Jij wilt toch ook weten aan welke klanten je het meest verdient?
Veel ondernemers – of je nu een webshop runt, in de bouw werkt, in de zorg actief bent of als creatief freelancer aan de slag bent – vinden boekhouden vooral een verplicht nummer. Facturen versturen, bonnetjes bewaren en hopen dat alles klopt voor de btw-aangifte. Maar wist je dat diezelfde cijfers je nog meer waardevols kunnen vertellen? Namelijk: aan welke klanten je het meest verdient.
Dat inzicht kan een groot verschil maken in hoe je je tijd besteedt, hoe je afspraken maakt en waar je je energie in steekt. Het mooie: je hoeft er geen dagen voor achter de computer te zitten en je hebt geen liefde voor cijfers nodig. Je kunt een overzicht met omzet en bestede uren per klant eens maken en als het veel inzicht voor je oplevert, kun je het vaker maken om de inzichten en trends up-to-date te houden.
Waarom omzet niet hetzelfde is als winst
Stel, je bent bouwvakker. Je hebt twee klanten:- Klant A geeft je een grote klus van drie weken, maar er komen steeds wijzigingen tussendoor. Je moet extra materiaal halen, er gaan meer uren in zitten en de factuur wordt pas laat betaald.
- Klant B belt je regelmatig voor kleinere klussen van een dag. Het zijn simpele opdrachten, de materialen zijn goedkoop en je krijgt meteen betaald.
Als je alleen naar omzet kijkt, lijkt klant A aantrekkelijker. Maar zodra je je kosten en uren meerekent, blijkt dat je aan klant B misschien wel meer overhoudt. Dit geldt net zo goed voor webshops die verzendkosten vergeten mee te rekenen, zorgprofessionals die veel reistijd hebben of freelancers die “even snel” correcties doen zonder te factureren. Maar je kunt ook denken aan onbetaalde tijd die je kwijt bent aan telefoontjes, overlegmomenten, offertes maken, service achteraf of het regelen van materiaal.
Als je de omzet per klant deelt door het daadwerkelijk aantal gemaakte uren, krijg je misschien een heel ander beeld dan wanneer je alleen focust op de totale omzet per klant die je maakt.
Hoe kom je erachter welke klanten écht winstgevend zijn?
Het goede nieuws: je hoeft geen ingewikkelde Excel-sheets te bouwen. Moderne boekhoudsoftware kan veel voor je doen – mits je de juiste informatie vastlegt en bijvoorbeeld ook netjes je indirecte uren bijhoudt.
Stap 1: Leg uren en kosten per klant vast
In het blogartikel Van uur naar factuur: hoeveel tijd ben je écht aan het werk? en Bespaar geld met helder inzicht in je kosten onderstreepten we al het belang van het goed bijhouden van uren.
- Webshops: noteer niet alleen de verkoopprijs, maar ook inkoopkosten, verzendkosten en retouren.
- Bouwvakkers: registreer per project de gewerkte uren en materiaalkosten.
- Zorgprofessionals: neem ook reistijd en parkeerkosten mee.
- Creatieve freelancers: houd bij hoeveel correctierondes of extra overleg er is, ook al reken je die niet altijd door.
Stap 2: Gebruik de overzichten in je boekhoudsoftware
Vergelijk urenoverzichten en omzetoverzichten om het verschil tussen “wat komt er binnen” en “wat kost het me” per klant, project of periode inzichtelijk te maken. Wil je dit meer structureel doen, dan kun je deze overzichten ook eenvoudig exporteren vanuit je boekhoudpakket naar bijvoorbeeld een Excel-bestand. Daarin kun je dan verschillende exports (uren, omzet, kosten) combineren in 1 overzicht die je een volgende keer kunt hergebruiken met nieuwe gegevens.
Stap 3: Ontdek patronen en trends
Nu wordt het interessant. Je ziet bijvoorbeeld:- Dat een kleine webshopklant die vaak bestelt en nooit retouren heeft, veel winstgevender is dan één grote order met hoge retourpercentages.
- Dat een bouwklus die qua uren uitloopt structureel je marge onder druk zet.
- Dat je bij een bepaalde opdrachtgever in de creatieve sector altijd veel extra correctierondes doet die je eigenlijk niet meer kunt weggeven.
- Of dat zorgbezoeken in een bepaalde regio minder opleveren omdat de reistijd te lang is.
Wat kun je met deze inzichten?
Het draait niet alleen om mooie grafiekjes. De echte waarde zit in wat je er vervolgens mee doet:
- Focus op je topklanten
Geef de klanten die jou het meeste opleveren wat extra aandacht. Denk aan prioriteit in je planning, een snelle levering of gewoon een vriendelijk berichtje als dank. Vaak levert dat nog meer trouwe klandizie op. - Maak betere afspraken
Zie je dat een klant structureel veel tijd of kosten vraagt? Dan kun je het gesprek aangaan. Misschien is een ander tarief of een heldere afbakening van wat er wel/niet bij zit, de oplossing. - Slimmer plannen
Je weet nu waar je marge echt vandaan komt. Dat helpt bij keuzes: waar steek je je kostbare tijd in en waarin niet? En het helpt je om te beoordelen welke nieuwe klanten interessant zijn, welke reistijd je maximaal wilt hebben etc. - Voorkom verrassingen
Door trends te signaleren, zie je sneller waar winst of verlies sluipt. Zo kun je eerder bijsturen, in plaats van pas achteraf bij de jaarcijfers te schrikken.
Voorbeeld uit de praktijk
Neem Marieke, freelance grafisch ontwerper. Ze werkt voor drie vaste klanten:
- Klant X: Een grote uitgever die regelmatig brochures laat maken.
- Klant Y: Een klein bedrijf dat steeds eenmalige opdrachten plaatst.
- Klant Z: Een startup die veel correcties vraagt en vaak belt met kleine vragen.
Op papier leek klant X haar belangrijkste bron van inkomsten. Maar toen ze in haar boekhoudsoftware keek naar de winst per klant, zag ze dat klant Y – die steeds kleine, duidelijke opdrachten gaf – uiteindelijk meer opleverde. Klant Z bleek juist nauwelijks winstgevend.
Met dat inzicht kon Marieke keuzes maken: ze verhoogde haar tarief bij klant Z en besteedde meer tijd aan klant Y. Het resultaat? Meer rust, hogere winst en minder frustratie.
Conclusie
Je hoeft geen expert te zijn om goede inzichten te krijgen. Als je maar consequent en volledig je boekhoudsoftware vult met de juiste gegevens.
Als ondernemer draait alles om tijd en energie. Je wilt die besteden aan klanten die je het meeste opleveren. Door slim gebruik te maken van de data die je toch al verzamelt in je boekhouding, krijg je zonder rekenmachine-stress zicht op wie je topklanten zijn. Of je nu bouwt, verzorgt, ontwerpt of verkoopt: inzicht in je winstgevende klanten helpt je betere keuzes te maken.
En dat is uiteindelijk precies waar ondernemen om draait: slimmer werken, meer plezier én een gezondere winst.
Wil je meer lezen over data en hoe je dit kunt inzetten om meer uit je onderneming te halen?
Lees dan ook mijn andere blogs:
- Hoe neem je als zzp’er vakantie?
- Van uur naar factuur: hoeveel tijd ben je écht aan het werk?
- Je bent ondernemer, maar je houdt niet van boekhouden: wat nu?
- Bespaar geld met helder inzicht in je kosten
Ferdy Rademaker
data2benefit
