Hoe lang moet je jouw administratie bewaren volgens de bewaarplicht van de Belastingdienst?

In het kort

•  De wettelijke bewaarplicht van de Belastingdienst voor zzp’ers is 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken (zoals je werkruimte) moet je 10 jaar bewaren.
• Je bewaart de gegevens in originele staat, dus op papier of digitaal. Daarbij is het belangrijk dat de Belastingdienst de gegevens makkelijk kan controleren.
• De Belastingdienst gebruikt de gegevens om te checken of jouw belastingaangifte klopt.
• Voldoe je niet aan de bewaarplicht? Dan berekent de Belastingdienst zelf hoeveel belasting je moet betalen. Het is dan aan jou om te bewijzen dat dit niet klopt.
• Let er goed op dat je persoonsgegevens niet te lang bewaart in verband met de privacywetgeving.

Hoe lang moet je jouw administratie bewaren?

Het grootste deel van jouw administratie als zzp’er moet je 7 jaar bewaren. De termijn van 7 jaar gaat in op het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn.

Gegevens over onroerende zaken (dus bijvoorbeeld je kantoorpand) moet je 10 jaar bewaren.

Wat moet je in je administratie bewaren volgens de bewaarplicht van de Belastingdienst?

In je administratie moet je in ieder geval alle basisgegevens bewaren. Dat zijn bijvoorbeeld je:

• kasadministratie en kassabonnen

• financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek

• tussentijds gemaakte controleberekeningen

• ontvangen facturen

• kopieën van facturen die je zelf hebt verstuurd

• bankafschriften

• contracten, overeenkomsten en andere afspraken

• agenda’s en afspraken boeken

• correspondentie zoals brieven en e-mails

• software en databestanden

 Soms zijn er redenen waarom je de gegevens niet kunt bewaren. Maak hierover altijd vooraf afspraken met de Belastingdienst, zodat ze er niet pas bij een controle achter komen.

Hoe bewaar je jouw administratie volgens de bewaarplicht?

Het uitgangspunt is dat je de gegevens uit jouw administratie in de originele vorm bewaart: digitaal of op papier. Het is belangrijk dat de Belastingdienst jouw administratie makkelijk kan controleren. Daarom is het handig om zoveel mogelijk digitaal op te slaan. Zorg er wel voor dat de Belastingdienst de programma’s en bestanden kan gebruiken. Werk je liever op papier? Maak hierover dan vooraf afspraken met de Belastingdienst.
 
Een online boekhoudprogramma is een handig hulpmiddel bij het bewaren van je administratie. Hierin zitten al je facturen, bonnetjes, berekeningen en overzichten. Met één druk op de knop exporteer je de gegevens om aan te leveren bij de Belastingdienst.

Waarom is er een bewaarplicht en wat gebeurt er als je er niet aan voldoet?

De bewaarplicht is er niet zomaar. Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten, bij te houden en te bewaren. Je administratie levert namelijk de informatie die nodig is om belastingaangifte te doen.
 
De Belastingdienst wil kunnen controleren of jouw belastingaangifte (bijvoorbeeld btw en inkomstenbelasting) klopt. Dat moet snel en zorgvuldig gebeuren. Daarom stelt de Belastingdienst eisen aan het bewaren van je administratie.
 
Niet iedere belastingaangifte wordt gecontroleerd. Maar word je gecontroleerd en lever je te weinig bewijsmiddelen? Dan berekent de Belastingdienst zelf hoeveel belasting jij moet betalen. Daarbij gaan ze uit van bepaalde standaardbedragen. Mogelijk is de uitkomst te hoog en betaal je veel te veel belasting. Bezwaar maken kan, maar dan moet je wel zelf bewijzen waarom de berekening niet klopt. Er geldt een omgekeerde bewijslast. Maar ja, zonder je administratie kun je niet bewijzen waarom de berekening niet klopt. Daarom is het zo belangrijk om je administratie op orde te hebben.

Je administratie bewaren werkt ook in je eigen voordeel

Je administratie goed bijhouden geeft jou inzicht in hoe jouw onderneming er financieel voor staat. Je weet wanneer je kunt investeren en wanneer je beter even zuinig kunt zijn. Daarnaast kun je het ook gebruiken om voor belastingvoordeel in aanmerking te komen. Voor bepaalde ondernemersvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek moet je minimaal 1.225 uur per jaar in of aan je onderneming werken. Dit heet het urencriterium. Het is daarom slim om goed bij te houden hoeveel uur je precies werkt.

Mag je gegevens wel zo lang bewaren volgens privacywetgeving (AVG)?

Ja, de fiscale bewaarplicht is een wettelijke bewaarplicht. Volgens de AVG is het dus toegestaan om de gegevens over jouw klanten zo lang te bewaren. Natuurlijk mag je alleen de persoonsgegevens bewaren die je echt nodig hebt om aan jouw bewaarplicht te voldoen. De meeste ondernemers hebben bijvoorbeeld geen enkele reden om het privéadres of het bsn-nummer van hun klanten te bewaren. Maar het zakelijke adres of de naam van de tekenbevoegde kan wel relevant zijn.
Na afloop van de bewaartermijn van 7 jaar moet je de persoonsgegevens verwijderen uit jouw administratie. Meer over het bewaren van persoonsgegevens lees je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zo lang bewaar je jouw administratie

Je bewaart alle relevante administratie dus 7 jaar, en gegevens over onroerende goederen zelfs 10 jaar lang. Daarbij kan een online boekhoudprogramma veel werk uit handen nemen.
 
Wil je zeker weten dat je volledig aan de bewaarplicht voldoet? Lees dan ‘6 tips om je aan de bewaarplicht te houden’.

Bekijk onze 6 tips over de bewaarplicht