Boekstuknummers en nummerreeksen
Een boekstuk is een bewijsstuk voor een financiële handeling. Hiermee kan bewezen worden dat een boeking thuishoort in de administratie. Boekstukken worden voorzien van een boekstuknummer. Het boekstuknummer is, nadat deze bijvoorbeeld in Rompslomp is toegekend, een statisch gegeven. Dit nummer verandert dus niet door bijvoorbeeld een wijziging in de datum aan te brengen.
In Rompslomp zijn het de volgende zaken die een boekstuknummer krijgen:
Facturen
Het factuurnummer van een aangemaakte (verkoop)factuur is (eveneens) het boekstuknummer in Rompslomp. Het factuurnummer is in Rompslomp overigens naar eigen inzicht in te stellen.
Wanneer je bent ingelogd in Rompslomp, kies je in het hoofdmenu voor het onderdeel 'Facturen'. In de lijst met facturen zie je het factuurnummer van een specifieke factuur vervolgens terug onder de factuurdatum (in de kolom 'Datum').
Let op: Maak je via de Rompslomp-functie 'Periodieke facturen' een periodieke factuur aan, dan krijgt deze periodieke factuur bij het definitief maken een zogenaamd 'Contract nummer' toegewezen. De opmaak van dit nummer staat vast en wordt automatisch door de toepassing gegenereerd (volgt niet de instelling van de opmaak van het factuurnummer). De facturen die vervolgens op basis van de periodieke factuur worden gegenereerd, krijgen bij de status definitief wel een factuurnummer toegekend conform de opgegeven opmaak-instellingen van deze nummering.
Offertes
Ook het offertenummer is naar eigen wens in te stellen en deze opmaak is op dezelfde wijze in Rompslomp vast te leggen als voor het factuurnummer.
Open je het onderdeel 'Offertes' via het hoofdmenu van Rompslomp, dan wordt het offertenummer in de lijst met offertes getoond onder de offertedatum van een specifieke offerte (kolom 'Datum').
Contacten
Maak je een contact aan in Rompslomp, dan is het type contact een 'Klant' of een 'Leverancier'. Dit onderscheid betekent voor de contactnummering in Rompslomp het volgende:
Klanten
Het contact-type 'Klant' is verbonden aan een klantnummer terwijl het contact-type 'Leverancier' een verband heeft met een leveranciernummer. Beide contactnummers zijn qua opmaak naar eigen inzicht in te stellen.
De standaardinstelling in Rompslomp laat het klantnummer met een 'K' beginnen.
Kies aan de linkerzijde in het hoofdmenu voor het onderdeel 'Contacten'. De lijst met ingevoerde contacten verschijnt in beeld waarbij de (lijst)selectie standaard op 'Klanten (...)' staat. Vervolgens is het klantnummer van een specifiek contact in deze lijst terug te vinden via de kolom 'Klantnummer'.
Leveranciers
Zoals aangegeven, wordt de lijst met contacten automatisch geopend met de selectie 'Klanten (...)' zodra je in het hoofdmenu kiest voor het onderdeel 'Contacten'. Kies boven de lijst voor de selectie 'Leveranciers (...)' om de ingevoerde contacten van het type 'Leverancier' te tonen. Het leveranciernummer van de betreffende contacten is nu zichtbaar in de gelijknamige kolom 'Leveranciernummer'.
De standaardinstelling in Rompslomp laat het leveranciernummer met een 'L' beginnen.
Let op: Reeds toegekende klant- en leveranciernummers worden niet aangepast als de opmaak van de contactnummering via de instellingen in Rompslomp anders wordt ingesteld.
Producten
Via het onderdeel 'Producten' kun je voor een nieuw aan te maken product een productcode opgeven. Laat je het veld 'Product code' leeg, dan kent de toepassing automatisch een productcode toe op basis van de opmaak die voor deze code is vastgelegd bij de instellingen in Rompslomp. De opmaak van deze code is op dezelfde wijze in te stellen zoals de hierboven toegelichte contactnummering. Het spreekt voor zich dat je dan kiest voor de knop [Aanpassen] bij de optie: 'Volgend productnummer:'.
Open je in Rompslomp het onderdeel 'Producten' via het hoofdmenu, dan staan de productcodes van de ingevoerde producten in de kolom 'Code'.
De standaardinstelling in Rompslomp laat de productnummers starten met een 'P'.
Reeds toegekende productnummers worden niet aangepast als de opmaak van de productnummering anders wordt ingesteld.
Pakbonnen
Zodra je in Rompslomp een pakbon aanmaakt, kent de toepassing automatisch een pakbonnummer toe. Het is niet mogelijk om dit nummer zelf in te stellen en/of aan te passen. Heb je de pakbon in Rompslomp geopend, dan is het pakbonnummer in de 'preview' op het scherm zichtbaar maar ook aan de rechterzijde van het venster onder het kopje 'Status'.
Ook vanuit de factuur (immers de basis voor de gegenereerde pakbon) is het pakbonnummer terug te vinden. Open de betreffende factuur in Rompslomp en scroll aan de rechterzijde van het scherm naar beneden tot je het kopje 'Pakbon' ziet. Hier tref je de link 'Bekijk pakbon:' inclusief het toegekende nummer.
Uitgaven
Wanneer je een uitgave aanmaakt in Rompslomp, wordt het boekstuknummer daarvoor automatisch aangemaakt. Je kunt het toegekende boekstuknummer aan de rechterzijde van het scherm zien (kopje 'Boeknummer') zodra je de betreffende uitgave in Rompslomp hebt geopend.
Investeringen
Als je een investering aanmaakt, wordt het boekstuknummer automatisch bepaald. Net als bij pakbonnen en uitgaven is het toegekende nummer niet zelf in te stellen of aan te passen.
Je opent de lijst met investeringen in Rompslomp door in het hoofdmenu te kiezen voor het onderdeel 'Boekhouding'. Klik vervolgens op het tabblad 'Investeringen' om de lijst van toegevoegde investeringen te tonen. De aangemaakte boekingen voor deze investering(en) (en dus ook de afschrijving daarvan) zijn terug te vinden via het tabblad 'Mutaties' van het onderdeel 'Boekhouding'. Je herkent de investeringsboekingen aan de vaste, toegekende boekstuknummering beginnend met de letter 'I' (kolom 'Type').
Boekingen
Het boekstuknummer van een aangemaakte memoriaalboeking is terug te vinden door de (grootboek)rekening (onderdeel van de betreffende boeking) via de 'Balans' of 'Winst- en Verliesrekening' te openen. Vanuit het detailscherm van de aangeklikte (grootboek)rekening, klik je aan de rechterzijde van het venster op de knop [Bekijk de mutaties]. De mutaties over het ingestelde tijdvak/boekjaar worden vervolgens getoond en via de kolom 'Type' is het boekstuknummer per mutatie zichtbaar. Dit nummer is eveneens automatisch toegekend en niet aanpasbaar. Deze boekstuknummers beginnen altijd met een 'B'.
Betalingen
In het overzicht van je betalingen zie je het boekstuknummer aan de linkerkant van het scherm in de kolom 'Datum' staan. Dit nummer wordt automatisch aangemaakt en kan je dus niet zelf instellen/aanpassen. Deze nummers beginnen altijd met een 'P'.
