Als een klant geen kloppende factuur van jou krijgt, mag die geen voorbelasting aftrekken bij de btw-aangifte. Je kunt ervan uitgaan dat je klanten dan niet snel terugkomen of je aanraden bij anderen. Daarnaast kun je een forse boete krijgen voor het versturen van een foute factuur. Kortom: genoeg redenen om er zeker van te zijn dat je factuur 100% kloppend is!
Volgens de Belastingdienst moet de volgende informatie op je factuur staan:
1. Jouw gegevens en die van je klant
- Jouw volledige naam en adres
- Vermeld je juridische naam of een handelsnaam als die bij de KvK staat geregistreerd.
- Vermeld het adres waar je onderneming staat geregistreerd. Een postbusnummer is niet genoeg.
- Jouw btw-identificatienummer (btw-id) en KvK-nummer
- Het btw-id is niet hetzelfde als je omzetbelastingnummer (ob-nummer). Zorg ervoor dat je het juiste nummer op je factuur zet. Je btw-id ziet er zo uit: NL 123456789B01.
- De volledige naam en adres van de klant
2. Datum en factuurnummer
- De factuurdatum (datum dat je de factuur verstuurt)
- De datum van levering
- De datum van betaling, als deze afwijkt van de factuurdatum (bijvoorbeeld bij vooruitbetaling)
- Het (unieke) factuurnummer
3. Geleverde goederen en diensten, btw en het totaalbedrag
- Het aantal en omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
- Prijs per stuk exclusief btw
- Het relevante btw-tarief voor de geleverde goederen en/of diensten
- Eventuele kortingen
- Het totale btw-bedrag
- Reken je verschillende btw-tarieven? Vermeld dan per btw-tarief het aparte totaalbedrag.
- Het totaalbedrag inclusief btw
Er zijn ook situaties waarin er andere regels zijn voor je factuur. Als je bijvoorbeeld aan het buitenland handelt, vrijgesteld bent van btw (zoals bij de KOR) of het factuurbedrag minder dan €100 is. Je kunt op de website van de Belastingdienst zien wanneer je andere regels moet volgen.
Voorbeeld van een correcte factuur
Zie het voorbeeldfactuur hieronder. De 3 informatieblokken zijn in rood aangegeven. Je hoeft deze lay-out niet aan te houden! Zorg er wel voor dat alle nodige informatie duidelijk is weergeven op de factuur.
Hoe houd ik factuurnummers bij?
Een van de wettelijke eisen van je factuur is dat die een uniek factuurnummer heeft. Factuurnummers moeten opvolgend zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Een manier om je facturen handig bij te houden is om elk factuurnummer te beginnen met het jaartal: 2024001, 2024002, 2024003, etc.
Zolang je factuurnummers elkaar opvolgen en uniek zijn, mag je zelf bepalen hoe je ze opstelt. Zorg er wel voor dat je het netjes bijhoudt! Je wil niet de tel kwijtraken of gaten in je nummering veroorzaken. Veel factuur- en boekhoudprogramma’s houden het volgnummer automatisch bij om fouten te voorkomen.
Bespaar tijd en moeite bij het maken van je factuur!
Wil je zeker zijn dat je factuur altijd klopt? Er zijn veel (gratis) factuur- en boekhoudprogramma’s waarmee je makkelijk facturen maakt en verstuurt. Zo kost het je minder tijd en moeite. Je kunt makkelijk de factuur inrichten zoals je wilt. Veel informatie wordt automatisch voor je ingevuld, waaronder je bedrijfsgegevens, factuurnummer, de berekende btw en het totaalbedrag. Daarnaast kun je de factuur direct naar je klant versturen via het programma.
Factureren zonder programma
Het kan zijn dat je geen gebruik wilt maken van een professioneel boekhoudprogramma. Wanneer je zelf handig bent met bijvoorbeeld Excel of wanneer je nog maar weinig facturen boekt, dan zijn deze gratis downloads wellicht een goede optie om mee te beginnen.
Probeer het een maand gratis uit
Wist je dat je Rompslomp een maand gratis en vrijblijvend kunt uitproberen? Zo ontdek je zelf of een boekhoudprogramma iets voor je is. Een maand lang kun je met het proefabonnement alle functies uitproberen. Lees hier hoe het proefabonnement precies werkt of meld je meteen aan om gratis te proberen.
Misschien vind je dit ook interessant ...
