Tanken in het buitenland: wel of geen bonnetjes bewaren voor btw-teruggave?

In het kort

•  Ook wanneer je tankt in het buitenland kun je recht hebben op btw-teruggave.
• Net als in Nederland vraag je slechts een deel van de btw terug, afhankelijk van de verhouding tussen zakelijke en privé kilometers.
• Je vraagt de btw terug via de Belastingdienst van het betreffende land. Voor EU-landen bestaat een gezamenlijk portaal om dit te regelen.
• Je kunt alleen buitenlandse btw terugvragen als je de facturen en bonnetjes bewaart én het bedrag boven een bepaalde drempel uitkomt.
• Btw op buitenlandse tankbonnen terugvragen kost extra werk. Bij lage bedragen kiezen veel zzp’ers er daarom voor om de btw niet terug te vragen.

Vakantie of tanktoerisme

Vroeger waren het vooral de vakantiegangers die in het buitenland tankten. Maar nu de brandstofprijzen in Nederland zo hoog zijn, wordt er steeds vaker in het buitenland getankt. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit waarom je in het buitenland tankt - een zakelijke trip, privévakantie of tanktoerisme - de btw-regels zijn voor iedereen hetzelfde. 

Tanken in het buitenland: btw wel of niet aftrekbaar?

Het goede nieuws is dat je de btw op je buitenlandse tankbeurt vaak gewoon kan terugvragen als je voldoet aan de basisvoorwaarden voor het terugvragen van btw:

• Je bedrijf zit in Nederland

• Je bedrijf is btw-plichtig (dus geen vrijgesteld beroep of KOR-vrijstelling)

• Je gebruikt de gekochte goederen of diensten voor met btw-belaste activiteiten

Die laatste voorwaarde zorgt ervoor dat je de btw op brandstof nooit volledig terugkrijgt.

Hoeveel btw je terugkrijgt op tankbonnen

De btw op tankbonnen is vrijwel nooit 100% aftrekbaar omdat een auto vaak zowel zakelijk als privé wordt gebruikt. Je mag alleen de btw over het zakelijk gebruikte deel terugvragen. Daarbij maakt het niet uit of je in het buitenland of in Nederland tankt.

Het is natuurlijk belangrijk dat je wel kunt aantonen hoeveel zakelijke en privé kilometers je exact reed. Dit doe je met een sluitende rittenregistratie. Wanneer je dit niet kunt aantonen, zijn er andere manieren om de verhouding zakelijk-privé te berekenen. Op de website van de Belastingdienst wordt uitgelegd hoe dit werkt bij een auto van de zaak en een privéauto.

Hoe je btw op buitenlandse tankbonnen terugvraagt

In principe heb je dus recht op gedeeltelijke btw-teruggave. Bij buitenlandse tankbonnen loopt dit niet via de Nederlandse Belastingdienst, maar via de Belastingdienst van het land waar je tankte. Daarbij kunnen aanvullende eisen gelden. Voor landen in de EU zijn dat bijvoorbeeld:

• De btw die je mag terugvragen moet hoger zijn dan het drempelbedrag:
  • € 50 bij een verzoek over een heel kalenderjaar, of het resterende deel van een kalenderjaar
  • € 400 bij een verzoek over een periode van minimaal 3 maanden

• Je verzoek moet voor 1 oktober van het daaropvolgende jaar binnen zijn

Btw uit andere EU-landen vraag je terug via de website Teruggaaf van btw uit andere EU-landen. Heb je getankt in een niet-EU-land? Vraag dan aan de betreffende Belastingdienst hoe je de btw kunt terugvragen.

Onderbouwing buitenlandse btw-teruggave

Net als bij een Nederlands verzoek, moet je het verzoek aan de buitenlandse Belastingdienst kunnen onderbouwen met bonnetjes of facturen. Hiervoor gelden de volgende regels:

• Het btw-bedrag moet vermeld staan op de factuur.

• Vanaf een bepaald drempelbedrag moet je ook bewijsmiddelen (facturen) meesturen. Dit drempelbedrag kan per land verschillen. Voor landen als België, Frankrijk en Duitsland geldt bij brandstof een drempelbedrag van € 250.

• Een vereenvoudigde factuur (een bonnetje van een tankstation) wordt alleen geaccepteerd als het bedrag niet te hoog is. Voor België, Frankrijk en Duitsland geldt bijvoorbeeld een maximaal bedrag per tankbon van € 100 incl. btw.

Tip: Op een tankbon staat jouw bedrijfsnaam niet vermeld. Om toch te bewijzen dat jij de bon betaalde, kun je beter met je (zakelijke) pinpas betalen dan met contant geld.

Bekijk hier alle vereisten voor verzoek om teruggaaf btw uit andere EU-landen.

Is het slim om btw op buitenlandse tankbonnen terug te vragen?

Het terugvragen van buitenlandse btw vraagt best wel wat extra werk. Zeker als het om een klein bedrag gaat, kun je er ook voor kiezen om de btw niet terug te vragen. Je bent hier immers niet toe verplicht. Deze afweging moet je zelf maken en is natuurlijk ook afhankelijk van hoe druk je het hebt, en hoe hard je het geld nodig hebt.

Let op: Het is wel toegestaan om (buitenlandse) btw niet terug te vragen. Het is echter niet toegestaan om dit nadeel te verrekenen met je Nederlandse btw-aangifte. Wanneer je 40% zakelijk rijdt, mag je bijvoorbeeld niet in Nederland 50% van je btw terugvragen, om zo het gemis aan buitenlandse btw goed te maken.

Wel of geen tankbonnen bewaren als je tankt in het buitenland?

Het bewaren van tankbonnen is sowieso een goed idee. Als zzp’er heb je immers de plicht om je zakelijke kosten te onderbouwen. Als je een auto van de zaak rijdt, mag je een deel van de btw terugvragen en mag je de gemaakte autokosten aftrekken van je winst. Je tankbonnen bewaren is dan een must.

Wanneer je een privéauto rijdt en de buitenlandse btw niet terugvraagt, voel je misschien minder de noodzaak om je buitenlandse tankbonnen te bewaren. Je hebt ze niet nodig voor de btw en ook je autokosten zijn niet aftrekbaar. Maar ook dan is het goed om je tankbonnen te bewaren. Misschien komen ze ooit nog van pas als je besluit tóch je btw terug te vragen, of als aanvullend bewijsmateriaal om de verhouding tussen privé en zakelijke kilometers te onderbouwen.

Zakelijk tanken in het buitenland: vergeet niet je kilometers te registreren

Tankte je in het buitenland omdat je daar moest zijn voor je werk? Dan is er nóg een fiscaal voordeel dat je kunt benutten. Bij zakelijk gebruik van je privéauto mag je € 0,25 per gereden kilometer aftrekken als kosten. Dit verlaagt je winst en zorgt er dus voor dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Hoe dat precies werkt, lees je in ‘Kilometervergoeding voor zzp’ers verhoogd naar € 0,25: wat betekent dit voor jou?’.