Bonnen automatisch verwerken met de Scan & Herken functie
Elke ondernemer heeft ze: bonnetjes en facturen die verwerkt moeten worden in de administratie. Ongemerkt kan er veel tijd zitten in het inboeken hiervan. Gebruik dan onze Scan & Herken functie zodat al je bonnetjes en facturen automatisch ingelezen en omgezet worden.
Overtikken van bonnetjes is verleden tijd. Dit zal je een hoop kostbare tijd besparen. Je hoeft het alleen nog maar even te checken en klaar is kees!
Wat onze klanten over de Scan & Herken functie willen weten:
- Wat is Scan & Herken?
- Kan ik met Scan & Herken alle soorten bonnetjes en facturen verwerken?
- Hoe kan de Scan & Herken functie mijn boekhouding versnellen?
- Hoeveel tijd kan ik besparen door de Scan & Herken functie te gebruiken voor mijn administratie?
- Wat gebeurt er als de Scan & Herken functie een fout maakt bij het verwerken van mijn documenten?
- Kan ik de Scan & Herken functie ook gebruiken voor documenten in andere talen dan het Nederlands en andere valuta?
- Hoe helpt de Scan & Herken functie mij bij het voorbereiden van mijn belastingaangifte?
- Zijn er tips voor het optimaal gebruiken van de Scan & Herken functie voor mijn boekhouding?
- Welk Rompslomp-pakket heb ik nodig voor de Scan & Herken functie?
- Wat moet ik doen om de Scan & Herken functie in Rompslomp te kunnen gebruiken?
- Wat kost het om de Scan & Herken functie te gebruiken binnen Rompslomp?
- Hoe snel kan ik aan de slag met de Scan & Herken functie na het aanmelden bij Rompslomp?
- Kan ik de gegevens die door de Scan & Herken functie zijn verwerkt, achteraf nog aanpassen?
- Hoe stop ik de Scan & Herken functie in mijn Rompslomp administratie?
- Is Scan & Herken veilig voor het verwerken van mijn financiële documenten?
Wat is Scan & Herken?
Met Scan & Herken kun je je bonnetjes supersnel digitaliseren en automatisch inboeken. Je scant een bonnetje met de app en de software herkent de gegevens op het bonnetje dankzij OCR-technologie. Dit betekent dat alle belangrijke informatie, zoals bedragen en btw-tarieven, automatisch wordt uitgelezen en ingevuld in je boekhouding. Het enige wat jij moet doen is even controleren of alles klopt en dan inboeken. Deze functie werkt samen met Klippa, een specialist in documentherkenning, waardoor het herkennen van bonnen snel en accuraat gebeurt. Het bespaart tijd omdat overtypen niet meer nodig is, vermindert fouten, en maakt je boekhouding een stuk efficiënter.
Kan ik met Scan & Herken alle soorten bonnetjes en facturen verwerken?
We herkennen nu automatisch meer dan 95% van alle bonnen en hebben daarmee een hoog slagingspercentage. Geen zorgen over verschillende btw-tarieven of lange bonnen met veel regels. Mocht de herkenning toch niet helemaal naar wens zijn gegaan, dan kun je het document direct aan ons rapporteren. Zo kunnen wij de herkenning blijven verbeteren.
De functie maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR) technologie. Deze technologie zet afbeeldingen van tekst om in machine-gecodeerde tekst. Hierdoor is de software in staat om tekst te herkennen en te verwerken, ongeacht het type document.
De technologie achter Scan & Herken is flexibel genoeg om verschillende formaten en layouts van documenten te herkennen. Lunchbonnetje of factuur voor kantoorbenodigdheden? Geen probleem. De software zal de informatie herkennen.
Hoe kan de Scan & Herken functie het doen van mijn boekhouding versnellen?
De Scan & Herken functie haalt automatisch gegevens uit je bonnetjes en facturen en verwerkt het direct in je boekhouding. Dit gaat een stuk sneller dan alles met de hand invoeren. Je hoeft namelijk niet langer elke regel van je bonnetjes of facturen over te typen. Hier is hoe het werkt:
- Scannen: Maak een foto van je bon of upload een PDF van je factuur in Rompslomp.
- Herkennen: De software analyseert de afbeelding of het PDF-bestand en herkent belangrijke gegevens zoals bedragen, BTW-tarieven, en de datum. Je ziet de bon die je hebt geüpload, met daaronder alle uitgave regels. De uitgave regels zijn hierbij automatisch ingevuld door de integratie.
- Verwerken: Deze gegevens worden automatisch op de juiste plek in je boekhouding ingevoerd. Dit betekent dat je inkoop- en verkoopboek direct up-to-date zijn.
- Controle: Check voor de zekerheid even of de bedragen, btw-tarieven en andere gegevens kloppen. Als alles klopt hoef je alleen nog op 'Maak uitgave aan' te klikken en je hebt de bon ingeboekt!
Dit hele proces vermindert de tijd die je besteedt aan je administratie. Ook vermindert het de kans op fouten die makkelijk gemaakt kunnen worden bij handmatige invoer. Je houdt meer tijd over voor je onderneming.
Hoeveel tijd kan ik besparen door de Scan & Herken functie te gebruiken voor mijn administratie?
De hoeveelheid tijd die je kunt besparen is afhankelijk van verschillende factoren. Het ligt aan de omvang van je administratie en hoe je voorheen je boekhouding deed. Algemene voordelen van de Scan & Herken functie zijn:
Geen handwerk meer: Het handmatig invoeren van gegevens van bonnetjes en facturen kan aanzienlijk wat tijd in beslag nemen. Zeker als je veel transacties hebt. Met scan & herken wordt deze tijd drastisch verminderd, omdat de software automatisch de benodigde informatie herkent en invoert.
Minder fouten: Handmatige invoer verhoogt de kans op fouten, wat kan leiden tot extra tijd besteed aan het corrigeren hiervan. De nauwkeurigheid van de Scan & Herken functie vermindert de kans op fouten, waardoor je ook hier tijd bespaart.
Geen uitzoekwerk meer: Zoeken naar papieren documenten kan tijdrovend zijn. Door documenten digitaal te scannen en herkennen, heb je al je financiële informatie snel en gemakkelijk digitaal beschikbaar. Dit maakt het makkelijker om informatie terug te vinden en te beheren.
Het is moeilijk om een exact aantal uren te noemen zonder jouw specifieke situatie te kennen. Wel kunnen we gerust stellen dat onze Scan & Herken functie je helpt om aanzienlijk wat tijd (en hoofdpijn) te besparen.
Wat gebeurt er als de Scan & Herken functie een fout maakt bij het verwerken van mijn documenten?
Het is belangrijk te onthouden dat geen enkel systeem 100% foutloos is. Onze Scan & Herken functie heeft een slagingspercentage van 95%.
Rompslomp maakt het eenvoudig om de door de Scan & Herken functie ingevoerde gegevens te controleren en te corrigeren. Na het scannen en herkennen kun je de geïdentificeerde informatie overzien en eventuele fouten handmatig aanpassen. Dit zorgt ervoor dat je altijd de uiteindelijke controle hebt over je boekhoudgegevens.
Mocht de herkenning nou toch niet helemaal naar wens zijn gegaan, je kunt het document dan direct aan ons rapporteren. Zo kunnen wij de herkenning blijven verbeteren.
Kom je er zelf niet uit? Dan staat onze klantenservice klaar om je te helpen bij het corrigeren van fouten.
Kan ik de Scan & Herken functie ook gebruiken voor documenten in andere talen dan het Nederlands en andere valuta?
Het is belangrijk dat je al je kosten kunt inboeken, zelfs als de valuta anders is dan de euro. Onze Scan & Herken functie ondersteunt alle valuta van de wereld en alle talen in het westerse schrift. Zo zit er dus bijna nooit een bon tussen die niet herkend kan worden. Ook aparte btw tarieven en meerdere factuurregels zijn een eitje.
Hoe helpt de Scan & Herken functie mij bij het voorbereiden van mijn belastingaangifte?
De Scan & Herken functie kan een grote hulp zijn bij het voorbereiden van je belastingaangifte. Het verwerkt namelijk automatisch alle belangrijke gegevens van je bonnetjes en facturen in je boekhouding. Hierdoor heb je een duidelijk en up to date overzicht van je financiële situatie. Het verzamelen van de informatie voor de belastingaangifte is hierdoor zo gepiept.
De nauwkeurigheid van Scan & Herken verkleint de kans op fouten in je aangifte. Bovendien zorgt de digitale opslag van je documenten ervoor dat je altijd snel toegang hebt tot je financiële bewijsstukken. Handig, mocht de belastingdienst hierom vragen.
Het gebruik van Scan & Herken zorgt ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan het voorbereiden van je belastingaangifte. Ook heb je minder kans op fouten. Dit geeft je meer rust en zekerheid wanneer de deadline voor de belastingaangifte nadert.
Zijn er tips voor het optimaal gebruiken van de Scan & Herken functie voor mijn boekhouding?
Je kunt de effectiviteit van de Scan & Herken functie maximaliseren met de volgende praktische tips:
- Zorg voor goede kwaliteit scans of foto's. Een helder en duidelijk beeld zorgt ervoor dat de OCR-technologie de tekst beter kan herkennen en verwerken. Vermijd schaduwen en kreukels.
- Wees consequent in het uploaden van je documenten. Scan en verwerk regelmatig je bonnen en facturen. Voorkom een achterstand en houd je je boekhouding actueel.
- Controleer altijd de door de software herkende gegevens. Hoewel de scan & herken technologie nauwkeurig is, kunnen fouten voorkomen. Een snelle controle kan je veel tijd besparen op de lange termijn.
- Maak gebruik van de mogelijkheid om documenten te categoriseren. Dit helpt je bij het organiseren van je boekhouding en maakt het makkelijker om specifieke uitgaven terug te vinden.
- Leer van de fouten. Zijn er bepaalde types documenten die vaker fouten opleveren? Probeer dan of je deze bijvoorbeeld anders kan scannen.
Welk Rompslomp-pakket heb ik nodig voor de Scan & Herken Functie?
Om gebruik te kunnen maken van een bankkoppeling heb je een Rompslomp Professional of Master pakket nodig. Bij Puur Factuur en het Gratis pakket kun je geen gebruikmaken van Scan & Herken.
Hier vergelijk je eenvoudig alle functies van onze pakketten.
Wat moet ik doen om de Scan & Herken in Rompslomp te kunnen gebruiken?
Bij Rompslomp Professional en Master kun je zonder extra kosten gebruikmaken van de Scan & Herken functie.
Scan & Herken is een add-on die je kunt activeren door in te loggen bij Rompslomp. Ga naar 'instellingen' → 'Scan & Herken’ → ‘Scan & Herken activeren’.
Wat kost het om de Scan & Herken functie te gebruiken binnen Rompslomp?
Scan & Herken zit inbegrepen bij de Professional en Master pakketten. Het kost je niks extra om er van gebruik te maken. Met Professional heb je wel een limiet van 30 scans per maand. Met Master heb je een limiet van 90 scans per maand. Aan het eind van de maand verlopen je scan credits.
Heb je meer scans nodig? Dan kun je bundels van Scan & Herken credits bijbestellen voor €0,165 per scan. We bieden bundels van 50, 100 en 250 credits aan.
Bekijk alle tarieven en mogelijkheden op onze tarievenpagina.
Hoe snel kan ik aan de slag met de Scan & Herken functie na het aanmelden bij Rompslomp?
Wanneer je je voor het eerst aanmeld bij Rompslomp, dan heb je een trial periode van 30 dagen. In deze periode kun je de Scan & Herken functie meteen activeren en uitproberen. Na de trial periode heb je de mogelijkheid om je abonnement te upgraden naar een betaald abonnement. Wanneer je kiest voor het Professional of Master abonnement kun je gebruik blijven maken van de Scan & Herken functie. Kies je voor een ander abonnement dan kun je geen gebruik meer maken van de Scan & Herken functie.
Kan ik de gegevens die door de Scan & Herken functie zijn verwerkt, achteraf nog aanpassen?
Je kunt de gegevens die door de Scan & Herken functie van Rompslomp zijn verwerkt altijd achteraf aanpassen. Dit is belangrijk, omdat het je volledige controle geeft over je boekhouding. Ook na het boeken van documenten, kun je de ingevoerde informatie bekijken en eventueel aanpassen.
Hoe stop ik de Scan & Herken functie in mijn Rompslomp administratie?
Bij Rompslomp Professional en Master kun je zonder extra kosten gebruikmaken van de Scan & Herken functie. Wil je toch Scan & Herken uitzetten?
Scan & Herken is een add-on die je kunt deactiveren door in te loggen bij Rompslomp. Ga rechtsboven via je profielinstellingen naar ‘Mijn account’ → 'Mijn abonnement’ → ‘Mijn Add-ons’ → 'Scan & Herken' → 'Deactiveren'.
Is Scan & Herken veilig voor het verwerken van mijn financiële documenten?
Rompslomp ziet jouw veiligheid en privacy als prioriteit. Alle gegevens die je uploadt en verwerkt worden versleuteld. Dit betekent dat niemand anders dan jij toegang heeft tot jouw informatie.
Rompslomp slaat al jouw data op servers in de Europese Unie op. Dit betekent dat je gegevens beschermd zijn volgens de strenge GDPR-regelgeving, wat extra zekerheid biedt over jouw privacy en gegevensbescherming.
We delen of verkopen jouw data niet aan derde partijen. Jouw financiële documenten zijn en blijven alleen van jou. Ze worden alleen binnen Rompslomp gebruikt om jou te helpen met je boekhouding.
Door deze maatregelen kun je erop vertrouwen dat je financiële documenten veilig zijn wanneer je de Scan & Herken functie gebruikt.
Ik heb een andere vraag over Scan & Herken
Onze chatbot Robin heeft veel antwoorden. Je vindt Robin rechtsonder op de pagina’s van onze website.
Bekijk hier het support artikel over Scan & Herken