Hoe verwerk je jouw reiskosten als zzp’er goed op je factuur?

In het kort

•  Je kunt je reiskosten per kilometer, afstand of uur in rekening brengen.
• Hoe je de reiskosten op je factuur zet, heeft geen invloed op de belasting die je betaalt.
• Je betaalt altijd inkomstenbelasting over de in rekening gebrachte reiskosten. En als je btw rekent over de geleverde dienst, moet je dit ook doen over de reiskosten.
• Je mag de gemaakte reiskosten en betaalde btw (deels) aftrekken. De berekening is afhankelijk van of je de auto privé of zakelijk rijdt.
• Met een kilometerregistratie toon je de verhouding tussen privé en zakelijk gebruik aan.

Waarom het heel logisch is om als zzp’er reiskosten te rekenen

Wanneer je zakelijke ritjes maakt, is het goed om na te denken over hoe je die reiskosten op je factuur verwerkt. Bezoek je bijvoorbeeld een opdrachtgever en reken je daar niets voor? Dan kost dat je op twee manieren geld:

1. De kosten om er te komen (bijvoorbeeld brandstof, energie of OV-kaartje).

2. De tijd die je nu niet kunt factureren.
   

Je bent dus een dief van je eigen portemonnee als je niets doet met reiskosten.  

Drie manieren om je zzp reiskosten op je factuur te zetten

Zzp’ers kiezen vaak voor één van deze drie manieren om de reiskosten op hun factuur te zetten:

1. Als vast bedrag per kilometer. Bijvoorbeeld € 0,40 voor iedere gereden kilometer.

2. Als vast bedrag bij een bepaalde afstand. Bijvoorbeeld € 40 wanneer de afstand van een enkele reis tussen de 20 en 50 kilometer is.

3. Als extra uren. Bijvoorbeeld 50% van je normale uurtarief voor de tijd die je onderweg bent.

Wanneer je met het openbaar vervoer reist, kun je er ook voor kiezen om de daadwerkelijk gemaakte kosten op de factuur te zetten.

Jij bepaalt, maar maak wel duidelijke afspraken

Er bestaan geen regels over welke reiskostenvergoeding je maximaal mag vragen. Je mag dus gerust je volledige uurloon rekenen voor je reistijd. Of € 1 per kilometer rekenen. Als je het vooraf maar wel duidelijk communiceert met je opdrachtgever. Daarmee geef je jouw opdrachtgever de kans om hier wel of niet akkoord mee te gaan. Wellicht besluit je klant dan dat een online meeting een prima alternatief is. Scheelt jou weer een ritje.
 
Tip: Sommige zzp’ers denken dat ze maximaal € 0,23 per kilometer mogen vragen van de Belastingdienst. Dat klopt niet. We leggen zo uit wat die 23 cent dan wel met jouw reiskosten te maken heeft.

Hoe de Belastingdienst omgaat met de reiskosten op je factuur

Als zzp’er met een eenmanszaak of vof heb je te maken met inkomstenbelasting en btw.

Inkomstenbelasting en reiskosten

De reiskosten die je in rekening brengt, wordt gezien als omzet. Het verhoogt je winst en je moet er dus inkomstenbelasting over betalen.

Reiskosten factureren btw

De regel is duidelijk: als je btw rekent op de verleende dienst, dan moet je ook btw rekenen over de reiskosten die je in rekening brengt om die dienst te kunnen verlenen. Het btw tarief op reiskosten is hetzelfde btw tarief als geldt voor de geleverde dienst.
 
In de meeste gevallen betekent dit dat je dus gewoon btw moet rekenen over de reiskostenvergoeding op je factuur. Het maakt daarbij niet uit of je een vergoeding rekent per kilometer, afstand of je uurtarief in rekening brengt. Je brengt alleen geen btw in rekening op je reiskosten als je op de rest van de factuur ook geen btw rekent, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent van btw of gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR).

Aftrekbaarheid van reiskosten voor zzp’ers

Tegenover de inkomsten van je reiskostenvergoeding staan ook uitgaven. Je hebt brandstof getankt, je auto een onderhoudsbeurt gegeven of je verzekering betaald. Of je deze kosten mag aftrekken van je winst, is afhankelijk van hoe je de auto rijdt: zakelijk of privé.

Reiskosten bij een zakelijke auto (inkomstenbelasting)

Heb je een auto van de zaak? Dan mag je de gemaakte autokosten aftrekken van je winst. Bijvoorbeeld de kosten voor onderhoud, APK, parkeerkosten, motorrijtuigenbelasting en de brandstof. Dit bespaart belasting. Als je de auto meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt, moet je wel bijtelling betalen. 

Reiskosten bij een privéauto (inkomstenbelasting)

Gebruik je jouw privéauto voor zakelijke ritjes? Dan mag je niet de daadwerkelijk gemaakte autokosten aftrekken van je winst, maar een vast bedrag van € 0,23 (2026) per gereden zakelijke kilometer. Dit verlaagt de te betalen belasting.

Voor de inkomstenbelasting wordt woon-werkverkeer gezien als zakelijke kilometers. Daarvoor mag je dus ook € 0,23 per gereden kilometer aftrekken van je winst.

Btw bij een zakelijke auto

Bij een zakelijke auto mag je de btw op de aanschaf, het onderhoud en het gebruik aftrekken. Dat kan alleen voor het deel dat is gebruikt voor belaste omzet. Als je de auto ook privé gebruikt, mag je dus niet alle btw terugvragen. Voor de btw geldt woon-werkverkeer niet als zakelijke kilometers (zoals bij de inkomstenbelasting), maar als privékilometers. Een rittenregistratie is belangrijk om aan te tonen hoe de verhouding is tussen privé en zakelijk. Houd je geen kilometers bij? Dan gaat de Belastingdienst uit van een standaard rekensom. Hoe dat werkt, lees je hier.

Eenvoudig je kilometerregistratie bijhouden met Rompslomp

Bekijk hoe de Rompslomp kilometerregistratie werkt

Btw bij een privéauto

Als je auto voor de btw wordt gezien als privéauto, dan mag je alleen de btw over het onderhoud en het gebruik van de auto voor zakelijke kilometers aftrekken. Dat kan alleen als de kosten zijn gemaakt voor omzet die met btw is belast. Je mag dus geen btw aftrekken als de zakelijke kilometers zijn gemaakt voor vrijgestelde omzet of over privégebruik, waaronder ook woon-werkverkeer valt.
 
Met een rittenregistratie toon je aan wat de verhouding is tussen zakelijk en privégebruik van de auto. Als je geen rittenregistratie bijhoudt, dan gebruikt de Belastingdienst standaard rekensommen om te berekenen hoeveel btw je mag terugvragen. Deze rekenmethoden worden hier uitgelegd

Overzicht aftrekbaarheid reiskosten

Zo verwerk je jouw reiskosten op jouw zzp factuur

Je mag dus zelf bepalen op welke manier je jouw reiskosten op je factuur zet: per kilometer, afstand of per uur. Zolang je er maar goede afspraken over maakt met je opdrachtgever.
 
Hoe je jouw reiskosten registreert, heeft geen invloed op de belasting die je betaalt. Het telt altijd mee als winst waardoor je er inkomstenbelasting over betaalt. En als je een met btw belaste dienst levert, moet je ook btw rekenen over je reiskostenvergoeding.
 
Ook voor de aftrekbaarheid van je kosten maakt het niets uit hoe je de reiskosten op je factuur verwerkt. Wél belangrijk is hoe je de auto rijdt: zakelijk of privé. Dit bepaalt welke kosten je mag aftrekken en welke btw je mag terugvragen.
 
Bij het aanmaken van een factuur moet je er dus alleen voor zorgen dát je rekening houdt met je reiskosten én dat je er btw over rekent als dat verplicht is. En voor je belastingaangifte is het vervolgens wel heel handig als je een rittenregistratie bijhoudt. Gelukkig zijn er verschillende tools waarmee je dat handig kunt doen. Bijvoorbeeld de Kilometerregistratie van Rompslomp.

Bekijk hoe de Kilometerregistratie van Rompslomp werkt