Wat is een kwitantie of een nota?

Geschreven:

Ben jij een particulier en vraagt een opdrachtgever je om een nota, factuur of kwitantie voor hun administratie? In dit artikel leggen we je kort uit wat wel en niet mag en waarmee je jouw opdrachtgever het beste helpt.

Waarom mag je geen factuur sturen?

Een factuur moet aan bepaalde eisen voldoen, om wettelijk geldig te zijn. Dingen die bijvoorbeeld altijd op de factuur moeten staan, zijn de bedrijfsnaam, KvK nummer en BTW nummer.

Als particulier heb je geen bedrijfsnaam en KvK nummer, hierdoor worden facturen van particulieren of privé personen als ongeldig gezien door de belastingdienst. Een factuur sturen zonder KvK inschrijving heeft dus eigenlijk voor je klant geen enkel nut.

Wat is een kwitantie?

Een kwitantie is een document dat ondertekend is door jou -als particulier-. Je verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.

Een kwitantie moet duidelijk maken welke goederen en diensten er geleverd zijn, hoeveel en voor welk bedrag. Ook moet vermeld worden aan wie de kwitantie gericht is, de datum van de levering van goederen of diensten en er moet afgesloten worden met jouw naam en handtekening.

Wanneer het bedrijf -jouw opdrachtgever- een kwitantie ontvangt, mogen zij de kosten in de boekhouding verwerken. Hierdoor wordt de winst van jouw opdrachtgever lager en hoeft er dus minder belasting betaald te worden. Dus ook al vraagt het bedrijf om een factuur, ga nooit factureren als particulier. Maak een kwitantie, dat is wél een geldig document voor de bedrijfsadministratie van jouw opdrachtgever.

Kun je een kwitantie in Rompslomp maken?

Nou, eigenlijk niet, want in Rompslomp maak je facturen. Maar met een beetje knutselen zou je het toch voor elkaar kunnen krijgen. Hiervoor maak je dan dus wel een factuur in Rompslomp aan, maar deze geef je de look and feel van een kwitantie. Je kunt dit doen door de [lay-out van een factuur volledig aan te passen]-(facturen/factuur-layout-aanpassen) aan de vereisten van een kwitantie, zoals we die hierboven hebben uitgelegd. Vervolgens print je de factuur uit, zet je er je handtekening op en overhandig je deze aan je opdrachtgever.