Achteraf een factuur aanpassen: dit zijn de regels!

Soms komt het voor dat je als ondernemer een factuur hebt verstuurd en daarna pas een fout erin ziet staan. Of wellicht krijg je van je klant het bericht dat hun bedrijfsnaam/adres of andere gegevens zijn veranderd en of je een nieuwe factuur met de juiste gegevens erop wil versturen. Mag je in zulke gevallen zomaar je factuur aanpassen, moet je een nieuwe factuur maken of dien je een creditfactuur op te stellen? Wat moet er op de factuur staan en is een factuur wettelijk bindend? 

De regels van de Belastingdienst

Wat moet er op een factuur staan? Voor het opstellen en versturen van facturen heeft de Belastingdienst factuureisen opgesteld. Eén daarvan is dat op de factuur de wettelijk verplichte gegevens dienen te staan. Een andere regel is dat de Belastingdienst de factuur moet kunnen controleren. Als een inspecteur de facturen wil inzien, dien jij deze te kunnen overhandigen. Bewaar je facturen daarom minstens 7 jaar.

De Belastingdienst staat namelijk niet toe dat je verzonden facturen zomaar aanpast of verwijdert. De belangrijkste regel voor het herzien van facturen is: dat de factuur uniek dient te zijn. Dit betekent dat je moet kunnen laten zien dat de factuur werkelijk door jou (de afzender) is verstuurd, en dat de factuur niet is aangepast of veranderd.

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de verzender van de factuur.

Herzien van een factuur mag, maar doe het goed

Een factuur is geen wettelijk bindend document, maar een betaalverzoek. Eigenlijk is de factuur een gevolg van een afspraak of overeenkomst die jij met je klant bent aangegaan. Klopt het bedrag niet op de factuur, of staan er verkeerde naam of adresgegevens op? Dan mag je de factuur altijd herzien maar dan moet dit wel op de juiste manier die boekhoudkundig kloppend is!

Een reeds verstuurde factuur even bewerken en dan opnieuw versturen mag niet! Als je een factuur die je al aan de klant hebt verstuurd achteraf veranderd/aanpast en vervolgens weer met hetzelfde nummer aan de klant verstuurd, bestaan er in feite twee facturen met verschillende inhoud met hetzelfde nummer. Ook moet jouw factuurnummering opeenvolgend zijn en als je een factuur verwijderd is de kans groot dat er een gat in je factuurnummering komt. En volgens de Belastingdienst; mag dit niet.

Mogelijkheden voor herzien van een factuur

Hoe je de factuur op de juiste boekhoudkundige manier aanpast, ligt aan de aard van de wijziging. Hieronder geven we je wat voorbeelden:

• Heb je de klant te weinig in rekening gebracht? Dan stuur je een extra factuur met een eigen factuurnummer. Je kan op de factuur zelf duidelijk maken dat het om een additioneel bedrag gaat van de oorspronkelijke factuur.
• Heb je de klant te veel in rekening gebracht? Dan kan je een creditfactuur sturen voor het overschot.
• Wil je de hele factuur herzien, ook al is de fout nog zo klein? Je kunt dan de originele factuur crediteren.
• Is je factuur nog niet definitief vastgesteld en in concept en dus nog niet verstuurd dan kun je de uiteraard wel gewoon de factuur bewerken

Dus wil je achteraf een factuur herzien of aanpassen? Dat kan, maar zorg er dan voor dat je deze aanpast volgens de regels van de Belastingdienst.