Je hebt samen met je klant een uurtarief afgesproken. Maar reken je ook de tijd die je kwijt bent aan e-mails, telefoontjes en aanpassingen? Bij sommige opdrachtgevers gaat er veel tijd in overleg zitten die je niet apart in rekening brengt. Je uurtarief lijkt dan op papier prima, maar in de praktijk ligt dat een stuk lager door alle extra klusjes die je doet.
Je voorkomt dit door je uren goed bij te houden in Excel of je boekhoudsysteem - zowel je uitvoerende werk als alles daaromheen. Zo voorkom je dat je achteraf te weinig uren factureert en onderaan de streep een te laag uurtarief rekent.
Een klant die te laat betaalt, kost je meer dan alleen irritatie. Je moet er namelijk steeds achteraan bellen, betaalherinneringen sturen en stressen over je geld. In het ergste geval leidt het zelfs tot cashflowproblemen, waardoor je je eigen rekeningen niet op tijd kunt betalen.
Kijk daarom kritisch naar welke opdrachtgevers structureel te laat betalen en onderneem daar actie op. Maak bijvoorbeeld duidelijkere afspraken over de betaaltermijn, verkort deze desnoods naar 14 dagen, en automatiseer betaalherinneringen in je boekhoudsysteem.
"Kun je er ook nog even dit bij doen?" Een kleine aanpassing hier, een extra wens daar. Het lijkt allemaal mee te vallen, maar wat als je het bij elkaar optelt? Dan ben je zo een extra dag bezig per project. Dit gaat om uren die je vooraf niet hebt begroot en die je misschien ook niet durft te factureren.
Je lost dit op door voorafgaand aan de opdracht duidelijk zwart-op-wit te zetten welke werkzaamheden wel en niet bij de opdracht horen. Blijkt tijdens de klus dat bepaalde werkzaamheden daarbuiten vallen? Dan overleg je dit met de klant en reken je daar extra geld voor.
Sommige opdrachtgevers zijn onduidelijk in wat ze willen, reageren traag of geven pas op het laatste moment feedback. Als zij iets gedaan willen hebben, verwachten ze echter dat je het gisteren nog geregeld hebt.
Dit leidt tot een hoop stress, en het heeft ook impact op je agenda. Je moet bijvoorbeeld vaak schakelen, wachten op reactie en dingen opnieuw doen. Dat heeft financieel misschien geen grote impact, maar het kost wel veel tijd en energie.
Heb jij opdrachtgevers waar je een naar gevoel van krijgt? Omdat ze je structureel stress bezorgen of omdat je nooit weet waar je op kunt rekenen? Vraag je dan af of dit de juiste klanten voor je zijn. Je energie en werkgeluk zijn namelijk net zo belangrijk als je uurtarief.
Om te weten wat een klant je werkelijk oplevert, heb je inzicht nodig in je cijfers. Dat geldt voor de facturen die je stuurt, maar ook voor je uren en je inkoopkosten. Beheer je dit nu nog in Excel, Word of misschien zelfs op papier? Dat kan slimmer, want met een boekhoudpakket zie je in één oogopslag of een opdrachtgever wel of niet rendabel voor je is.
Je ziet per project precies hoeveel uren je besteedt en aan welke taken. Ook zie je wat je inkoopkosten zijn en wat je hebt gefactureerd en welke facturen er nog openstaan. Je ziet daardoor welke klanten jouw onderneming verder helpen en welke vooral een blok aan je been zijn.