Een klant betaalt een factuur niet (op tijd), wat nu?

Volg deze 5 stappen om je geld te krijgen als je een factuur stuurt

Ten eerste is het natuurlijk handig om goed bij te houden welke facturen al zijn betaald, zo kan je op tijd actie ondernemen als het fout gaat. In Rompslomp kan je duidelijk zien of je een betaling hebt gekoppeld aan een factuur—en of die is verlopen, als er na het betalingstermijn nog geen betaling aan is gekoppeld.

Hoewel het simpelweg frustrerend is om niet betaald te krijgen, probeer altijd netjes te blijven en houd de volgorde van de volgende stappen aan om ervoor te zorgen dat je geen regels breekt.

1. Probeer eerst zelf contact op te nemen met de klant. Bel of stuur een vriendelijke email om te vragen of alles naar wens was en of er problemen waren waardoor de factuur niet betaald is. Zo kan je persoonlijk het probleem oplossen en vermijd je het risico dat een klant zich niet vertrouwd voelt.
2. Stuur een (vriendelijke) betalingsherinnering. Dit is de eerste formele stap die je neemt als de betalingstermijn is verlopen. Vermeld erbij dat je een wettelijke rente in rekening mag brengen als de klant alsnog niet betaalt. Met Rompslomp kan je handmatig herinneringen sturen, of instellen dat dit automatisch gebeurt.
3. Als je klant een consument is, ben je verplicht een aanmaning te sturen. Dit is een formele brief waarin je een betalingstermijn stelt van 14 dagen en verwijst naar de levering, factuur, eerdere gesprekken en de betalingsherinnering. Meld ook dat als er na de 14 dagen niet wordt betaald, er incassokosten en juridische stappen zullen volgen. Een aanmaning is niet nodig als de klant een bedrijf is, dan zijn jouw algemene voorwaarden van toepassing en kan je doorgaan met de incassoprocedure (stap 5).
4. Heeft de klant een goede reden om momenteel niet te kunnen betalen? Spreek een betalingsregeling af en zet de overeenkomsten op papier. Je kan bijvoorbeeld afspreken dat de klant de schuld in delen betaalt. Maak ook duidelijk dat als de klant hier zich niet aan houdt, de regeling vervalt en je alsnog stappen zal nemen om het bedrag terug te krijgen.
5. Nog steeds niet gelukt? Je kan dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inzetten. Die innen namens jou de factuur. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het alsnog niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld). Als je liever zelf het incasseren afhandelt, kan je hier 5 tips vinden om dit aan te pakken.

Wil je zeker zijn dat je betaald krijgt voor een factuur? Je kan de factuur ook verkopen (factoring). Zo krijg je een deel van het bedrag terug en het innen van de factuur is niet meer jouw verantwoordelijkheid. Gebruikers van Rompslomp krijgen korting bij Voldaan Factuurondernemers. Je vindt de korting in het Apps & Deals center.

Wat als het alsnog niet lukt?

Wordt je factuur uiteindelijk alsnog niet betaald? Dan kan je de btw terugvragen die je hebt betaald voor het leveren van je producten of diensten. Bij Rompslomp dien je eerst de factuur als dubieus te markeren. Vervolgens kan je een brief naar de Belastingdienst sturen om je btw terug te vragen. Als je de btw terugkrijgt markeer je de factuur als oninbaar.

Pas goed op: je kan de factuur ook crediteren, dat betekent dat je hem ongedaan maakt. Dit ziet er wel netjes uit op de boekhouding, maar betekent dat je klant het bedrag niet meer schuldig is. Heb je de factuur als oninbaar gemarkeerd, dan is de klant je dit wel nog verschuldigd. Indien je toch betaald krijgt, kan je de factuur als betaald markeren—en betaal je natuurlijk alsnog de btw als je die hebt teruggekregen.

Zorg ervoor dat het niet nog een keer gebeurt!

Natuurlijk wil je in de toekomst zoveel mogelijk vermijden dat je al deze stappen moet nemen. Is dit vaker gebeurd? Stel algemene voorwaarden op om klanten duidelijk te maken wat de regels zijn van jullie overeenkomst. In Rompslomp kan je algemene voorwaarden standaard toevoegen aan je facturen. Eigendomsvoorbehoud in de voorwaarden zetten is handig als je een product levert, want dat betekent dat je de eigenaar blijft van het product totdat de klant betaalt.

Je kan ook een kredietverzekering afsluiten, die facturen betaalt als klanten dat niet kunnen. Het helpt om de financiële situatie van je klanten te checken voordat je een overeenkomst maakt, door bijvoorbeeld naar hun jaarrekening te vragen. Als je dan ziet dat het financieel slecht gaat met de klant, bestaat de mogelijkheid dat ze failliet gaan en je niet kunnen betalen. Lever je dure producten of diensten? Misschien is dit goed nakijken voordat je met klanten in zee gaat wel de moeite waard!