Heb je een fout gemaakt in je factuur of vraagt je klant om een factuur aan te passen? Maak gemakkelijk een creditfactuur om dit te corrigeren.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur of creditnota maak je als je een fout hebt gemaakt op je originele factuur of als om welke reden dan ook je klant om een aanpassing vraagt.

Stel dat je je factuur verstuurd hebt en 50 stuks gefactureerd hebt, terwijl je er 5 zou leveren. Jouw klant belt en laat je weten dat er een fout in de factuur zit. Als je de factuur gewoon zou aanpassen zijn er twee facturen in omloop met hetzelfde factuurnummer. Volgens de Belastingdienst mag dit niet. Het kan hierdoor namelijk onduidelijk worden welke factuur de juiste is, zeker als deze op dezelfde datum zijn verstuurd.

Lees ook ons blog over de regels om een factuur achteraf aan te passen

Wanneer crediteer je een factuur?

Je maakt een creditfactuur wanneer je een fout hebt gemaakt op een factuur. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je klant niet tevreden is of een klus toch niet doorgaat terwijl je wel al een factuur hebt verstuurd. In dat geval zal je ook de factuur, of een deel daarvan moeten crediteren.

Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, maakt de verstuurde factuur (of een gedeelte ervan) ongedaan. Op je creditfactuur staat dan het gefactureerde bedrag negatief vermeld. Hierna kan je een nieuwe factuur opmaken en versturen.

Creditfactuur maken en versturen in Rompslomp

Om in Rompslomp een creditfactuur te maken, open je een originele factuur. In de rechterbalk staat de knop 'Crediteer factuur'. Deze zal direct een nieuwe creditfactuur aanmaken die de originele factuur zal corrigeren. Standaard wordt het gehele factuurbedrag gecrediteerd. Wil je niet het gehele bedrag crediteren? Bewerk dan de creditfactuur en plaats het bedrag wat gecrediteerd moet worden negatief op de creditfactuur (met een minteken ervoor). Verderop in dit Supportartikel zullen we de stappen beschrijven voor het aanmaken van een deelcredit

De nieuw aangemaakte creditfactuur is te herkennen aan het label "creditfactuur" en ook aan de aanduiding "Creditfactuur: factuurnummer". De originele factuur krijgt het label "Gecrediteerd". Zie hier een voorbeeld van een aangemaakte creditfactuur:

Hoe maak ik een deelcredit aan
Je hebt een factuur gemaakt voor bijvoorbeeld 50 artikelen. Je klant neemt contact op en geeft aan dat dat niet juist is, want er waren er maar 5 besteld.

In dat geval open je ook eerst de aangemaakte definitieve factuur en je kiest voor Crediteer factuur.

In het volgende scherm kies je voor 'Bewerk deze factuur'

Je verricht hier dan de nodige aanpassingen bij de factuurregel(s). In dit voorbeeld heb je 50 artikelen gefactureerd terwijl het er maar 5 moesten zijn dus crediteer je 45 artikelen.

Scroll naar beneden en klik op 'Factuur opslaan'.

Door op een van beide groene knopen te klikken maak je de deelcredit definitief.

Creditfactuur en btw

Als je een factuur met btw crediteert dan wordt ook de btw gecrediteerd. Rompslomp zorgt ervoor dat de btw die gecrediteerd wordt automatisch op je btw-overzicht gecorrigeerd wordt. De btw heb je namelijk niet ontvangen en hoef je dus ook niet te betalen. Dit wordt dan als negatieve btw vermeld in het btw-overzicht.

De datum van de creditfactuur is, net als bij facturen, leidend voor de periode waarin de btw wordt verrekend. Het kan dus zo zijn dat de creditfactuur in een andere btw-periode wordt verrekend dan het origineel.

Creditfactuur en de betaling

• Is de gecrediteerde factuur al voldaan? Dan zal het reeds betaalde bedrag aangemerkt worden als 'teveel betaald'. Het teveel betaalde bedrag kan je dan terugbetalen. De terugbetaling koppel je aan de originele factuur (dus niet aan de creditfactuur) om deze weer op 100% betaald te krijgen.
• Is de gecrediteerde factuur nog niet voldaan? Dan wordt deze op betaald gezet. De creditfactuur wordt ook direct als betaald gemarkeerd, want ze heffen elkaar op.

Een uitgave crediteren

Soms heb je zelf een uitgave gedaan en wordt deze door de leverancier gecrediteerd. Voor het inboeken hiervan volg je dezelfde stappen als bij een verkoopfactuur:

1. Ga naar de uitgave en kies voor 'crediteer deze uitgave'.
2. Bewerk de credituitgave eventueel, en sla deze op.

Is de uitgave nog niet betaald? Dan heft de creditnota de uitgave op. Deze hoeft dan niet meer betaald te worden.

Is de uitgave al betaald? Dan zorgt de creditnota ervoor dat deze het label 'teveel betaald' krijgt. Zodra jij de terugbetaling hebt ontvangen, koppel je deze aan de originele uitgave (niet aan de creditnota) om deze weer op 100% betaald te krijgen. Dit komt ook in dit Supportartikel aan de orde.

Creditfactuur verwijderen

Moet de creditfactuur toch weer teruggedraaid worden? Dan kun je de creditfactuur openen en verwijderen. Mits deze nog niet verzonden was naar de klant! Alle stappen zoals hierboven benoemd worden dan teruggedraaid, dus ook de betaalstatus en je btw-overzicht. Let daar dus goed op!

Is de credit al definitief? Dan kan deze niet meer teruggedraaid worden. Je zult de factuur dan opnieuw moeten maken.

Oninbare facturen

Het is ook mogelijk dat je een factuur hebt die helemaal niet betaald gaat worden. Je kunt deze dan markeren als een oninbare dubieuze factuur. Dit is dus iets anders dan de factuur crediteren. Lees hier meer over oninbare facturen.