Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?
Wat verstandig is om in je algemene voorwaarden op te nemen, verschilt per beroep. Wel zijn er een aantal standaard onderdelen die handig zijn om erin op te nemen:
Aansprakelijkheid
Als ondernemer kun je aansprakelijk gesteld worden voor schade die je hebt veroorzaakt. Dit kan directe schade zijn, zoals reparatiekosten als je iets stuk hebt gemaakt, maar ook indirecte schaden. Denk hierbij aan vervolgschade (zoals waterschade nadat een brand is geblust), of misgelopen winst.
In de algemene voorwaarden kun je aansprakelijkheid verkleinen, zodat je niet de volledige kosten op je hoeft te nemen. Je mag echter niet alle aansprakelijkheid uitsluiten.
Betalingstermijn
De betalingstermijn bepaalt hoe lang de klant of opdrachtgever heeft om je factuur te betalen. Voor bedrijven en de overheid is er een standaard betalingstermijn: als er geen overeenkomst is gemaakt moeten zij wettelijk binnen 30 dagen betalen. Voor consumenten is er geen standaard betalingstermijn.
In beide gevallen mag je zelf een betalingstermijn bepalen, mits deze redelijk is. Wordt de termijn overschreden? Dan heb je recht op een vergoeding. Lees hier wat je kunt doen als een klant niet (op tijd) betaalt.
Eigendomsvoorbehoud
Verkoop je goederen? Dan betekent een eigendomsvoorbehoud dat de goederen van jou blijven totdat er is betaald. Je mag je goederen dus terugeisen als ze niet worden betaald, ook als de klant failliet gaat.
Leveringsvoorwaarden
Met de leveringsvoorwaarden stel je alles vast wat te maken heeft met het leveren van producten: levertijd, annulering, transport- en bezorgkosten, etc.
Garantie
Je kunt in de voorwaarden informatie geven over extra garantie of de duur van de garantie. Let op: kopers hebben standaard een wettelijke garantie die je niet mag beperken. Doet je product niet wat je hebt belooft? Dan moet je de koper hiervoor compenseren.
Hoe stel je algemene voorwaarden op?
Het opstellen van algemene voorwaarden is geen eenvoudige klus. Jij weet misschien wel welke regels je wilt hanteren, maar deze moeten duidelijk met de klant worden gecommuniceerd. Daarnaast mag je geen onredelijke bepalingen erin zetten. Wanneer je dus zelf je voorwaarden opstelt, moet je de wet induiken om te weten wat je wel en niet als voorwaarden mag hebben.
Geen zin in al die poespas? Een handige manier om algemene voorwaarden op te stellen is door gebruik te maken van een voorbeeld, zoals die van een brancheorganisatie of van een juridisch adviseur. Vervolgens kun je zelf het voorbeeld nog aanpassen naar jouw situatie.
Online kun je veel voorbeelden van algemene voorwaarden voor verschillende beroepen vinden. Neem bijvoorbeeld een kijkje bij Rocket Lawyer. Die hebben gratis voorbeelden voor branches zoals webshops en de bouw. Naast voorbeelden van algemene voorwaarden biedt Rocket Lawyer juridisch advies en meer dan 150 templates voor juridische documenten. En onze ondernemers mogen 6 maanden gratis Rocket Lawyer Premium uitproberen!
Ben je lid van een branche- of beroepsvereniging? Dan kan het zijn dat je verplicht bent om hun voorwaarden te hanteren. Check bij de Sociaal-Economische Raad (SER) of dit voor jou het geval is.
Als je doorlopende producten of diensten levert, zoals een abonnement, dan moet je er rekening mee houden dat je niet zomaar je algemene voorwaarden mag aanpassen. Je moet bij de aankoop duidelijk maken dat je de voorwaarden kunt wijzigen, je moet wijzigingen naar klanten sturen en de wijzigingen moeten redelijk zijn. Je moet klanten ook de optie bieden om het abonnement op te zeggen als er veranderingen zijn.
Stuur automatisch je voorwaarden bij elke offerte!
Klanten moeten je algemene voorwaarden kunnen lezen voordat er een overeenkomst gesloten wordt. Anders zijn ze niet geldig. Zorg dus dat je de voorwaarden op tijd stuurt. Vraag de klant ook te bevestigen dat de voorwaarden zijn gelezen!
Als je gebruik maakt van een factuurprogramma zoals Rompslomp, kun je instellen dat bij elke offerte automatisch de algemene voorwaarden worden meegestuurd. Zo weet je zeker dat klanten je voorwaarden kunnen lezen! Wil je weten hoe? Raadpleeg onze supportartikelen over standaard bijlages bij offertes en facturen.
Het is ook handig om je algemene voorwaarden bij de KVK op te slaan (oftewel deponeren). Anderen kunnen dan je algemene voorwaarden bij de KVK opvragen. Als er bijvoorbeeld toch iets mis gaat bij een overeenkomst, kunnen je voorwaarden makkelijk als bewijs worden opgevraagd.
