Een kantoor aan huis is pas zakelijk aftrekbaar als het aan de regels voldoet van een zelfstandige werkruimte. Volgens de Belastingdienst is een werkruimte zelfstandig wanneer je die duidelijk kunt onderscheiden van de rest van je huis. Daarvoor gelden de volgende regels:
Werk je vanuit je woonkamer of slaapkamer? Dan is dat volgens de Belastingdienst geen zelfstandige werkruimte. De kosten voor je thuiskantoor zijn in dat geval niet zakelijk aftrekbaar. Bevindt je thuiskantoor zich in een aanbouw met een eigen ingang en voorzieningen? Dan zijn de kosten waarschijnlijk wel aftrekbaar. Op de website van de Belastingdienst vind je een handige tool waarmee je dit in een paar minuutjes berekent.
Is je thuiskantoor een zelfstandige werkruimte volgens de regels van de Belastingdienst? Dan mag je meerdere kosten aftrekken, waaronder je woonlasten, energiekosten en verzekeringen. Hoe je die berekent, leggen we hieronder uit.
Als je een zelfstandige werkruimte aan huis hebt, trek je het percentage van de woning dat je zakelijk gebruikt af als zakelijke kostenpost. Dus als je een woning hebt van 100m² en een werkruimte van 20m², kun je 20% van je huur of hypotheekrente zakelijk aftrekken.
Ook de zakelijke kosten voor gas, water en elektriciteit zijn aftrekbaar. Net als bij de huur of hypotheekrente, trek je het percentage van de energiekosten dat zakelijk wordt gebruikt af tijdens je aangifte. Vind je het lastig om dit te berekenen? Vraag dan je boekhouder of accountant om advies. Die heeft vaker met dit bijltje gehakt en helpt je om een eerlijke berekening te maken.
Dezelfde regel is van toepassing op je woonverzekeringen, zoals je opstal- en inboedelverzekering. Voor het gedeelte van de woning dat je zakelijk gebruikt, voer je deze lasten op als zakelijke kosten tijdens de btw-aangifte.
Ook gemeentelijke heffingen, zoals onroerendezaakbelasting (OZB) en waterschapslasten, zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Hiervoor geldt dezelfde richtlijn als de overige aftrekbare kosten: het aftrekbare percentage is gelijk aan het percentage van de woning dat je zakelijk gebruikt.
Is er onderhoud nodig aan je werkruimte, zoals schilderwerk of reparaties? Of heb je een nieuwe bureaustoel of bureau nodig? Dan mag je ook deze kosten als zakelijk beschouwen. Houd je na het schilderen een deel van de verf over en gebruik je dat voor bijvoorbeeld je woonkamer? Houd er dan rekening mee dat je slechts een deel van de kosten zakelijk mag aftrekken. De overige kosten zijn namelijk privé.
Voor je apparatuur, internet- en telefoonabonnement ligt het iets ingewikkelder. Deze middelen gebruik je vaak zowel privé als zakelijk - zeker als je vanuit huis werkt. Omdat je dit bijna onmogelijk exact kunt berekenen, mag je gebruikmaken van een schatting. Werk je fulltime vanuit huis? Ga er dan vanuit dat minimaal 50% van je internetgebruik zakelijk is. Dus als je internetabonnement 50 euro per maand kost, trek je 25 euro zakelijk af tijdens je aangifte.
Wil je de kosten voor je zelfstandige werkruimte aftrekken van de belasting? Houd deze dan nauwkeurig bij in je administratie. Zo weet je zeker dat je belastingaangifte correct is. Je loopt hierdoor geen belastingvoordeel mis en hoeft ook niet bang te zijn voor een naheffing of boete omdat je een rekenfout hebt gemaakt. Onderstaand stappenplan helpt je hiermee op weg.
Meet de oppervlakte van je thuiskantoor en deel dit door de totale woonoppervlakte. De uitkomst hiervan is het percentage dat je zakelijk mag aftrekken van je woonlasten, woonverzekeringen, gemeentelijke heffingen en energiekosten, zoals gas, water en elektriciteit.
Om kosten zakelijk af te trekken, heb je facturen en bonnetjes nodig. Bewaar deze niet in een ouderwetse schoenendoos, maar upload ze in een boekhoudpakket en koppel ze aan de juiste transactie. Hierdoor blijft je administratie lekker overzichtelijk en hoef je je niet druk te maken als je een controle krijgt van de Belastingdienst.
Voor gemengde kosten, zoals je hypotheek, internetabonnement of gemeentelijke heffingen, maak je een inkoopfactuur aan en boek je deze onder je eigen bedrijfsnaam af als “privé voorgeschoten”. Koppel de betaalbewijzen netjes aan deze inkoopfactuur, maar voer op de inkoopfactuur alleen het zakelijke deel van de kosten in. Je boekhoudpakket maakt vervolgens een memoriaalboeking aan van deze privé voorgeschoten inkoopfactuur. Deze wordt tijdens je btw-aangifte automatisch verwerkt.
Als zzp’er doe je elk kwartaal btw-aangifte. Tijdens deze aangifte voer je ook de kosten voor je thuiskantoor op. Het kost veel tijd om dit handmatig te doen en de kans op fouten is daardoor groot. Ook hiervoor geldt dus dat een boekhoudpakket een goede oplossing is. Wist je bijvoorbeeld dat je je btw-aangifte met het boekhoudpakket van Rompslomp al met één muisklik voltooit? Je hoeft daardoor nooit meer in te loggen bij de Belastingdienst en je aangifte handmatig in te vullen.
Wil je geen belastingvoordeel mislopen? En wil je naheffingen van de Belastingdienst voorkomen? Dan is een boekhoudpakket vaak betrouwbaarder dan een spreadsheet. De kans op handmatige fouten is namelijk een stuk kleiner. Ook heb je meer inzicht in je geld, waardoor je geen cashflowproblemen krijgt. Ben je benieuwd of een boekhoudpakket bij jouw bedrijf past? Bekijk dan of Rompslomp een geschikt boekhoudpakket is voor jou.