Betaalt je klant een factuur in delen, is er een aanbetaling gedaan, of betaal je een uitgave in meerdere termijnen? Dit artikel legt uit hoe je deelbetalingen verwerkt voor een verzonden verkoopfactuur. Wanneer je een betaling koppelt die niet het volledige bedrag dekt, ziet Rompslomp dit als een deelbetaling. Het systeem berekent automatisch welk percentage betaald is en welk bedrag nog openstaat. Het reeds betaalde bedrag kun je ook op de factuur weergeven.

Daarnaast lees je hoe je een aanbetaling verwerkt vóór het aanmaken van een factuur en hoe je deze vervolgens op de factuur weergeeft. Betaal je zelf een ontvangen factuur in delen en heb je deze ingeboekt als uitgave? Een deelbetaling koppelen aan een uitgave werkt hetzelfde als het verwerken van een deelbetaling van een verkoopfactuur. Het verschil is dat je kiest voor de optie 'Koppelen aan bestaande uitgave'.

Een factuur wordt in meerdere deelbetalingen voldaan

Verwacht je dat een klant de aan te maken factuur in delen betaalt? Dan kun je de toekomstige gekoppelde deelbetalingen weergeven als reeds betaald bedrag op de factuur zelf (lay-out). Ga als volgt te werk:

• Ga naar 'Facturen' en klik op [+ Nieuwe factuur]. Selecteer de klant en vul de factuurregels en bedragen in.
• Vink onder 'Betalingsinformatie' de optie [Deel en aanbetalingen tonen op factuur?] aan. Let op: je kunt deze optie alleen activeren bij het aanmaken van een factuur of bij het bewerken van een conceptfactuur.
• Klik op de groene knop [Maak conceptfactuur aan]. In de preview van de conceptfactuur zie je nu de regels 'Reeds betaald' en 'Openstaand bedrag'. Deze verschijnen omdat je de optie 'Deel en aanbetalingen tonen op factuur?' hebt geactiveerd.

Koppel de deelbetaling aan de factuur

Maak de factuur definitief om deze in de boekhouding te verwerken. Zodra je de factuur hebt verzonden en de klant een deelbetaling heeft gedaan, kun je deze betaling eenvoudig aan de factuur koppelen. In dit voorbeeld gaan we uit van een deelbetaling die in het onderdeel 'Betalingen' staat en klaar is om ingeboekt te worden.

• Ga in het hoofdmenu naar 'Betalingen' en zoek de deelbetaling op.
• Klik op de groene knop [Inboeken] zodra je de bijschrijving van de deelontvangst hebt gevonden.
• Kies in het pop-upvenster 'Verwerk betaling' voor 'Koppelen aan een bestaande factuur'.
• Zoek de factuur waarop de deelbetaling betrekking heeft en klik op [Kiezen]. Je keert terug naar de betalingenlijst, waar je ziet dat de betaling is gekoppeld aan de factuur.
• Ga in het hoofdmenu naar 'Facturen'. In de facturenlijst zie je dat de factuur gedeeltelijk als betaald staat geregistreerd.
• Open de factuur om de lay-out ervan te bekijken. De gekoppelde deelbetaling verschijnt nu bij 'Reeds betaald'.

Je kunt de factuur nu opnieuw met de klant delen via een hyperlink met [Deel deze factuur], de nota opnieuw per e‑mail versturen, of een herinnering sturen.
Let op: gebruik je een iDEAL-betaallink op je factuur? Deze verwijst na verwerking van de deelbetaling automatisch naar het openstaande restbedrag.

Een aanbetaling wordt gedaan voorafgaand aan de factuur

Wanneer een klant een aanbetaling doet, heb je meestal nog geen factuur aangemaakt. Wil je de aanbetaling wel al verwerken in je boekhouding voordat je de factuur aanmaakt? Volg dan de onderstaande stappen.
Let op: in dit voorbeeld staat de aanbetaling als ingelezen mutatie in het onderdeel 'Betalingen' en is klaar om ingeboekt te worden.

• Ga naar 'Betalingen' via het hoofdmenu en zoek de betalingsregel met de aanbetaling.
• Klik op de bijbehorende groene knop [Inboeken].
• Kies in het pop-upvenster ‘Verwerk betaling’ voor de optie ‘Dit is een aanbetaling’.
• Er verschijnt een nieuw venster met een voorstel voor een memoriaalboeking. De aanbetaling wordt tijdelijk op de balans geplaatst onder 'Onverwerkte aanbetalingen'. Daarnaast wordt de aanbetaling als bijschrijving op je bankrekening verwerkt, waardoor het banksaldo op de balans omhooggaat. Klik op [Opslaan] om de boeking vast te leggen.

Je keert terug naar de betalingenlijst. De regel met de aanbetaling is nu gekoppeld aan de memoriaalboeking.
De aanbetaling wordt tijdelijk aan de schuldzijde van de balans geboekt onder 'Kortlopende schulden'. Zodra je de factuur aan deze aanbetaling koppelt, verdwijnt het bedrag automatisch van de balanspost 'Onverwerkte aanbetalingen'.

Koppel de aanbetaling aan de aan te maken factuur

Maak een factuur aan voor de klant van wie je de aanbetaling hebt ontvangen. Deze aanbetaling staat inmiddels op je balans onder de post 'Onverwerkte aanbetalingen'.

• Ga naar 'Facturen' en klik op [+ Nieuwe factuur]. Selecteer de klant en vul de factuurregels en bedragen in.
• Vink onder 'Betalingsinformatie' de optie [Deel en aanbetalingen tonen op factuur?] aan.
• Klik op de groene knop [Maak conceptfactuur aan]. In de preview van de conceptfactuur zie je nu de lege regel 'Reeds betaald' en de regel 'Openstaand bedrag' met het volledige factuurbedrag. Deze regels verschijnen omdat je de optie 'Deel en aanbetalingen tonen op factuur?' hebt geactiveerd.
• Klik op de groene knop [Maak deze factuur definitief] om de factuur in de boekhouding te verwerken.
• Voordat je de factuur verstuurt, kun je de aanbetaling die op de balans staat koppelen aan de nota. Klik hiervoor aan de rechterzijde onder 'Betaling' op de knop [Pas betaling aan].
• Klik in het geopende venster op de groene knop [+ Nieuwe betaling]. Kies vervolgens voor de optie 'Aanbetaling toevoegen'.
• Selecteer in het veld 'Aanbetaling' de onverwerkte aanbetaling van de balans en klik op de knop [Opslaan].

De betaling is toegevoegd en het venster toont het resterende bedrag. Sluit het venster. De aanbetaling verschijnt nu op de factuur bij 'Reeds betaald' en is van de balans verdwenen. Je kunt de factuur nu naar de klant sturen.

Ook hier geldt: gebruik je een iDEAL-betaallink op je factuur? Deze verwijst na verwerking van de aanbetaling automatisch naar het openstaande restbedrag.

Deel en aanbetalingen standaard tonen voor klant

Je kunt de optie 'Deel en aanbetalingen tonen op factuur?' alleen activeren bij het aanmaken van een factuur of bij het bewerken van een conceptfactuur. Zodra de factuur definitief is, is deze optie niet meer beschikbaar. Betaalt je klant standaard in delen of doet deze meestal een aanbetaling? Dan is het handig om deze optie standaard te activeren voor dit contact. Ga als volgt te werk:

• Ga in het hoofdmenu naar 'Contacten' en open de klant.
• Klik rechts op [Bewerk dit contact] en scroll naar beneden.
• Klik op [Standaard eigenschappen voor facturen] om de opties te tonen en vink 'Deel en aanbetalingen standaard tonen op factuur?' aan.
• Sla de wijziging op met [Opslaan].

Wanneer je vervolgens een factuur aanmaakt voor deze klant, wordt de optie 'Deel en aanbetalingen tonen op factuur?' automatisch ingeschakeld.

Een uitgave in meerdere deelbetalingen voldaan

Een deelbetaling koppelen aan een ingeboekte uitgave werkt hetzelfde als het verwerken van een deelbetaling van een verkoopfactuur. Het verschil is dat je bij het verwerken van de betaling kiest voor de optie 'Koppelen aan bestaande uitgave'. Je kunt meerdere betalingen aan één uitgave koppelen.

Eén betaling koppelen aan meerdere facturen

Betaalt een klant meerdere openstaande facturen met één transactie? Dan kun je meerdere facturen aan deze betaling koppelen.

• Ga in het onderdeel 'Betalingen' naar de transactieregel met de verzamelbetaling en klik op [Inboeken].
• Selecteer in het vervolgscherm de optie 'Koppelen aan een bestaande factuur' en kies de eerste factuur die je wilt verbinden.
• Je keert terug naar de betalingenlijst. Je ziet dat de transactieregel is verbonden en er nog een restbedrag ingeboekt kan worden. Klik opnieuw op [Inboeken] en koppel de betalingsregel aan de volgende factuur.

Koppel op deze manier alle openstaande facturen waarop de betaling betrekking heeft.

Meer informatie

Betalingen inboeken
Betalingen beheren, verwijderen of ontkoppelen