Ben jij of is je boekhouder van de oude stempel, dan ben je vast bekend met de de schoenendoos. Gevuld met bonnetjes van de afgelopen maanden die je mag aftrekken als voorbelasting. Naast dat fysieke bonnetjes steeds meer beginnen te verdwijnen, is het ook wel erg makkelijk als je de bonnetjes kunt digitaliseren en op een veilige plek kunt opslaan.
Zodra je de bonnen gedigitaliseerd hebt (inscannen, foto maken, opgeslagen als pdf), kun je ze gemakkelijk opslaan in je Rompslomp schoenendoos. Je kunt ze uploaden in de schoenendoos, de schoenendoos koppelen met Dropbox, of ze rechtstreeks naar je schoenendoos mailen. Met onze mobiele app kan je een foto maken van je bonnetje en direct uploaden. Zo heb je al je bonnetjes op 1 plek. Vanuit de schoenendoos kan je de bonnetjes openen, je typt ze over in je uitgave.. En inboeken maar! De bonnen worden dan als bijlage aan de uitgave gehangen.
Supermakkelijk! Maar dat over typen, kan dat ook anders?
Het is nu mogelijk om vanuit je Rompslomp schoenendoos al je bonnetjes geautomatiseerd te laten inboeken. Het enige wat jij hoeft te doen is even te checken of de gegevens kloppen. We hebben namelijk een integratie gemaakt met de scan en herken API van Klippa. Daarmee woorden bonnetjes automatisch gescand en herkend en wordt een bonnetje automatisch omgezet in een uitgave. Je ziet de bon die je hebt geüpload, met daaronder alle uitgave regels. De uitgave regels zijn hierbij automatisch ingevuld door de integratie. Check voor de zekerheid dus even of de bedragen, btw-tarieven en andere gegevens kloppen. Als alles klopt hoef je alleen nog op 'Maak uitgave aan' te klikken en je hebt de bon ingeboekt!
We herkennen nu automatisch meer dan 95% van alle bonnen en hebben daarmee een hoog slagingspercentage. Hierbij maakt het niet uit of er meerdere verschillende btw tarieven op de bon staan of dat een bon bestaat uit heel veel verschillende regels. Mocht de herkenning nou toch niet helemaal naar wens zijn gegaan, je kunt het document dan direct aan ons rapporteren. Zo kunnen wij de herkenning blijven verbeteren.
De scan en herken functie werkt met OCR. OCR, ofwel Optical Character Recognition, is een techniek waarmee papieren documenten kunnen worden omgezet naar digitale versies. Alle relevante gegevens worden met OCR-software automatisch uitgelezen en herkend. Nadat een bon gedigitaliseerd is is de eerste stap van de software het scannen van het document. In de volgende stap worden de velden en teksten herkend als losse elementen. Deze worden vervolgens op pixelniveau bekeken en geïdentificeerd als complete woorden en teksten. De laatste stap is dat de scan & herken software bepaalde lettercombinaties ziet en op die manier kan bepalen of het om een specifiek veld gaat, zoals een totaalbedrag of btw-nummer.
We hebben de handen ineengeslagen met Klippa. Klippa is een Nederlands bedrijf en is specialist in documentherkenning en verwerking, zoals een scan & herken functie.
Klippa heeft niet alleen een hoog slagingspercentage van 95%, de verwerkingstijd van de Klippa scan en herken API ligt tussen de 0,5 en 4 seconden (op basis van het soort document). Erg snel bonnetjes scannen dus!
Het is belangrijk dat je al je kosten kunt inboeken, zelfs als de valuta anders is dan de euro. Klippa ondersteunt alle valuta van de wereld en alle talen in het westerse schrift. Zo zit er dus bijna nooit een bon tussen die niet herkend kan worden.
Ook aparte btw tarieven en meerdere factuurregels zijn een eitje voor de Klippa API. Factuurregels worden separaat herkend en ook meerdere btw tarieven worden herkend en ingevuld.
Het bespaart je veel tijd: over typen is niet meer nodig. Je hoeft alleen een controle uit te voeren en dan op inboeken te klikken. Hierdoor wordt het heel makkelijk om snel je bonnen in te boeken in Rompslomp. Door de integratie met Klippa worden de factuurregels goed overgenomen en is het overnemen van de bon minder foutgevoelig. Typfouten zijn verleden tijd en daardoor is makkelijker geworden om snel en correct je bonnen in te boeken.
Wil je meer weten over de scan en herken functie? Lees hier de handleiding
