Scan & Herken functie voor bonnen en facturen

Geschreven: · Laatst gewijzigd:

Met onze schoenendoos kun je al gemakkelijk je bonnen en facturen uploaden en inboeken. Heb je nou heel veel bonnetjes? Dan kan er ongemerkt wel wat tijd in het inboeken gaan zitten. Als je dit wilt automatiseren dan kun je hier de Scan & Herken add-on voor gebruiken. Je bonnen worden dan automatisch ingelezen, en het handmatig inboeken is verleden tijd. Je hoeft het alleen nog maar even te checken. In dit artikel laten we je zien hoe je je bonnen automatisch kan laten inlezen en hoe je de Scan & Herken add-on activeert.

1. Add-on activeren

Je activeert eerst de Scan & Herken add-on. Je gaat hiervoor via instellingen naar het tabje 'Scan & Herken'. Hier kan je de add-on activeren.

addon activeren

2. De kosten

Vervolgens dien je de voorwaarden en de incasso te accorderen. Deze add-on kost € 5,00 excl. btw per maand. Lees de voorwaarden goed door.

addon kosten

Lees hier meer over het activeren en deactiveren van add-ons: Hoe wijzig ik mijn Rompslomp abonnement?.

3. Automatisch herkennen van bonnen en facturen in de schoenendoos

Zodra je de add-on hebt geactiveerd, zal deze functie de bonnen en facturen in de schoenendoos automatisch herkennen. Lees hier hoe je je bonnen en facturen in de schoenendoos kunt uploaden: Hoe gebruik je de schoenendoos?

Je opent de schoenendoos en ziet hier de bonnen staan. Een klein vinkje achter de bestandsnaam betekent dat het document succesvol is herkend. Klik rechts op de groene knop 'Boek in'.

schoenendoos bestanden

In het uitgavescherm wordt bevestigd dat je bon is herkend.

factuur herkend

Je ziet de bon die je hebt geüpload, met daaronder de uitgaveregels. De uitgaveregels zijn hierbij automatisch ingevuld door de Scan & Herken functie. Check voor de zekerheid even of de bedragen, btw-tarieven en het totaalbedrag kloppen. De Scan & Herken vult ook contactgegevens in. Controleer deze ook.

Als alles klopt hoef je alleen nog op 'Maak uitgave aan' te klikken en je hebt de bon ingeboekt!

4. Scan & herken tegoed

Per maand heb je een tegoed van 30 te herkennen bonnen. Hoeveel tegoed je nog overhebt, zie je in het menu rechts in de schoenendoos. Ook via 'Instellingen' > 'Scan & Herken' kan je de status van je tegoed terugvinden.

Op elke eerste dag van een nieuwe abonnementstermijn ontvang je je nieuwe tegoed. Op de factuur van je abonnement kan je terugvinden op welke datum jouw abonnementstermijn begint. Heb je een jaarabonnement? Ook dan ontvang je maandelijks nieuw tegoed.

5. Ondersteunde bestandsformaten

Momenteel is Scan & Herken beschikbaar voor PDF-bestanden en afbeeldingen in JPG, GIF en PNG-formaat. Als je een e-mail met een dergelijk bestand als bijlage naar de schoenendoos stuurt, wordt automatisch de bijlage gebruikt.