Facturen importeren

Geschreven:

Heb je facturen die je naar Rompslomp wilt overzetten? Bijvoorbeeld als je net met Rompslomp begint? Met behulp van een Excel bestand kun je nu gemakkelijk facturen importeren naar Rompslomp.

Hieronder leggen we je stapsgewijs uit hoe je facturen vanuit Excel naar Rompslomp kunt importeren.

  1. Ga naar 'Facturen' en op deze pagina vind je tabje 'Exporteren'. Als je hierop klikt krijg je de optie 'Importeer .xls'.

    Importeer Excel

  2. Je krijgt onderstaand scherm te zien, download hier het voorbeeld Excel bestand.

    Download voorbeeldbestand

  3. Open het voorbeeld Excel bestand en vul nu alle factuurgegevens in van de facturen die je wilt importeren. Het bestand dient aan bepaalde eisen te voldoen:

    • Per regel vul je de gegevens van 1 factuur in.
    • De kolomkop benaming en volgorde moet altijd hetzelfde blijven.
    • De volgende kolommen in het Excelbestand dienen altijd ingevuld te zijn: factuurnummer, beschrijving, datum, bedrag, BTW, en klant/bedrijfsnaam.
    • Wil je een factuur importeren met meerdere factuurregels dan voeg je in het Excel bestand eerst de eerste factuurregel met factuurnummer en datum toe en daaronder zet je de daaropvolgende factuurregels, zonder factuurnummer en datum! Zorg ervoor dat er altijd een beschrijving is ingevuld.

    Hieronder zie je een voorbeeld van een Excelbestand die op de juiste manier is ingevuld.

    Voorbeeldbestand Excel

  4. Upload en importeer het Excelbestand door op 'Bestand (*.xlsx)' te klikken en de bestandslocatie te selecteren. Vervolgens klik je op de groene knop 'Importeren.'

    Importeren

  5. Vervolgens verschijnt er in Rompslomp een overzicht van de objecten die je hebt geïmporteerd via het Excel bestand. Als dit correct is dan kun je nu op de groene knop klikken om de objecten te importeren.

    Importeer bestanden

  6. De facturen zijn nu aangemaakt als concept factuur. Hierover krijg je een melding die aaneeft dat er geïmporteerde facturen zijn die je definitief moet maken voordat ze in je boekhouding verwerkt worden.

    Geimporteerde facturen

  7. Maak de geïmporteerde facturen definitief. Je klikt een factuur aan, vervolgens kan je de factuur eventueel nog bewerken of aanpassen en dan in het rechterzijmenu klikken op 'maak definitief'

    Maak facturen definitief

  8. De factuur is nu definitief en ingeboekt. Zodra je de factuur definitief gemaakt is en je gaat terug naar het factuuroverzicht, zie je in het factuuroverzicht nu staan dat de factuur een andere status heeft gekregen. Van geïmporteerd naar 'nog niet betaald'.

    Factuur is geimporteerd

  9. Als de factuur definitief is vergeet dan niet ook de factuur betaling te verwerken en indien gewenst kun je de factuur nog aan je klant verzenden.

    Factuur definitief maken