Zakelijke kosten, wat zijn dat?

Als ondernemer mag jij de kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van jouw bedrijf, aftrekken van jouw belastbaar inkomen. Deze kosten noemen we ‘zakelijke kosten’. In deze blog leggen we je uit welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet.

Zakelijke kosten zijn de kosten die jij als ondernemer maakt, die nodig zijn geweest voor het uitoefenen van je werk of die direct betrekking hebben op jouw bedrijf. Dit kunnen kosten zijn voor grondstoffen, producten, reclame, kantoorruimte, telefoon, internet en reiskosten. Alle andere kosten die worden gemaakt noemen we privékosten en zijn niet aftrekbaar.

Als ondernemer kun je bepaalde zakelijke kosten aftrekken van je belastbaar inkomen bij de Belastingdienst. Dit betekent simpel gezegd dat je minder belasting hoeft te betalen. Voorbeelden van aftrekbare zakelijke inkomsten zijn:

• Kosten van aanschaf van bedrijfsmiddelen, zoals computers, machines en gereedschappen.
• Kosten voor de huur of aanschaf van een bedrijfspand of kantoorruimte.
• Kosten voor marketing en reclame.
• Kosten voor zakelijk reizen zoals openbaar vervoer, taxi of auto.
• Kosten voor representatie, zoals diners met klanten.
• Kosten voor opleiding en training.
• Kosten voor verzekeringen.

Ben je net gestart als ondernemer? De kosten die je maakt in de aanloopfase van je onderneming, kunnen ook aftrekbaar zijn.

Welke kosten zijn privé en welke zakelijk?

Let op: niet alle zakelijke kosten zijn aftrekbaar! Kosten die zijn gemaakt voor persoonlijke zaken zoals boodschappen, een vakantie of een cadeau voor een familielid, zijn niet aftrekbaar. Daarnaast zijn er speciale regels voor bijvoorbeeld afschrijvingen en investeringen die van invloed zijn op de aftrekbaarheid van kosten. Hier komen we zo nog op terug.

Daarnaast maak je weleens kosten die zowel zakelijk als persoonlijk gezien kunnen worden. Alleen de zakelijke kosten hiervan, zijn aftrekbaar. Op de site van de Belastingdienst staat aangegeven wat mogelijk aftrekbare kosten zijn. Heeft een klant een vergoeding betaald voor kosten die je hebt gemaakt? Dan moet je deze als inkomen opvoeren.

Controleert de Belastingdienst welke zakelijke kosten je maakt?

Of het wel of geen zakelijke kosten zijn (en dus aftrekbaar van de inkomsten), is aan jou als ondernemer vrij om te bepalen. Maar wanneer de Belastingdienst constateert dat jouw zakelijke kosten hoog uitvallen dan toetsen zij of deze redelijk zijn. Het scheelt je een hoop zorgen wanneer je je administratie goed op orde hebt en je kunt aantonen dat de gemaakte kosten daadwerkelijk zakelijk zijn.

We geven je een voorbeeld hoe je bepaalde kosten kan onderbouwen. Stel, je gaat naar een congres en je maakt kosten voor het aanschaffen van een entreebewijs. Je hebt alleen een factuur van het congres ontvangen. Jij vindt dat dit zakelijke kosten zijn, maar je hebt verder geen informatie op de factuur over het evenement zelf. Hoe kan je nu achteraf aantonen dat dit in het belang van de onderneming was? Onze tip: bewaar bijvoorbeeld het programmaboekje (of een screenshot van het online programma) bij je administratie. Zo kan je later nog uitleggen wat de zakelijke insteek ervan was.

Kosten spreiden

We noemden afschrijvingen en investeringen al eerder, want het is belangrijk om hier op te letten bij het verwerken van bepaalde kosten in je boekhouding. Niet alle kosten die je maakt mag je direct aftrekken van de omzet die je draait. Je gebruikt een laptop bijvoorbeeld meerdere jaren en je moet de kosten dus ook over de jaren waarin je de laptop gebruikt aftrekken, daarnaast heeft de laptop nog een restwaarde. Wil je weten hoe dit werkt? Neem ons supportartikel Investeringen en afschrijvingen door.

De btw van je zakelijke kosten

Als je uitgaven hebt voor je onderneming, brengt de leverancier je meestal btw in rekening. Deze kan je vaak meenemen in je btw-aangifte, als voorbelasting. In dat geval trek je aan het eind van het jaar bij de winstberekening de kosten af, exclusief de btw. Die heb je namelijk al bij je btw-aangifte terug kunnen vorderen.
Soms kan je de btw niet aftrekken, wanneer dat precies is, lees je in deze uitleg van de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan privéaankopen, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen.

Nu kan je aan de slag met het verwerken van jouw bonnen! Upload deze in jouw Rompslomp-schoenendoos en boek de kosten gelijk in.

Tip: Het is verstandig dat wanneer je twijfelt over de type kosten, je advies vraagt aan een boekhouder of accountant om te bepalen welke kosten je precies kunt aftrekken bij de Belastingdienst.

Veel succes!