6 tips om je aan de bewaarplicht te houden

De bewaartermijn van 7 jaar gaat pas in nadat gegevens niet meer actueel zijn. Heb je bijvoorbeeld een contract dat 5 jaar loopt? Dan is die 5 jaar actueel. Wanneer de contractperiode is verlopen, moet je het contract vervolgens nog 7 jaar bewaren.

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je nog langer bewaren. Daarbij geldt een bewaartermijn van 10 jaar in plaats van 7 jaar.

Waar moet je rekening mee houden bij het bewaren van gegevens? In dit blog geven we je 6 tips om aan de bewaarplicht te voldoen!

1. Bewaar alle inkomende en uitgaande facturen
2. Scan bonnetjes meteen in
3. Download je bankafschriften
4. Heb je een kassa? Vergeet je kasadministratie niet
5. Bewaar je zakelijke agenda en e-mails
6. Maak van alles een back-up!

1. Bewaar alle inkomende en uitgaande facturen

Het spreekt misschien voor zich, maar je moet voor de Belastingdienst al je facturen bewaren – die je zelf verstuurt én die je binnenkrijgt. Anders kun je onder andere niet de omzet en uitgaven die je aangeeft bij de btw-aangifte verklaren.

Gebruik je een online factuur- of boekhoudprogramma? Dan worden je facturen automatisch opgeslagen. Maak wel voor de zekerheid nog even een back-up. Als je zelf je facturen maakt en verstuurt, sla de facturen dan op in een mapje op je computer of print ze uit voor je fysieke administratie.

Sla ook binnenkomende facturen meteen op. Bij sommige boekhoudpakketten zoals Rompslomp kun je facturen doorsturen naar een speciaal e-mailadres. Zo wordt de factuur automatisch in je online boekhouding opgeslagen.

Sommige leveranciers versturen niet een factuur via de mail maar bieden deze aan in hun eigen omgeving. Denk aan je telefoon en internet provider. Als je het contract opzegt, kun je vervolgens toegang verliezen tot deze facturen. Vergeet daarom niet om deze facturen regelmatig te downloaden. 

2. Scan bonnetjes meteen in

Een schoenendoos is handig als je snel je bonnetjes ergens kwijt wilt, vooral als je een boekhouder inhuurt om het allemaal na te lopen. Je blijft wel zelf verantwoordelijk volgens de Belastingdienst. Als er naar een oud bewijsstuk wordt gevraagd, moet je die kunnen aanleveren. Dan blijkt een doos vol met tientallen verkreukelde papiertjes toch niet zo handig.

Daarnaast vervagen kassabonnen sneller dan standaard papier. Ze worden in de loop van de tijd slecht leesbaar waardoor je er weinig aan hebt.

Daarom is het slim om meteen het bonnetje in te scannen wanneer je een zakelijke uitgave hebt. Vervolgens kun je het bonnetje digitaal opslaan of de scan uitprinten en netjes bewaren. Tegenwoordig kun je handig met je telefoon documenten inscannen. Let er wél op dat het hele bonnetje leesbaar is.

Werk je in een boekhoudpakket? Veel aanbieders hebben een scan- en herkenfunctie. Dan neem je een foto van het bonnetje en worden de gegevens automatisch overgenomen. Zo is het bonnetje opgeslagen volgens de bewaarplicht én hoef je niet handmatig de gegevens over te typen.

3. Download je bankafschriften

Tegenwoordig kun je met digitaal bankieren makkelijk bij recente bankgegevens. Alleen wordt het moeilijker wanneer je transacties van jaren geleden moet terugvinden. Bij sommige banken moet je betalen om toegang te krijgen tot oude afschriften.

Download daarom regelmatig je bankafschriften. Als je die netjes opslaat kun je vervolgens altijd alle transacties terugvinden zonder daar een aanvraag voor te hoeven doen bij je bank. Gebruik je (ook) je privérekening voor je onderneming? Vergeet dan niet om hier ook bankafschriften van te bewaren.

4. Heb je een kassa? Vergeet je kasadministratie niet

Als je met een kassa werkt, moet je natuurlijk ook je kasadministratie op orde hebben. Alle contante betalingen en uitgaven moeten genoteerd zijn. Zie op de site van de Belastingdienst welke gegevens je van een kassa moet bewaren.

Het is aan te raden om een modern kassasysteem te gebruiken. Ook in dat geval moet je opletten dat je je aan de bewaarplicht houdt. Veel kassa’s hebben beperkt geheugen en gaan op een gegeven moment oudere gegevens overschrijven. Je moet dus regelmatig back-ups maken.

Sommige ondernemers houden betalingen nog bij in een fysiek kladkasboek of op losse kladbriefjes. Je kunt deze vervolgens overnemen naar een digitaal kasboek. Let op: de oorspronkelijke aantekeningen moet je óók bewaren volgens de bewaarplicht!

5. Bewaar je zakelijke agenda en e-mails

Oók je zakelijke agenda en inbox horen onder de administratie en moet je 7 jaar bewaren. Maar welke afspraken en e-mails vallen daaronder? Daar zegt de Belastingdienst over: je moet deze gegevens bewaren, “voor zover ze van belang kunnen zijn voor de belastingheffing.” Een mailtje om je oma te feliciteren op haar verjaardag is niet van belang voor de Belastingdienst; een schriftelijke afspraak met een leverancier wel.

Je denkt misschien dat het best handig is om je persoonlijke agenda en e-mailadres ook voor je onderneming te gebruiken. Zo hoef je ‘s ochtends namelijk maar één inbox na te lopen. Alleen wordt het terugvinden van bewijsstukken voor de Belastingdienst daardoor wel moeilijk.

Wij raden daarom aan om je persoonlijke en zakelijke gegevens helemaal apart te houden. Zo kun je regelmatig van je zakelijke agenda en inbox een back-up maken, zonder dat je ook al je privégegevens meeneemt.

6. Maak van alles een back-up!

We hebben het al meerdere keren benoemd, omdat het zo belangrijk is: maak altijd een back-up van je gegevens! Als ondernemer ben jij eindverantwoordelijk voor je administratie. Ontbreken er gegevens? Dan blijft het jouw schuld, óók als je met een boekhouder werkt.

Stap je over van een softwarepakket of ga je met een boekhouder werken? Dan moet je sowieso voordat je opzegt een back-up maken. De software aanbieder is namelijk niet verantwoordelijk voor het bewaren van jouw administratie nadat je hebt opgezegd.

Daarnaast moet je rekening houden met hackers. Die kunnen toegang tot jouw boekhouding gebruiken om nepfacturen te sturen of geld eisen in ruil voor je account.

Boekhoudpakketten zijn vaak heel veilig, maar menselijke fouten kunnen ervoor zorgen dat hackers je accountgegevens toch weten te bemachtigen. Als die vervolgens gaan rommelen in je boekhouding is het niet altijd mogelijk om de aanpassingen terug te draaien. Een back-up komt goed van pas om de schade te beperken.

Wil je 100% zeker zijn dat je boekhouding veilig is? Zorg er dan ook voor dat je 2-stapsverificatie hebt ingesteld. Neem ook een kijkje op dit blog voor handige tips om hackers buiten te houden!