7 tips om ervoor te zorgen dat jouw factuur snel wordt betaald

1. Geef aan hoe de klant je factuur betaalt

Ten eerste is het natuurlijk handig om duidelijk te maken hoe de klant jouw factuur kan betalen. Vermeld bijvoorbeeld je rekeningnummer onder je gegevens. Of nog beter: voeg een iDEAL of Tikkie link toe waardoor je klant snel het bedrag kan overmaken. Veel boekhoudpakketten laten je automatisch een iDEAL link toevoegen aan je facturen.

Tip: wil je de klant een extra duwtje geven? Zet bij je betaalgegevens het regeltje, "Dankjewel voor je snelle betaling!” Door de klant van tevoren te bedanken lijkt het alsof ze al hebben beloofd om het geld snel over te maken. Klanten doen dan vaak beter hun best om die belofte waar te maken.

2. Verstuur je facturen op tijd

Voor sommige ondernemers is er niks leuker dan dat ze een factuur mogen versturen.  Anderen zien het eerder als een administratief klusje dat ze liever uitstellen. Het is echter erg belangrijk voor je financiële gezondheid om je zaken goed bij te houden en tijdig facturen te sturen. Als er dan iets mis gaat, kun je namelijk nog op tijd ingrijpen door herinneringen te versturen. Veel factuur- en boekhoudprogramma’s maken het je makkelijk door automatisch betalingsherinneringen te sturen als de betalingstermijn is verlopen.

Tip: verstuur je facturen altijd op de eerste dag van de (volgende) maand. Zo vermijd je dat je btw moet voorschieten bij de aangifte wanneer klanten traag zijn met betalen.

2. Laat weten wanneer je de betaling verwacht

Vermeld altijd duidelijk de betaaltermijn. Die geeft aan hoe lang je klant de tijd heeft om je factuur te betalen. Als je geen betalingstermijn aangeeft, geldt de standaard termijn van 30 dagen. Je kunt ook van tevoren laten weten dat je een kortere betalingstermijn hebt, bijvoorbeeld 2 weken. Laat op de factuur weten wanneer je de betaling verwacht, ook al hanteer je de standaard betalingstermijn.

Tip: je kunt klanten korting geven als ze op tijd betalen. Vermeld duidelijk op je factuur dat de korting voorwaardelijk is. Zorg er ook voor dat je de btw juist berekend over de korting!

3. Vermeld je contactgegevens

Zorg dat klanten je makkelijk kunnen bereiken als ze een vraag over je factuur hebben. Zo kun je misverstanden voorkomen. Vermeld je telefoonnummer en e-mailadres. Plaats op je factuur ook verwijzingen naar je website en social media (als je die hebt). Dat zorgt er ook voor dat een klant je snel  weet te vinden als die nog eens met je wil samenwerken!

Wacht niet te lang met reageren als een klant contact opneemt. Door direct bereikbaar te zijn kom je professioneel over en los je snel onenigheden op. Hoe sneller iedereen op dezelfde lijn zit, hoe sneller het factuurbedrag op jouw rekening terechtkomt.

4. Maak belangrijke informatie duidelijk zichtbaar

Je factuur moet helder en overzichtelijk zijn. Zet de belangrijkste informatie bovenaan, zoals jouw bedrijfsgegevens, betaalinformatie en de vervaldatum. Klanten willen snel zien wat ze moeten betalen en wanneer. Gebruik ook genoeg witruimte tussen verschillende onderdelen zodat het duidelijk is welke informatie waarbij hoort.

De factuurregels moeten overzichtelijk blijven, vooral als je veel goederen of diensten levert. Geef een duidelijke beschrijving bij elke regel zodat je klant snapt waar die voor betaalt. En: leg nadruk op het totaalbedrag dat de klant aan jou moet betalen. Maak het bedrag bijvoorbeeld dikgedrukt.

5. Gebruik een leesbaar lettertype

Het is uiteraard handig als de factuur makkelijk leesbaar is. Gebruik één lettertype en vermijd verschillende lettergroottes. Kies een lettertype dat prettig te lezen is. Geschreefde lettertypes (zoals Times New Roman en Georgia) zijn moeilijker te lezen dan schreefloze lettertypes (zoals Arial en Calibri). Kies ook een tekstkleur die genoeg contrast heeft met de pagina. Zwarte tekst op een witte pagina ziet er misschien saai uit, maar het is wel heel goed leesbaar.

6. Vraag vooraf om een deelbetaling

Factureer je een groot bedrag, omdat het bijvoorbeeld om een langdurend project gaat? Dan wil je natuurlijk niet het risico lopen dat een klant niet betaalt. Je kunt in dat geval afspreken met de klant dat die een deel vooruit betaalt. Zo vermijd je dat je zelf van tevoren al het financiële risico draagt. Daarnaast laat een deelbetaling zien of een klant in jou vertrouwt en of die zelf betrouwbaar is. Vindt een potentiële klant het een groot probleem om een deel vooruit te betalen? Misschien is die dan niet de juiste klant om mee in zee te gaan.

7. Wees trots op je merk!

Heb je een eigen logo en merkstijl? Wees niet bang om ermee te pronken! Je hoeft wettelijk gezien geen logo op je factuur te zetten. Wel zorg je daarmee voor betere herkenning bij je klanten. Met een mooi logo en creatief ontwerp op de factuur onthouden klanten je beter. Tegenwoordig heb je veel gratis ontwerptools zoals Canva waarmee je makkelijk een mooi ontwerp kunt maken.

Denk ook goed na over hoe je jezelf wil adverteren. Wil je een professioneel imago? Gebruik een strak lettertype en vermijd een afleidend ontwerp. Wil je juist leuk en origineel overkomen? Dan kun je wat creatiever doen met je logo, lettertype, kleuren etc.

Houd er altijd rekening mee dat de informatie op de factuur goed leesbaar blijft. Het doel is dat er geld op jouw bankrekening wordt gestort, niet dat je de mooiste factuur hebt!

De perfecte factuur is een betaalde factuur

Voorzie je facturen van duidelijke instructies, tijdige verzending en een professioneel ontwerp. Zo vergroot je de kans dat klanten op tijd betalen en vermijd je financiële problemen. Je kunt zoveel moeite steken in je factuur als je wilt, maar onthoud: het belangrijkste is dat je snel geld op je rekening hebt. Let erop dat klanten weten wanneer en hoe ze moeten betalen en houd in de gaten welke facturen nog open staan.

Is een factuur niet betaald en wil je weten hoe je dat oplost? Neem dan een kijkje bij onze blog over wanbetalers!