aanraken’ – als je een bon of factuur binnenkrijgt. Verwerk of archiveer deze meteen.
Zet per kwartaal een terugkerende afspraak in je agenda, bijvoorbeeld gelijk na afloop van het kwartaal. Check of alle inkomsten en uitgaven zijn verwerkt. Klopt het banksaldo in je boekhouding met die van de bank? Dien ook je btw-aangifte in voor de deadline. Heb je ook een boekhouder of adviseur? Dan is dit een goed moment om een afspraak te maken.
Ben je echt niet in de wieg gelegd voor het doen van je administratie? Besteed het dan uit. Dan is het geen zwaktebod, maar juist een goed plan om hulp in te schakelen. Een boekhouder, VA of administratief ondersteuner kan orde brengen én jouw ruimte geven om te focussen op je werk.
Ik weet zeker dat deze ondernemer er goed aan heeft gedaan om hulp te vragen. Hij heeft de punten 1 t/m 4 gemist. Hij heeft zichzelf geen tijd gegund om de boel in te richten. Vervolgens heeft hij geen tijd genomen om wekelijks een afspraak met zichzelf voor zijn boekhouding in te plannen. Laat staan die van het kwartaal. Daar gaat nu verandering in komen. Hij kan met mijn komst niet meer om zijn boekhouding heen. Als tip heb ik hem meegegeven om straks iemand in te huren voor de terugkerende handelingen. Zodat ritme de belangrijkste pijler wordt voor een efficiënte aanpak.
Wat begint met het doorvoeren van een efficiënte boekhouding, werkt door in alles. Er ontstaat rust. Daardoor ruimte voor ondernemen en een goede nachtrust. Omdat je weet: ik heb het op orde.
Zij en cijfers