In het kort
AI als aanvulling op je administratie, niet als vervanging
Facturen verwerken, e-mails beantwoorden, belastingbrieven lezen en bonnetjes bewaren: natuurlijk wil je daar tijd op besparen. Maar waar begin je? En wat kun je veilig uitbesteden aan AI en wat niet?
Stel die vragen aan een AI-tool als ChatGPT of Claude en je krijgt een duidelijk antwoord: AI is een aanvulling op je boekhoudpakket en geen vervanging. Als zzp’er is jouw boekhouding immers van levensbelang. Je boekhouding moet kloppen en voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Op eigen houtje iets bouwen met behulp van AI is – op dit moment – behoorlijk risicovol. Een btw-berekening die niet klopt, een missend factuurnummer: het lijken kleine foutjes, maar ze kunnen jou als zzp’er toch al in de problemen brengen bij een controle van de Belastingdienst. Daarom is het slim om een bestaand boekhoudpakket te gebruiken als basis voor je boekhouding. Daarin wordt ook AI gebruikt, maar pas na uitgebreide tests door deskundigen.
Hoe je AI slim inzet náást je boekhouding
De basics van het boekhouden kun je dus met een gerust hart toevertrouwen aan een online boekhoudpakket. Maar AI is wél een hele handige persoonlijke assistent voor jou als zzp’er. Dit zijn 5 slimme manieren waarop je AI in kunt zetten als aanvulling op je bestaande boekhoudpakket:
In je boekhoudpakket zie je onder andere jouw omzet, winst en kosten. Maar wat is precies de reden dat jouw winst vorig kwartaal daalde terwijl je omzet steeg? En welke terugkerende kosten zijn eigenlijk te hoog in jouw vakgebied? Dat zijn vragen die je aan een AI-tool kunt stellen. Een AI-tool kan jou namelijk heel goed helpen bestaande resultaten te analyseren. Zo kun je, ook met beperkte boekhoudkennis, slimme conclusies trekken die jou helpen om betere beslissingen te nemen voor jouw bedrijf.
AI heeft hiervoor toegang nodig tot jouw resultaten. Via je boekhoudpakket kun je jouw resultaten exporteren, bijvoorbeeld in Excel. Vervolgens upload je dit document in je AI-tool, waarna je de resultaten stap voor stap analyseert door de AI-tool vragen te stellen.
Natuurlijk zijn een paar waarschuwingen hierbij wel op z’n plaats. Zo moet je altijd goed nadenken over welke informatie je met een AI-tool deelt, bijvoorbeeld in verband met jouw privacy en die van je klanten. En kun je ook geen rechten ontlenen aan het advies dat de AI-tool jou geeft. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor je zakelijke beslissingen. En bij belangrijke besluiten levert een ervaren adviseur van vlees en bloed toch de beste adviezen.
Soms twijfel je als zzp’er: mag je de btw op een buitenlandse tankbon nou wel of niet terugvragen? En wat moet je doen als je een foutieve factuur hebt verstuurd? Zo’n vraag kun je aan AI stellen. AI stelt dan een antwoord samen op basis van beschikbare bronnen. De kwaliteit van het antwoord is afhankelijk van de input (de bronnen) en hoe AI die bronnen samenvoegt en hier een nieuw antwoord van formuleert. Je kunt dus niet volledig vertrouwen op het gegeven antwoord.
Om te voorkomen dat je een fout antwoord van AI overneemt, is het slim om de AI-tool te vragen om de gebruikte bronnen te tonen. Je kunt daar dan de gegeven informatie checken. Bronnen als de Belastingdienst, Kamer van Koophandel en Ondernemersplein zijn betrouwbare bronnen. Als je moeite hebt om de gevonden informatie te begrijpen, kun je AI vragen om een begrijpelijke uitleg.
Tip: Bij Rompslomp vinden we dat boekhouding begrijpelijk moet zijn voor zzp’ers. Daarom schreven wij inmiddels al honderden blogs om boekhouden makkelijker te maken voor je. Bekijk hier al onze blogs voor zzp’ers.
Ook het doornemen van contracten en algemene voorwaarden is een administratief klusje waar je met behulp van AI tijd op kunt besparen. Je upload het document in je AI-tool en vraagt om een samenvatting. Dat scheelt leestijd. En om te voorkomen dat je hierdoor iets mist, vraag je direct om te analyseren welke risico’s er mogelijk aan het contract vastzitten voor jou als zzp’er.
Dit is geen vervanging van menselijk advies van een ervaren expert. Een bedrijfsovername of waardevolle contractonderhandeling kun je beter niet uitbesteden aan AI. Je kunt je met behulp van AI wél voorbereiden op het gesprek met je adviseur. Zodat je weet welke vragen je kunt stellen en waar je op moet letten.
Maar soms was je toch al niet van plan juridisch advies in te winnen. Bijvoorbeeld als je een samenwerkingsovereenkomst met een bevriende zzp’er wil opstellen. AI mee laten kijken, kan dan jullie risico’s wel verkleinen. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk, maar AI kan je wel de juiste richting op wijzen.
De Belastingdienst doet hard haar best om duidelijkere brieven te schrijven. Maar dat is (nog) niet altijd gelukt. Je bent echt niet de enige zzp’er die moeite heeft om een belastingbrief te begrijpen. Gelukkig kan AI je daar een handje bij helpen. Maak een foto van de brief, dek privacygevoelige informatie af en upload de brief in je AI-tool. De AI-tool geeft je daarna een uitleg in simpele taal. En begrijp je het nog niet? Dan blijf je gewoon net zo lang vragen stellen tot je snapt wat er staat.
Je kunt AI ook heel handig inzetten bij het verbeteren van je processen. Je hoeft zelfs nog niet te weten hóe je een proces wil verbeteren. Beschrijf je proces en je doel, en vraag AI om verbeterpunten. Zo ontdek je waar tijdwinst te behalen is, of wat je bijvoorbeeld kunt doen om de klanttevredenheid te verbeteren.
|
Voorbeeld |
AI als ideale assistent voor zzp’ers
Ook zonder veel computerkennis kun jij als zzp’er AI handig inzetten om je administratie slimmer aan te pakken. Dat wil zeggen: om tijd te besparen en betere beslissingen te nemen. Maar AI is niet heilig, het maakt ook fouten. De kunst is dus om AI op de juiste momenten in te zetten en over te schakelen op menselijk advies wanneer het te ingewikkeld wordt, of de belangen te groot.
Hoewel het gebruiken van AI dus risico’s kent, staat als een paal boven water dat AI een enorme versneller kan zijn voor jou als ondernemer. Het wakkert je creativiteit aan, laat je kennismaken met nieuwe ontwikkelingen en helpt jou om meer te leren van je financiële resultaten. Maak er dus slim gebruik van. En vind je het nog spannend? Begin dan klein en ontdek stap voor stap wat AI nog meer voor jou kan betekenen.