Hoe werken automatische betalingsherinneringen?

Aan de hand van de vervaldatum en de betalingsstatus van de ingevoerde en vanuit Rompslomp verzonden (verkoop)facturen, bekijkt de toepassing één keer per dag voor welke nota's het betalingstermijn is verstreken. Maak je gebruik van de optie 'Automatische herinneringen' en is deze optie ook bij de bovengenoemde facturen actief/ingesteld? Dan worden de herinneringen als e-mailbericht automatisch naar jouw klant(en) verstuurd op de ingestelde dag (aantal dagen) na de vervaldatum van deze nota's.

Heb je voor een betreffende factuur reeds zelf (handmatig) een herinnering via Rompslomp verstuurd, dan wordt deze herinnering niet nogmaals verzonden door de (actieve) functie 'automatische herinneringen'. Met andere woorden: je klant ontvangt dus niet tweemaal of meerdere malen dezelfde herinnering.

Stap 1: Instellen

Ga naar 'Instellingen' > 'E-mail' en klik onder het kopje 'Herinneringsvoorkeuren' op de knop [Aanpassen].

Kies in het vervolgscherm 'Automatische herinneringen' voor de gewenste herinneringen-opties die je voor nieuwe facturen wenst te gebruiken.
Let op: De opgegeven herinneringen-instellingen zijn dus van kracht voor nieuw aan te maken facturen in Rompslomp. De reeds ingevoerde/aanwezige facturen worden niet aangepast op basis van deze herinneringen-instellingen.

Stap 2: Maak een nieuwe factuur

Zodra je een nieuwe factuur aanmaakt in Rompslomp, worden de vastgelegde instellingen uit stap 1 (automatische herinneringen) automatisch toegepast. De opties voor deze automatische herinneringen kunnen vervolgens bij het aanmaken van de factuur worden aangepast onder het kopje 'Automatische herinneringen', zoals in de onderstaande schermafbeelding zichtbaar is.

Stap 3: Maak de conceptfactuur aan

Heb je de aan te maken factuur vervolgens opgeslagen als 'conceptfactuur', dan kun je de herinneringen-instellingen voor deze conceptfactuur nog aanpassen met behulp van de knop [Pas herinneringen aan]. Deze knop is beschikbaar aan de rechterzijde van het scherm onder het kopje 'Herinneringen'.

Stap 4: Verstuur de factuur

Pas nadat je de factuur vanuit Rompslomp hebt verzonden, worden de ingestelde herinneringen voor de betreffende nota actief. Let op: Heeft de factuur wel de status 'definitief', maar is deze nota (nog) niet vanuit Rompslomp verstuurd? Dan zal er voor deze factuur geen automatische herinnering worden verzonden.

Instellingen wijzigen nadat factuur is verzonden

Zolang de datum van de herinnering voor de openstaande (verzonden) factuur nog niet is bereikt, is het nog mogelijk om de herinneringen-instellingen voor de betreffende factuur aan te passen. Gebruik hiervoor de knop [Pas herinneringen aan] aan de rechterzijde van het scherm (zie ook de onderstaande schermafbeelding).

Meer informatie

• Wil je een wijziging aanbrengen in het standaard e-mailbericht van je herinnering? Bekijk dan hier hoe je de standaard e-mailteksten kunt wijzigen.
• Wil je de standaard betalingstermijn aanpassen, dan kun je deze wijzigen via 'Instellingen' > 'Betalingsgegevens' > via het veld 'Standaard betalingstermijn (dagen)'.
• Lees hier als je liever handmatig betalingsherinneringen wilt versturen vanuit Rompslomp.