Moet ik een aparte zakelijke rekening openen voor mijn webshop?

In het kort

• Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar maakt je administratie wel een stuk overzichtelijker.
• Een zakelijke rekening oogt betrouwbaar en professioneel richting je klanten en leveranciers.
• Sommige betaalproviders, zoals iDEAL, eisen dat je een zakelijke rekening gebruikt.
• Als je webshop vooral een hobby is of een klein extra inkomen oplevert, is een privérekening vaak voldoende.

Wat zijn de voordelen van een zakelijke rekening voor je webshop?

Laten we starten met de voordelen van het afsluiten van een zakelijke rekening als webshopeigenaar.

1. Je zakelijke boekhouding blijft lekker overzichtelijk

Wanneer je een zakelijke rekening hebt, zijn al je bedrijfsinkomsten en -uitgaven op één plek zichtbaar. Je hoeft dus niet meer te puzzelen welke transacties zakelijk zijn en welke privé. Hiermee bespaar je veel tijd op je administratie. De btw-aangifte is daardoor ook een stuk sneller geregeld.

2. Je komt betrouwbaar en professioneel over op klanten

Voor webshopklanten komt het een stuk betrouwbaarder over als ze bij het overmaken van hun geld je zakelijke rekening zien staan, in plaats van je privérekening. Je laat hiermee zien dat je een serieuze ondernemer bent. Ook voorkom je dat klanten twijfelen of je bedrijf wel echt bestaat. Cybercrime maakt meer dan 2,3 miljoen slachtoffers per jaar in Nederland, dus mensen worden steeds voorzichtiger.

3. Je voorkomt gedoe met betaalproviders en andere koppelingen

Als webshopeigenaar wil je betaalmethodes aanbieden aan je klanten. Denk bijvoorbeeld aan PayPal of iDEAL. Voor veel van deze providers, waaronder iDEAL, is een zakelijke rekening vereist. Je hebt dus geen andere keus als je met deze provider wilt werken. Voor andere providers, zoals PayPal, is het niet verplicht maar wordt het wel aanbevolen. 

Daarnaast maakt een zakelijke rekening het een stuk makkelijker om te koppelen met andere software, zoals je webshop en je boekhoudpakket. En dat is geen overbodige luxe, want hierdoor kun je betalingen grotendeels automatisch verwerken in je administratie. Dit scheelt een hoop priegelwerk tijdens de btw-aangifte.

4. Je speelt alvast in op de toekomst van je bedrijf

Ben je van plan om te groeien en misschien wel een bv op te richten of personeel aan te nemen? Dan speel je met een zakelijke rekening alvast in op die groei. Je financiën zijn dan op voorhand al goed op orde, waardoor je snel stappen kunt zetten. Zo groeit je webshop moeiteloos mee met je ambities.

Heeft een zakelijke betaalrekening ook nadelen?

• Maandelijkse kosten: 5 - 10 euro gemiddeld
• Kosten per transactie: 0,15 - 0,40 cent gemiddeld

In welke gevallen is een privérekening een betere keus?

Is je webshop vooral een hobby of een extra zakcentje naast je werk? Dan is het wellicht slimmer om je privérekening te gebruiken. Je administratie is dan namelijk niet echt ingewikkeld, waardoor je privé en zakelijke kosten makkelijk te scheiden zijn. Omdat je onder de kleineondernemingsregeling (KOR) valt, heb je bovendien ook minder boekhoudplichten.

Hoe kies ik de juiste zakelijke rekening?

Veel zzp’ers denken dat ze hun zakelijke rekening bij dezelfde bank moeten afsluiten als hun privérekening. Dit is echter niet verplicht. Je zit niet vast aan je eigen bank en kiest zelf bij wie je een zakelijke rekening opent. Dit kan bijvoorbeeld bij een bank die zich speciaal richt op ondernemers, zoals Knab.

Als je een zakelijke rekening afsluit, heb je keuze uit verschillende pakketten. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een zakelijke rekening inclusief creditcard. Dit is vooral handig als je softwareabonnementen hebt of inkopen doet in het buitenland. Dat kan namelijk niet altijd met iDEAL of met PayPal. 

Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een eenvoudiger pakket, waarbij je alleen een betaal- en spaarrekening hebt. Je kosten worden hierdoor lager, al heb je dus ook minder betaalmogelijkheden.

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een zakelijke rekening?

• Vergelijk bij verschillende banken de transactiekosten en maandelijkse lasten. Dit kan flink uiteenlopen.
• Bekijk welke diensten elke bank biedt - bijvoorbeeld boekhoudkoppelingen en internationale betalingen.
• Volg een online demo als dat mogelijk is. Zo zie je meteen hoe de bank-app eruitziet en kun je testen of dit bij je past.
• Vergelijk de rentes per bank. Wat betekent dit voor jouw spaargeld?
• Bekijk de reviews van andere ondernemers, zodat je een goed geïnformeerde keuze kunt maken. Dit kan bijvoorbeeld via Google of Trustpilot.
• Vind je persoonlijke service belangrijk? Kijk dan of de bank bij jou in de buurt een balie heeft waar je vragen kunt stellen. Of dat ze een online of telefonische supportafdeling hebben waar je niet urenlang in de wacht staat als je een vraag hebt.

Wat gebeurt er met mijn administratie als ik halverwege het jaar van rekening wissel?

Als je halverwege het jaar overstapt naar een nieuwe zakelijke rekening, verandert er niets aan je verplichtingen tegenover de Belastingdienst. Maar houd wel goed bij welke inkomsten en uitgaven bij welke rekening horen, zodat je boekhouding volledig en overzichtelijk blijft. In de praktijk betekent dit dat je:

• Laat alle toekomstige inkomsten en uitgaven via de nieuwe rekening lopen.
• Noteer waar lopende betalingen of incasso’s nog op de oude rekening staan en zet die over.
• Werk je boekhouding bij zodat alle transacties voortaan aan de nieuwe rekening worden gekoppeld.
• Bewaar bonnetjes en facturen van de oude rekening, zodat je die kunt raadplegen tijdens de btw-aangifte of tijdens een audit van de Belastingdienst.
• Doe een dubbelcheck tijdens je btw-aangifte, zodat je fouten in je aangifte voorkomt.

Doe je je boekhouding nu nog in Excel? Denk dan ook eens na over een boekhoudpakket. Hiermee bespaar je veel tijd op je administratie - zeker als je overstapt van rekening. Benieuwd of dit bij je past? Beluister dan onze podcast over hoe een boekhoudpakket jou als zzp’er verder helpt.

Zakelijke rekening als je een webshop hebt: wel of niet doen?

Je weet nu wat de voor- en nadelen zijn van een zakelijke rekening. Ook weet je waar je op moet letten als je een zakelijke rekening wilt afsluiten. Twijfel je nog of een zakelijke rekening bij je past? Hieronder is het nog eens kort samengevat:

Wanneer is een zakelijke rekening een goed idee?

• Je wilt overzichtelijk boekhouden, met alle zakelijke inkomsten en uitgaven op één plek.
• Je wilt professioneel en betrouwbaar overkomen richting klanten en leveranciers.
• Je maakt gebruik van betaalmethodes waar je een zakelijke rekening voor nodig hebt, zoals iDEAL.
• Je wilt privé- en zakelijke uitgaven gescheiden houden om fouten en boekhoudstress te voorkomen.

Wanneer is een zakelijke rekening niet per se nodig?

• Je runt je webshop voornamelijk als hobby of extra zakcentje, waardoor je administratie eenvoudig te beheren is.
• Je valt onder de kleineondernemersregeling (KOR) en hebt daardoor minder boekhoudverplichtingen.
• Je wilt extra transactiekosten en maandlasten voorkomen.

Ben je klant bij Rompslomp? Check dan ook onze zakelijke rekening

Met een zakelijke betaalrekening van Rompslomp beheer je snel en eenvoudig je geld en hoef je geen aparte zakelijke rekening af te sluiten bij de bank. Je kunt de Rompslomp-rekening nu meteen openen en aan je boekhouding koppelen. Zo houd je privé en zakelijke uitgaven gescheiden en heb je altijd inzicht in je geld. Kijk voor meer informatie op onze landingspagina over de zakelijke betaalrekening.