Kosten van een zakelijk etentje: aftrekbaar of niet?

Aftrekbaarheid kosten eten en drinken

Het is niet gek om te denken dat je de kosten voor eten en drinken mag aftrekken als zzp’er. Dit geldt immers voor de meeste zakelijke kosten die je maakt. Je brengt ze in mindering op je winst en betaalt hierdoor minder inkomstenbelasting. Maar eten en drinken is een apart geval. Iedereen moet namelijk eten en drinken. Ook in loondienst moet je lunchen tijdens je werkdag. Daarom zijn de kosten voor bijvoorbeeld je eigen lunch, koffie of tussendoortjes fiscaal niet aftrekbaar. Ook niet als je luncht in een restaurant of je boodschappen op kantoor laat bezorgen.

Kosten zakelijke etentjes zijn beperkt aftrekbaar

Wanneer een lunch of diner een zakelijk karakter heeft, dan mag je de kosten wél (gedeeltelijk) aftrekken. Dus als je met een klant uit eten gaat, dan neem je deze uitgaven gewoon op in je boekhouding, inclusief de fooi. De kosten voor zo’n zakelijk etentje worden officieel gezien als ‘representatiekosten’. Je mag deze kosten voor 80% aftrekken. De overige 20% wordt gezien als privékosten. Vermeld in je administratie altijd met wie je hebt gegeten en waarom en voeg waar mogelijk een bewijsmiddel toe, zoals een afspraakbevestiging. Dit om het zakelijke karakter van het etentje aan te geven.

Keuze: 80/20-regeling of drempel

Naast deze 80/20-regeling bestaat er voor ondernemers die inkomstenbelasting betalen nóg een manier om de mogelijke aftrek uit te rekenen. Je kunt er namelijk ook voor kiezen om alle representatiekosten boven de drempel van € 5.700 (2025) af te trekken. 

Pas wanneer je representatiekosten meer dan € 28.500 (2025) bedragen, is de drempelmethode het meest voordelig. Veel zzp’ers komen niet aan dit bedrag en kiezen dus voor de methode waarbij je 80% van de gemaakte kosten aftrekt.

Hoe zit het met de btw op zakelijke etentjes?

Je zag al dat je alleen de kosten van zakelijke etentjes mag aftrekken. Maar hoe zit het dan met het terugvragen van de btw? Ook die mag je niet altijd terugvragen. Je etentje moet én zakelijk zijn én niet in een horecagelegenheid zoals een restaurant, café of lunchroom of in een speciaal afgehuurde ruimte worden genuttigd. Van zakelijke etentjes buiten de deur kun je de btw niet terugvragen. De btw kun je wel terugvragen als het zakelijke etentje bijvoorbeeld thuis of op kantoor plaatsvond. 

Het verwerken van lunches en diners in je boekhouding

Een zakelijke lunch of diner inboeken bij Rompslomp

Lees hier hoe je bij Rompslomp zakelijke etentjes inboekt

Verslik je niet in de aftrekbaarheid van etentjes

Je las dat je alleen de kosten van zakelijke etentjes mag aftrekken. En de btw van zo’n zakelijk etentje mag je alleen terugvragen als het etentje niet in een horecagelegenheid plaatsvond, dus bijvoorbeeld op kantoor of thuis. Samengevat ziet dat er als volgt uit:

Verwerk je de kosten van eten en drinken onjuist in je boekhouding? Dan kun je bij controle van de Belastingdienst een boete krijgen. Gelukkig weet jij nu precies wat je moet doen om dat te voorkomen! Zorg dat je boekhouding op orde is en check in ons blogbericht ‘Zakelijke kosten, wat zijn dat?’ hoe je jouw andere zakelijke kosten goed verwerkt in je administratie.