Van uur naar factuur: hoeveel tijd ben je écht aan het werk?

Uurtje factuurtje

Als je werkt op uurbasis, is het bijhouden van je gewerkte uren in je boekhoudpakket belangrijk. Je weet dan precies hoeveel uur je declarabel bent geweest voor je klanten in een bepaalde maand. Maar waar blijven je andere uren?

Onzichtbare tijd: waar gaat je dag écht naartoe?

Het is niet zo dat als je in loondienst een 40-uurs contract zou hebben, dat je als zzp’er ook altijd 40 uur declarabel bent. Als zzp’er doe je meer dan alleen je klussen uitvoeren. Je voert telefoongesprekken met (potentiële) opdrachtgevers. Je maakt offertes en regelt administratieve zaken. Soms moet je even naar de garage. Je koopt materialen en plant je reistijd. Je bent ook bezig met acquisitie voor nieuwe projecten. Ook voorbereidingstijd hoort bij je werk. Heb jij grip op waar al die overige uren aan op gaan? En waarom zou je dat willen bijhouden?

Interne uren: verborgen kostenpost of investering?

Stel je ontwikkelt trainingen en bijbehorend cursusmateriaal. Wat kost deze training precies en over hoeveel tijd wil je deze investering terugverdienen? Zonder urenregistratie is deze vraag lastig te beantwoorden.

In de ontwikkeling van een training gaat stiekem heel wat tijd zitten. Als je die uren registreert op bijvoorbeeld een intern project, dan kun je berekenen hoeveel je erin hebt geïnvesteerd. Met deze informatie kun je veel beter een kostprijs vaststellen. En kun je nadenken over de vraag hoe je deze investering in de kostprijs wilt doorberekenen.

Ander voorbeeld. Als bouwspecialist maak je wekelijks een paar offertes voor bijvoorbeeld een
dakkapel of een aanbouw. Als je hier wekelijks vier uur aan besteedt, zijn dat op maandbasis twee volledige werkdagen. Dat is tijd die je óf kunt verrekenen in je tarieven, óf slimmer kunt
besteden. Het kan zomaar zijn dat je deze uren onderschat als je ze niet bijhoudt omdat je het misschien ‘tussen de bedrijven door’ doet.

Door je (indirecte) uren te registreren, krijg je inzicht in je beschikbare tijd. Zo kun je makkelijker inschatten hoeveel ruimte je hebt voor nieuwe klussen. Is die ruimte er niet, maar wil je toch meer werk aannemen? Dan weet je dat je keuzes moet maken in je tijdsbesteding. Dit helpt je sneller kansen te grijpen en voorkomt dat interne taken meer tijd kosten dan gepland.

Slim bijhouden van je uren

Je wilt natuurlijk niet dat je óók nog eens veel tijd kwijt bent aan het nauwkeurig bijhouden van je tijd. Wat je kunt doen, is in je boekhoudpakket je eigen bedrijf als contact opvoeren en dan een aantal interne projecten aanmaken waar je uren op registreert. Denk aan offertes maken, trainingsmateriaal ontwikkelen etc. Beperk je tot de werkzaamheden die de meeste tijd vragen naast je declarabele uren. Je kunt dit altijd nog verder uitbreiden.

Wat heb je nodig om hier succesvol mee te zijn?

• Discipline: bijtijds en consequent invoeren van je uren. Als je met veel dingen tegelijk bezig bent, weet je vaak niet meer wat je drie dagen geleden precies allemaal deed en hoeveel tijd je ermee bezig was. Daarom helpt het om je uren op de dag zelf in te voeren. Dit kost je hooguit een paar minuten. 
• Eenmalig projecten aanmaken voor interne / indirecte uren. Je kunt dit later nog uitbreiden of verfijnen.

Dit levert het jou op!

• Een realistisch uurtarief: Je ziet hoeveel uren je niet declarabel bent, zodat je hier rekening mee kunt houden. Of je kiest voor een vaste prijsstructuur voor bepaalde diensten.
• Meer focus op groei: Met beter inzicht in je tijdsbesteding kun je bepalen welke taken je zelf doet en welke je misschien kunt uitbesteden of moet verminderen.
• Betere planning voor nieuwe klussen: Je kunt beter inschatten of je ruimte hebt voor nieuwe klussen naast je lopende projecten.
• Je hebt meer inzicht in de ontwikkelkosten van diensten die je nog niet verkocht hebt.
• Efficiënter werken: Je voorkomt dat je tijd verspilt aan taken die je niet opleveren wat je zou willen.
• Je kunt beter je grenzen bewaken als je ziet hoeveel uur je in totaal per week bezig bent.

Hoe registreer jij je uren op dit moment? Probeer eens een maand lang ook je interne uren bij te houden en ontdek welke inzichten het je oplevert!

Ferdy Rademaker