Creditfactuur maken en versturen

Geschreven:

Heb je een fout gemaakt in je factuur of vraagt je klant de factuur aan te passen? Maak gemakkelijk een creditfactuur om dit te corrigeren.

Wat is een creditfactuur?

Een creditfactuur of creditnota maak je als je een fout hebt gemaakt op je originele factuur of als om welke reden dan ook je klant voor een aanpassing vraagt. Stel dat je je factuur verstuurd hebt en 50 stuks gefactureerd hebt terwijl je er maar 5 zou leveren, je klant belt en laat je weten dat er een fout in zit. Als je de factuur gewoon aanpast zijn er 2 facturen in omloop met het zelfde factuurnummer en dat mag niet. Het kan hierdoor onduidelijk worden welke factuur de juiste is, helemaal als deze op dezelfde data zijn verstuurd.

Lees ook ons blog over de regels om een factuur achteraf aan te passen

Wanneer je een creditfactuur maakt

Je maakt een creditfactuur wanneer je een fout hebt gemaakt op de factuur. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je klant niet tevreden is of een klus toch niet doorgegaan is en je hebt wel al een factuur verstuurd. In dat geval zal je ook de factuur, of een deel daarvan moeten crediteren.

Een creditfactuur, ook wel creditnota genoemd, maakt de verstuurde factuur ongedaan. Op je creditfactuur staat dan het gefactureerde bedrag als negatief vermeld. Hierna kan je een nieuwe factuur opmaken en die aan je klant vesturen.

Creditfactuur maken en versturen in Rompslomp

Om in Rompslomp een creditfactuur te maken, open je een originele factuur. In de rechter balk staat een button 'Crediteer factuur'. Deze zal direct een nieuwe creditfactuur aanmaken die de originele factuur zal corrigeren. Standaard wordt het gehele factuurbedrag gecrediteerd. Wil je niet het gehele bedrag crediteren? Bewerk dan de creditfactuur en plaats het bedrag wat gecrediteerd moet worden als negatief op de creditfactuur (met een minteken ervoor).

Creditfactuur maken voorbeeld

De nieuw aangemaakte creditfactuur is te herkennen aan het label "creditfactuur" en ook aan de aanduiding Creditfactuur: factnummer. De originele factuur krijgt het label "Gecrediteerd". Zie hier een voorbeeld van een aangemaakte creditfactuur:

Creditfactuur voorbeeld

Creditfactuur en btw

Wanneer je een factuur met btw crediteert dan wordt ook deze btw gecrediteerd. Rompslomp zorgt ervoor dat de btw die gecrediteerd wordt automatisch op je btw overzicht gecorrigeerd wordt. De btw heb je namelijk niet ontvangen en hoef je dus ook niet te betalen. Dit wordt dan als negatieve btw geboekt op het btw overzicht.

De datum van de creditfactuur is, net als bij facturen, leidend voor de periode waarin de btw wordt verrekend. Het kan dus zo zijn dat de creditfactuur in een andere btw periode wordt verrekend dan het orgineeel.

Creditfactuur en de betaling

  • Als de originele factuur al betaald is en de status op "betaald" staat. Als je dan de originele factuur crediteert dan wordt de creditfactuur op betaald gezet maar de betaalstatus van de originele factuur wordt dan aangepast en rood gemarkeerd dat er teveel betaald is. Er moet immers nog een terugbetaling gedaan worden. De terugbetaling kun je koppelen aan de orginele factuur zodat deze ook op 100% betaald komt te staan.

  • Als de originele factuur nog niet betaald was en de status op "niet betaald" staat. Als je de originele factuur dan crediteert dan wordt deze op betaald gezet. De credit factuur wordt ook direct als betaald gemarkeerd want ze heffen elkaar op.

Creditfactuur verwijderen

Moet de creditfactuur toch weer teruggedraaid worden dan kun je de creditfactuur openen verwijderen. Alle stappen zoals hierboven benoemd worden dan teruggedraaid, dus ook de betaalstatus en je btw overzicht. Let daar dus goed op!

Oninbare facturen

Het is ook mogelijk dat je een factuur hebt die helemaal niet betaald gaat worden. Je kunt deze dan markeren als een onbetaalbare dubieuze factuur. Dit is dus iets anders dan de factuur crediteren. Lees hier meer over onbetaalbare facturen