1. Houd een strakke regie over je debiteurenbeheer
Om je onderneming financieel gezond te houden, is een goed debiteurenbeheer van wezenlijk belang. De volgende aandachtspunten helpen hierbij:
- controleer van tevoren de kredietwaardigheid en het betaalgedrag van je klanten. Vraag deze gegevens op bij de Kamer van Koophandel, het insolventieregister en bedrijven die kredietrapporten aanbieden.
-
zorg voor duidelijke betaaltermijnen naar je klant toe. Communiceer deze helder in bijvoorbeeld het contract en na levering op je factuur.
-
neem direct persoonlijk contact op met je klant zodra er een betalingsachterstand ontstaat. Zoek samen naar een oplossing zoals een betalingsregeling.
-
kom afspraken over openstaande facturen altijd schriftelijk overeen. Anders kun je later moeilijk aantonen wat je precies met je klant hebt afgesproken.
2. Hanteer algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn onmisbaar om je incassotraject in goede banen te leiden. Je voorwaarden zijn namelijk van toepassing op alle contracten die je sluit met je klanten. Zo weten ze precies wat ze van je kunnen verwachten als er een achterstand in hun betaling ontstaat. Daarnaast kun je pas bepaalde incassomaatregelen nemen als je die expliciet hebt opgenomen in je voorwaarden. Zo kun je bij een zakelijke klant slechts afwijken van de wettelijke incassoregels, voor zover dat in je algemene voorwaarden staat.
Houd je wel aan de regels die gelden voor algemene voorwaarden. Anders kun je er alsnog geen beroep op doen. Zo moet je ze tijdig van toepassing verklaren. Bijvoorbeeld door verwijzing ernaar in je offerte. Daarnaast moet je klant ze op de een of andere manier kunnen inzien. Bijvoorbeeld doordat je ze op je website hebt geplaatst. Tot slot moet je klant ermee instemmen dat je voorwaarden van toepassing zijn. Een stilzwijgende aanvaarding is voldoende, bijvoorbeeld doordat hij ze niet afwijst.
3. Wijs andere algemene voorwaarden af
Hanteer je algemene voorwaarden, dan kun je er bij een zakelijke klant mee te maken krijgen dat hij zelf ook algemene voorwaarden gebruikt. Het is dan belangrijk dat je niet alleen zo snel mogelijk je eigen voorwaarden van toepassing verklaart, maar ook dat je de voorwaarden van je klant schriftelijk afwijst. Hiermee zorg je ervoor dat alleen jouw voorwaarden van toepassing zijn en je daarmee jouw incassoregels kunt afdwingen.
4. Verstuur de 14-dagenbrief
Je kunt niet zomaar incassokosten eisen zodra een klant te laat is met betalen. Bij verkoop van goederen en diensten aan consumenten ben je namelijk wettelijk verplicht om eerst een ingebrekestelling te sturen voordat je incassokosten in rekening kunt brengen. Deze brief wordt ook wel de 14-dagenbrief genoemd, omdat je erin aangeeft je klant nog 2 weken de tijd te geven voordat je incassokosten gaat berekenen.
5. Haal je verkochte goederen terug
Soms kun je helaas niet afdwingen dat je klant je factuur betaalt. Maar dat betekent nog niet dat je dan met lege handen komt te staan. Zorg ervoor dat in je algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud staat. Hiermee kun je in geval van een betalingsachterstand geleverde goederen direct van je afnemer opeisen. Zo voorkom je dat in geval van faillissement van je afnemer, je goederen in de handen vallen van een curator. Het eigendomsvoorbehoud regelt namelijk dat jij het eigendom houdt over je goederen zolang volledige betaling niet heeft plaatsgevonden. Zo voorkom je bij wanbetaling dat je uiteindelijk je goederen kwijt bent.
