Zakelijk gebruik privéauto: welke kosten je wel (en niet) mag aftrekken als zzp’er

In het kort

• Een privéauto is een auto die jij als particulier hebt gekocht, gehuurd of geleased en die niet op je balans staat.
• Per zakelijke kilometer mag jij jezelf € 0,25 belastingvrij uitkeren. Dit is een all-in vergoeding voor al je autokosten.
• Je mag daarnaast de betaalde btw op het gebruik en onderhoud van je privéauto deels terugvragen. Hiervoor is het belangrijk om te weten in hoeverre je de auto gebruikte voor met btw belaste omzet.
• Woon-werkverkeer wordt voor de inkomstenbelasting gezien als zakelijke kilometers en voor de btw als privékilometers.
• Een sluitende rittenregistratie is belangrijk om aan te tonen hoeveel zakelijke kilometers je maakte met je privéauto.

Wanneer is er sprake van zakelijk gebruik van een privéauto?

Een privéauto is een auto die jij als particulier hebt gekocht, gehuurd of geleased. De auto staat niet op de balans van jouw onderneming en je hebt dus ook geen btw teruggevraagd bij de aanschaf van de auto.

Wanneer je deze auto gebruikt om naar je klant, groothandel of vaste werkplaats te rijden, dan maak je zakelijk gebruik van je privéauto. Dit brengt kosten met zich mee. Je betaalt brandstof, maar ook onderhoud, verzekeringen, wegenbelasting, parkeerkosten en eventuele boetes. Daarnaast wordt je auto minder waard. Het is dus niet meer dan logisch dat je een deel van deze kosten mag terugvragen aan je onderneming. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar de berekening is veel simpeler dan de meeste zzp’ers denken.

Tip: We spreken over de auto omdat de meeste zzp’ers een auto hebben die ze ook zakelijk gebruiken. Officieel geldt deze regeling ook voor andere vervoersmiddelen, zoals een fiets of scooter.

Wat kun je declareren als je zakelijke kilometers maakt met je privéauto?

Als je zakelijke kilometers maakt met je privéauto, dan mag jij jezelf een vaste (belastingvrije) vergoeding per gereden kilometer uitkeren. Dit is € 0,25 per kilometer in 2026. Dit zijn zakelijke kosten voor je onderneming. Ze verlagen je winst en zorgen ervoor dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit levert je dus een belastingvoordeel op.

Het is belangrijk om goed bij te houden hoeveel zakelijke kilometers je maakt. Voor de inkomstenbelasting wordt woon-werkverkeer gezien als zakelijke kilometers, net als bijvoorbeeld de ritjes naar je klanten of de groothandel waar jij je inkopen doet.

Hoe zit het met de aftrekbaarheid van andere autokosten?

De vergoeding van 25 cent per kilometer is een all-in vergoeding. Je mag hiernaast geen losse autokosten aftrekken van je winst. Het maakt dus niet uit hoe hoog de rekening van je garage was, wat je aan wegenbelasting betaalde of hoeveel snelheidsboetes je kreeg. Al die kosten moet je privé betalen en mag je niet zakelijk declareren. Alles wat je zakelijk declareert is € 0,25 per gereden zakelijke kilometer.

Mag je btw terugvragen als je als zzp’er je eigen auto gebruikt voor je werk?

Als zzp’er heb je niet alleen te maken met inkomstenbelasting, maar ook met omzetbelasting (btw). Wanneer je jouw privéauto zakelijk gebruikt, heeft dit ook invloed op je btw-aangifte. Je mag namelijk de btw aftrekken die je betaalde over het onderhoud en gebruik van de auto. Simpel gezegd: over je onderhoudsbeurten en brandstofkosten. Dit mag alleen als je die kosten maakte voor btw-belaste omzet.

Tip: Voor de btw wordt woon-werkverkeer gezien als privégebruik.

Voorbeeldberekening btw terugvragen bij zakelijk gebruik privéauto

Let op: Maak jij gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR) waardoor je geen btw hoeft af te dragen? Of ben je om een andere reden niet btw-plichtig? Dan mag je geen btw terugvragen. Ook niet bij het zakelijk gebruiken van je privéauto. Je mag jezelf dan wel belastingvrij € 0,25 cent per zakelijk gereden kilometer uitbetalen.

Het belang van een sluitende kilometerregistratie

Zowel voor de inkomstenbelasting als btw moet jij dus precies weten hoeveel kilometers je zakelijk en privé reed. Het is daarom belangrijk dat jij een kilometerregistratie bijhoudt. Daaruit moet blijken hoeveel kilometers je reed, waar naartoe en waarom. Bijvoorbeeld dat je op 1 maart 46 kilometer reed van Amsterdam naar Utrecht voor een kennismaking met een potentiële klant. Een kilometerregistratiesysteem is een handige tool die je daarbij veel tijd kan besparen.

Gevolgen geen sluitende kilometerregistratie

Heb jij je kilometers niet goed bijgehouden? Dan wordt het lastig om aan te tonen hoeveel kilometervergoeding jij jezelf belastingvrij mag uitbetalen. Je loopt hierdoor dus financieel voordeel mis.

Zonder sluitende kilometerregistratie kun je de betaalde btw mogelijk nog wel deels terugvragen. Hiervoor heeft de Belastingdienst regels opgesteld. Zo mag je ook andere gegevens uit je administratie gebruiken om de verhouding tussen zakelijk en privégebruik aan te tonen. En in sommige gevallen kun je ook statistische gegevens gebruiken die bekend zijn over jouw sector. Op de website van de Belastingdienst wordt dit verder toegelicht.

Samenvatting fiscale gevolgen zakelijk gebruik privéauto

Het zakelijk gebruiken van je privéauto heeft verschillende gevolgen voor de inkomstenbelasting en omzetbelasting (btw):

• Inkomstenbelasting: je mag jezelf belastingvrij € 0,25 per gereden zakelijke kilometer vergoeden.

• Btw: je mag de btw terugvragen die je betaalde over het onderhoud en gebruik van de auto, maar alleen over het deel dat je voor met btw belaste omzet gebruikte.

Deze fiscale voordelen zijn fijn, maar ze maken niet alle kosten goed. Het is daarom slim om ook goed na te denken hoe je de kosten voor je zakelijke ritten in rekening kunt brengen bij je klant. Want alleen zo kun je écht de kosten dekken die je maakt voor je zakelijke kilometers.