Leestijd: ca. 3 minuten.
Zo zorg je dat op tijd betaald krijgt
|
John werkt als zzp-installateur in de bouw en voert opdrachten uit voor grote aannemers. Zijn werk is goed en zijn agenda zit vol. Hij heeft eigenlijk geen reden tot klagen. Behalve één ding.
Zijn facturen worden structureel te laat betaald. Dit vraagt om verder onderzoek waar het proces precies fout gaat. “Wanneer krijg jij betaald?” vraag ik hem. Hij haalt zijn schouders op. “Ja… eigenlijk pas als ik erachteraan ga.”
Ik keek hem verbaasd aan. “Maar wat spreek je af met de opdrachtgever?”
“Dertig dagen,” zegt hij. “Na afronding van het werk.” Ik voel al nattigheid. “En houden ze zich daaraan?” vraag ik hem. Hij schudt zijn hoofd. “Nee, meestal niet. Het blijft liggen. En dan ga ik mailen of bellen… uiteindelijk betalen ze dan wel.”
Even bleef het stil.
“Maar hoe voelt dat voor je?” vraag ik hem. Hij zucht. “Alsof ik moet leuren en sleuren voor mijn eigen geld. Maar ja… ik wil die opdracht ook niet kwijt.”
Hier zit precies het grote probleem
De ervaring van John is precies wat ik bij heel veel ondernemers terugzie. Grote partijen rekken betalingstermijnen op. Soms heel bewust om ruimte op de bankrekening te creëren. Maar ook vaak omdat de processen van betalen gewoon log zijn. Eerst 2 handtekeningen zetten om te kunnen betalen. Dan is Piet van projectmanagement net afwezig door vakantie en blijft de stapel liggen. Zij voelen die druk niet. Jij wel.
In dit verhaal gebeurt er iets toch opvallends. John blijft en past zich aan de situatie aan. En zegt er niets van. Want John is bang. Hij is bang om de relatie te verstoren, bang dat ze hem lastig gaan vinden, maar vooral bang om de opdracht kwijt te raken.
Wat er vervolgens gebeurt is nog veel kwalijker. John heeft het probleem van de opdrachtgever overgenomen. John wordt niet te laat betaald. John laat zich te laat betalen.
Dit probleem heeft weinig te maken met regels en alles met gedrag. Veel zzp’ers stellen zich afhankelijk op. Ze zijn blij met de opdracht en passen zich aan. Maar op dat moment geef je ook iets uit handen. Je geeft de regie uit handen.
Terwijl die regie heel erg helder is. Jij levert het werk. Jij stuurt hiervoor een factuur en wordt vervolgens netjes betaald. Volgens jouw voorwaarden. Pak je die regie niet goed, dan doet de opdrachtgever dat voor je.
Als je wil dat opdrachtgevers je op tijd betalen, dan heb je één taak te doen. Je moet het proces anders inrichten.
1. Bespreek verwachtingen vóórdat je start
Maak van contact een contract. Leg vooraf uit hoe jij werkt, wanneer je factureert en binnen welke termijn je betaling verwacht. Daarmee voorkom je discussie achteraf. De meeste ondernemers vergeten dit te doen. En dat zorgt voor ruis aan bij de betaling.
2. Verkort je betaaltermijn
De wet hanteert een standaard betaaltermijn van 30 dagen, maar dat is geen verplichting. Je mag prima 14 dagen afspreken. Mits je dit in jouw algemene voorwaarden goed verwerkt en dit van tevoren duidelijk kenbaar maakt. Je werk is geleverd, dus waarom zou je een maand wachten op je geld?
3. Leg afspraken vast in je voorwaarden
Zorg dat je betaaltermijn geen losse afspraak is, maar onderdeel van je algemene voorwaarden. Dan sta je sterker en voorkom je gedoe. Pluk niet een standaard template van internet. Maar zorg dat ze opgesteld zijn door een jurist. Je gaat ze ooit nodig hebben en dan wil je wel dat de algemene voorwaarden ook bruikbaar zijn.
4. Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Gebruik een betaallink of QR-code op je factuur. Zeker bij kleinere opdrachtgevers zorgt dit ervoor dat mensen sneller betalen, simpelweg omdat het makkelijker is.
5. Volg actief op
Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering en automatiseer dit proces ook, zodat je er niet elke keer aan hoeft te denken.
6. Leg de verantwoordelijkheid waar die hoort
Als een opdrachtgever structureel te laat betaalt, maak het dan bespreekbaar. Het is hun verantwoordelijkheid om op tijd te betalen, niet jouw taak om erachteraan te blijven gaan.
John dacht dat hij afhankelijk was van zijn opdrachtgevers. In werkelijkheid gaf hij zelf de ruimte weg. Op het moment dat je dat doorbreekt, verandert er iets. Het probleem is niet dat je te laat betaald krijgt. Het probleem is dat je het blijft accepteren. Zodra je dit inziet, kun je het proces gaan veranderen. Dan ga je van wachten naar sturen. Van afhankelijk naar zakelijk leider. En dat levert geen frustratie meer op, maar rust.
Janine van Vliet
Geldstroomexpert & gediplomeerd Businesscoach
Koken met Cijfers bv.