Dat inzicht kan een groot verschil maken in hoe je je tijd besteedt, hoe je afspraken maakt en waar je je energie in steekt. Het mooie: je hoeft er geen dagen voor achter de computer te zitten en je hebt geen liefde voor cijfers nodig. Je kunt een overzicht met omzet en bestede uren per klant eens maken en als het veel inzicht voor je oplevert, kun je het vaker maken om de inzichten en trends up-to-date te houden.
Als je alleen naar omzet kijkt, lijkt klant A aantrekkelijker. Maar zodra je je kosten en uren meerekent, blijkt dat je aan klant B misschien wel meer overhoudt. Dit geldt net zo goed voor webshops die verzendkosten vergeten mee te rekenen, zorgprofessionals die veel reistijd hebben of freelancers die “even snel” correcties doen zonder te factureren. Maar je kunt ook denken aan onbetaalde tijd die je kwijt bent aan telefoontjes, overlegmomenten, offertes maken, service achteraf of het regelen van materiaal.
Als je de omzet per klant deelt door het daadwerkelijk aantal gemaakte uren, krijg je misschien een heel ander beeld dan wanneer je alleen focust op de totale omzet per klant die je maakt.
Het goede nieuws: je hoeft geen ingewikkelde Excel-sheets te bouwen. Moderne boekhoudsoftware kan veel voor je doen – mits je de juiste informatie vastlegt en bijvoorbeeld ook netjes je indirecte uren bijhoudt.
In het blogartikel Van uur naar factuur: hoeveel tijd ben je écht aan het werk? en Bespaar geld met helder inzicht in je kosten onderstreepten we al het belang van het goed bijhouden van uren.
Vergelijk urenoverzichten en omzetoverzichten om het verschil tussen “wat komt er binnen” en “wat kost het me” per klant, project of periode inzichtelijk te maken. Wil je dit meer structureel doen, dan kun je deze overzichten ook eenvoudig exporteren vanuit je boekhoudpakket naar bijvoorbeeld een Excel-bestand. Daarin kun je dan verschillende exports (uren, omzet, kosten) combineren in 1 overzicht die je een volgende keer kunt hergebruiken met nieuwe gegevens.
Het draait niet alleen om mooie grafiekjes. De echte waarde zit in wat je er vervolgens mee doet:
Neem Marieke, freelance grafisch ontwerper. Ze werkt voor drie vaste klanten:
Op papier leek klant X haar belangrijkste bron van inkomsten. Maar toen ze in haar boekhoudsoftware keek naar de winst per klant, zag ze dat klant Y – die steeds kleine, duidelijke opdrachten gaf – uiteindelijk meer opleverde. Klant Z bleek juist nauwelijks winstgevend.
Met dat inzicht kon Marieke keuzes maken: ze verhoogde haar tarief bij klant Z en besteedde meer tijd aan klant Y. Het resultaat? Meer rust, hogere winst en minder frustratie.
Je hoeft geen expert te zijn om goede inzichten te krijgen. Als je maar consequent en volledig je boekhoudsoftware vult met de juiste gegevens.
Als ondernemer draait alles om tijd en energie. Je wilt die besteden aan klanten die je het meeste opleveren. Door slim gebruik te maken van de data die je toch al verzamelt in je boekhouding, krijg je zonder rekenmachine-stress zicht op wie je topklanten zijn. Of je nu bouwt, verzorgt, ontwerpt of verkoopt: inzicht in je winstgevende klanten helpt je betere keuzes te maken.
En dat is uiteindelijk precies waar ondernemen om draait: slimmer werken, meer plezier én een gezondere winst.
Wil je meer lezen over data en hoe je dit kunt inzetten om meer uit je onderneming te halen?
Lees dan ook mijn andere blogs:
Ferdy Rademaker
data2benefit