Je mag niet zomaar een factuur aanpassen en opnieuw versturen. Ook al is het een kleine fout! Dan bestaan er namelijk twee verschillende facturen met hetzelfde factuurnummer en is niet duidelijk welke geldig is.
Je mag wel een factuur corrigeren met een creditfactuur. Klopt de hele factuur niet? Maak dan een creditfactuur van het gehele bedrag en stuur deze naar de klant. Een creditfactuur heeft een eigen uniek factuurnummer. Vervolgens maak je een nieuwe factuur - met weer een nieuw factuurnummer - met de juiste gegevens.
Een creditfactuur is een factuur met een eigen factuurnummer. In plaats van “factuur” zet je “creditfactuur” op het document. Ook zet je erbij bij welke originele factuur die hoort. Op deze creditfactuur zet je vervolgens het bedrag van de originele factuur als negatief. In je boekhouding is het dan duidelijk dat de eerste factuur niet geldig is. Zie een voorbeeld van een creditfactuur hieronder.
Je kunt ook een creditfactuur versturen voor een deel van het bedrag op de factuur. Dat doe je bijvoorbeeld als je per ongeluk te veel in rekening hebt gebracht en alleen het overschot wilt corrigeren. Of als je een klant korting gaf voor een tijdige betaling, maar deze te laat heeft betaald. Zo blijft de oorspronkelijke factuur geldig.
Heb je te weinig in rekening gebracht? Dan hoef je geen creditfactuur te maken. In plaats daarvan maak je een nieuwe factuur waarin je het overblijvende bedrag vraagt. Maak duidelijk dat het gaat om een resterend bedrag van de originele factuur.
Met een online boekhoudpakket is het maken van een creditfactuur heel simpel. Met 1 druk op de knop maak je in de meeste programma’s een creditfactuur aan.
Je gaat naar de verstuurde factuur. Klik op een knop om de factuur te crediteren en het systeem maakt vanzelf de creditfactuur met een nieuw factuurnummer. Het kan zijn dat automatisch de hele factuur wordt gecrediteerd. Wil je slechts een gedeelte crediteren dan kun je dit handmatig aanpassen. Zie hier hoe je het in Rompslomp doet:
Bij een creditfactuur wordt ook de btw van de originele factuur gecrediteerd. Een boekhoudprogramma zorgt ervoor dat de btw die gecrediteerd wordt, ook automatisch op je btw-overzicht gecorrigeerd wordt. De btw heb je namelijk niet ontvangen en hoef je dus ook niet te betalen. Dit wordt dan als negatieve btw vermeld in het btw-overzicht.
Heb je een factuur gecrediteerd, maar heeft de klant de originele factuur al betaald? Dan betaal je het overgemaakte bedrag terug. Vervolgens stuur je de nieuwe juiste factuur en deze kan de klant opnieuw betalen met als referentie het juiste factuurnummer dat bij de nieuwe factuur hoort.
Heb je een factuur gedeeltelijk gecrediteerd? Dan betaal je alleen het gecrediteerde bedrag terug!
Maak jij je facturen nog met de hand? Probeer een boekhoudprogramma!
Een boekhoudprogramma kan je veel tijd en fouten besparen. Facturen maken en crediteren is zo gepiept. Probeer Rompslomp een maand gratis en vrijblijvend uit. Zo ontdek je zelf of een boekhoudprogramma iets voor je is. Lees hier hoe het proefabonnement precies werkt of meld je meteen aan om gratis te proberen.
Lees ook het blog: Achteraf je factuur aanpassen, dit zijn de regels!