Hoe stuur ik een e-factuur via Peppol?

E-factureren via Peppol in het kort

Je kunt in Rompslomp e-facturen sturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Als je bedrijfsgegevens goed ingevuld zijn en je een betaald abonnement hebt, kun je meteen starten. Voor elke verzonden of ontvangen e-factuur gebruik je 1 credit.

Wat levert het je op?

Met e-facturen komen je facturen direct en veilig binnen bij de ontvanger. De factuur is meteen leesbaar voor boekhoudsoftware. Dat scheelt handmatig overtypen en verkleint de kans op fouten.

• Wat kost het versturen en ontvangen van e-facturen?
• Wat heb je nodig om Peppol te gebruiken?
• Instructievideo: Hoe werkt e-facturatie in Rompslomp?
• Stap-voor-stap: zo stuur je een e-factuur via Peppol
• Zie je geen Peppol-knop?
• Hoe herken je een verzonden Peppol-factuur?
• Hoe ontvang ik e-facturen via Peppol?
• Ik wil geen e-facturen ontvangen via Rompslomp

Instructievideo: Hoe werkt e-facturatie in Rompslomp?

Bekijk de instructievideo. Hierin zie je stap voor stap hoe e-facturatie werkt in Rompslomp en welke basisvoorwaarden je nodig hebt.
Kijktijd: 5 min.

Hoofdstukken 📍
00:00 – Introductie: Wat is e-facturatie?
00:44 – Beschikbaarheid & Bedrijfsgegevens controleren
01:30 – E-facturatie activeren via Apps & Deals
01:43 – Credits beheren (bundels bestellen)
02:04 – Klantgegevens instellen voor het Peppol-netwerk
02:57 – Een e-factuur maken en versturen
03:54 – E-facturen ontvangen en verwerken in de Schoenendoos
04:19 – Ontvangen van e-facturen uitschakelen
04:27 – Samenvatting en afsluiting

Wat kost het versturen en ontvangen van e-facturen?

Peppol gebruiken is gratis, maar het versturen en ontvangen van e-facturen kost wel credits.

  • 1 verzonden e-factuur = 1 credit
  • 1 ontvangen e-factuur = 1 credit

Extra credits koop je via Apps & Deals.

De bundels zijn:

  • 50 credits voor € 8,25 excl. btw
  • 100 credits voor € 16,50 excl. btw
  • 250 credits voor € 41,25 excl. btw

Extra bundels koop je via Apps & Deals.

Heb je een betaald abonnement met een factuurlimiet? Dan tellen e-facturen ook mee als aangemaakte facturen.

Wat heb je nodig om Peppol te gebruiken?

Om e-facturen te kunnen sturen en ontvangen moet dit kloppen in je account:

  1. Je KvK-nummer is correct ingevuld. (Voor België: je ondernemingsnummer.)
  2. Het adres van je bedrijf is correct ingevuld.
  3. Je hebt een betaald abonnement.
  4. Je bedrijfsnaam is langer dan 3 letters.

Je past dit eventueel aan via Instellingen → Bedrijf.

België: zo vul je het ondernemingsnummer in

Gebruik dit format in het veld 'KVK-nummer':

  • 1234567891

Zet er dus géén BE voor.

Let op: het btw-nummer vul je wél in inclusief BE en met hoofdletters, bijvoorbeeld:

  • BE1234567891

Na het invullen word je automatisch geregistreerd op Peppol. Je Peppol-ID kun je daarna opzoeken in de Peppol Directory.

Stap-voor-stap: zo stuur je een e-factuur via Peppol

Je bent automatisch ingeschreven voor Peppol. Wel moet de ontvanger ook geregistreerd zijn op Peppol

  1. Controleer van de ontvanger welke gegevens je nodig hebt:
    • Stuur je naar een bedrijf (B2B)? Gebruik dan meestal een KvK-nummer/ondernemingsnummer én btw-nummer.
    • Stuur je naar een overheidsinstantie? Dan heb je een OIN nodig (Organisatie-identificatienummer). Dit is een nummer van 20 cijfers.
  2. Vul het OIN en/of het KvK-nummer/ondernemingsnummer én btw-nummer in bij de gegevens van het contact.
    Voor Belgische contacten:
    vul je het ondernemingsnummer in bij ‘KVK-nummer’ zonder 'BE', bijvoorbeeld: 1234567891
    Het btw-nummer vul je wél in inclusief 'BE' en met hoofdletters, bijvoorbeeld: BE1234567891
  3. Controleer of je factuur compleet is.
  4. Verstuur de factuur. Als alles goed staat, zie je bij Status een knop om via Peppol te versturen.

Zie je geen Peppol-knop?

Dan is er iets nog niet compleet. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken:

  • Je mist verplichte gegevens bij Instellingen → Bedrijf.
  • Je mist het OIN of KvK-nummer/ondernemingsnummer of btw-nummer bij het contact.
  • Je hebt een ander format gebruikt bij het invoeren van de gegevens.
  • Je ziet een melding zoals: “Deze gebruiker is niet geregistreerd?”
    Staat alles wel goed ingevuld, dan is het contact niet op het Peppol netwerk aangesloten en kun je geen facturen via Peppol versturen. (Je kunt dit controleren via de Peppol Directory.)

Hoe herken je een verzonden Peppol-factuur?

Als je factuur via Peppol is verzonden, krijgt de factuur een groen label label “Verzonden via Peppol”.

Indien je de factuur wel verzonden hebt via Peppol maar een rood label “Verzonden via Peppol” ziet, dan kon de factuur niet succesvol afgeleverd worden.
Controleer in dat geval:

  • Of je eigen bedrijfsgegevens correct zijn ingevuld met het juiste format.
  • Of de contactgegevens voor de betreffende ontvanger correct zijn ingevuld met het juiste format.
  • Je kunt de oorzaak soms ook herleiden aan de foutmelding die je ziet staan bij de betreffende factuur.

Belangrijk om te weten

  • Peppol is gratis, maar verzenden en ontvangen kost credits.
  • Bij een betaald pakket krijg je eenmalig standaard credits:
    • Puur Factuur: 5 credits
    • Basic: 10 credits
    • Professional: 20 credits
    • Master: 60 credits
    Deze credits worden niet elke maand aangevuld.
  • Je kunt dezelfde factuur ook versturen als PDF en/of XML.
  • Je kunt in Rompslomp niet via Peppol sturen naar meerdere contacten met hetzelfde KvK-nummer. Peppol staat maar één registratie per KvK-nummer toe.

Hoe ontvang ik e-facturen via Peppol?

Ook ontvangen kan via Peppol. Elke ontvangen e-factuur kost 1 credit.

  • De ontvangen factuur komt in de Schoenendoos.
  • De factuur krijgt het label UBL.
  • De factuur komt binnen als XML. Ontvangen als PDF is op dit moment niet mogelijk.

Ik wil geen e-facturen ontvangen via Rompslomp

Wil je geen e-facturen meer ontvangen?

  1. Ga naar Apps & Deals.
  2. Open het tabblad Apps.
  3. Klik op de app Peppol.
  4. Zet het vinkje uit bij ‘Ik wil e-facturen ontvangen’.

Daarna ontvang je geen e-facturen meer in Rompslomp.

Gerelateerde artikelen